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O processo de administração do contrato de locação é executado mensalmente, durante o período de vigência do contrato e é dividido em seis etapas: lançamento, faturamento, recebimento, repasse, pagamento e geração de nota fiscal.
Para iniciarmos os processos do ciclo financeiro é necessário ter realizado todas as parametrizações e as configurações das regras de negócio do cliente dentro do sistema. Um contrato de locação é gerado quando um locatário (inquilino do imóvel) manifesta o desejo de alugar um imóvel. Após assiná-lo, ele é ativado pelo analista de contratos e nesse momento o ciclo financeiro é iniciado com a geração dos lançamentos.
1 - Lançamentos
O lançamento do contrato representa a primeira etapa do ciclo financeiro do contrato de locação, é responsável pela a geração de lançamentos financeiros que afetam duas partes do contrato. Por esse motivo, os lançamentos são sempre gerados em partida dobrada, com dois lançamentos do mesmo valor para creditar e debitar as duas partes afetadas pelo evento. Os lançamentos gerados no contrato são lançamentos de aluguel, encargos como IPTU, condomínio, água, energia, gás, taxas de serviço, taxa de administração, taxa de intermediação, etc. Esse processo é gerado automaticamente, todos os meses, de acordo com a data do próximo lançamento de cada contrato ou de forma manual. Também existem lançamentos esporádicos como multa, juros, honorários, correção, divergência de recebimento, manutenção, reparos, etc dependendo das ocorrências durante o mês.
Com os lançamentos criados dentro do contrato, o sistema está pronto para gerar o faturamento de acordo com a data do próximo faturamento.
2 - Faturamento
O faturamento representa a segunda etapa do ciclo financeiro do contrato de locação, é responsável pela apuração e discriminação do valor a ser pago pelo locatário, onde o valor da fatura é o resultado da soma dos lançamentos atribuídos ao locatário até a data de término da apuração da fatura. De forma simples, o faturamento são os valores devidos pelo locatário por ter utilizado o imóvel. O faturamento é iniciado quando a "data da próximo faturamento" do contrato de locação for igual a data atual do sistema e, ao terminar a execução, ele cria uma fatura e a vincula ao contrato de locação que deu sua origem. Nesse momento, se a forma de pagamento do contrato for boleto bancário, o sistema cria um boleto, se for diferente, ele cria apenas um título. Títulos e boletos são utilizados para realizar a cobrança da fatura. Boletos são enviados para o banco e títulos são utilizados para outros tipos de recebimento. O faturamento também pode ser executado de forma manual pelo usuário.
O boleto gerado deve ser enviado para o banco a fim de ser registrado para que o locatário consiga realizar o pagamento e que o banco consiga identificá-lo e, nesse momento, é iniciada a etapa de recebimento.
3 - Recebimento
O recebimento representa a terceira etapa do ciclo financeiro do contrato de locação, é responsável pelo recebimento da fatura. O analista financeiro após o faturamento, deve enviar o boleto gerado para o banco através de uma remessa de cobrança escritural. No dia seguinte, o banco devolve o arquivo de retorno e o sistema identifica que o título foi registrado corretamente. Nesse momento, automaticamente o sistema gera o extrato da fatura e o envia juntamente com o boleto no e-mail do locatário. A partir desse momento precisamos aguardar o pagamento da fatura por parte do locatário.
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Após o recebimento a próxima etapa que deve ser executada é o repasse dos valores para o locador (dono do imóvel).
4 - Repasse
O repasse representa a quarta etapa do ciclo financeiro do contrato de locação, é responsável por selecionar os lançamentos do contrato atribuídos ao locador, tais como de aluguel, encargos, multas, etc, e apurar o valor do repasse a ser transferido para o locador e/ou seus beneficiários. O repasse é apuração e discriminação do valor a ser recebido pelo locador (dono do imóvel), onde o valor do repasse é o resultado da soma dos lançamentos atribuídos ao locador até a data de término da apuração do repasse, ou seja, de forma simples, é o valor que o locador irá receber por ter disponibilizado seu imóvel para o locatário, descontando as taxas da administradora.
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Com os documentos a pagar gerados, se faz necessário enviá-los para o banco para liquidá-los e, esse é o início da quinta etapa do processo.
5 - Pagamento
O pagamento representa a quinta etapa do ciclo financeiro do contrato de locação, é responsável por realizar o pagamento do documento a pagar ao locador e/ou seus beneficiários de acordo com os valores gerados pela etapa anterior. Nesse momento, o analista financeiro deve realizar a remessa do arquivo de pagamento eletrônico para o banco a fim de realizar o pagamento do repasse. Quando o banco disponibilizar o arquivo de retorno e confirmar o pagamento, o sistema realiza a liquidação do documento a pagar, liquidação do repasse, criação de um lançamento financeiro na conta corrente com o valor de débito, além de registrar a contabilização contábil do pagamento do repasse.
Após a liquidação, estando o sistema configurado, ele irá automaticamente gerar a nota fiscal de serviço.
6 - Nota de serviço
A geração da nota fiscal de serviço (NFS) representa a sexta e última etapa do ciclo financeiro do contrato de locação, é responsável pela geração individual das notas fiscais e contabilização das taxas de administração, intermediação e de serviço. Com a situação do repasse contabilizado, o sistema verifica se algum item do repasse é do tipo taxa de administração, taxa de intermediação ou taxa de comissão de serviço prestado. Se sim, e se esses tipos estiverem configurados no sistema, o Snapproperty gera a nota fiscal de serviço, com o respectivo valor da taxa e deixa-a na situação rascunho para que o analista financeiro realize a autorização. O processo de geração de nota fiscal é importante para dar entrada nos valores financeiros recebidos pela administradora.
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Para conhecer mais detalhadamente a sequencia do processo do ciclo financeiro leia o artigo Roteiro Roteio de aprendizado Implantação - Processo - Ciclo Financeiro.