Este módulo é responsável pela apuração, geração do documento a pagar e geração do extrato do repasse que será enviado aos locadores e/ou beneficiários. O valor final encontrado na apuração é resultado da soma dos lançamentos atribuídos ao locador, que foram gerados em diversos módulos do sistema.
Principais benefícios
Aumentar a produtividade da equipe de repasse
O sistema realiza a apuração dos repasses que serão utilizados para pagar os locadores e/ou seus beneficiários e, além disso, é possível verificar muitas outras informações necessárias para você ter o controle da geração dos seus repasses de forma automática, sem trabalho manual, agilizando a sua rotina.
Definir diversos beneficiários por locador
É possível com o SnapProperty definir mais de um beneficiário para cada locador, desta forma, o sistema oferece uma maior adequação aos seus processos imobiliários.
Flexibilizar a configuração do repasse
O sistema permite escolher duas formas de tipo de repasse: contrato garantido (geração do repasse no faturamento do locatário) ou contrato não garantido (geração do repasse após pagamento do locatário) e, além disso, também é possível escolher a forma de cálculo para a data do repasse escolhendo entre calcular a data a partir do recebimento da fatura ou a partir do pagamento do locador.
Melhorar a experiência do locador
O beneficiário recebe seu recibo, assim que o documento a pagar for baixado no sistema, automaticamente no e-mail configurado em seu cadastro.
Principais funcionalidades
Geração de lançamentos automáticos
O sistema gera automaticamente os lançamentos devidos ao locador que podem ser provenientes de diversos módulos do sistema.
Administração dos repasses
O sistema controla e administra as datas do repasse, por contrato de locação e, ao chegarmos na data, o sistema realiza automaticamente a apuração dos lançamentos que devem ser pagos aos locadores, inclui os itens que o compõe e cria o documento a pagar no financeiro para seus beneficiários. Além disso, é possível verificar outras informações como as situações dos repasses, seus beneficiários, valores, próxima geração de repasse e muitas outras necessárias para você ter o controle do pagamento dos seus repasses.
Escolha do formato da apuração do repasse
O sistema possui duas modalidades de apuração do repasse. A primeira, repasse garantido (geração do repasse no faturamento do locatário) e, a segunda, repasse não garantido (geração do repasse após pagamento do locatário). Essa configuração é feita por contrato e pode ser alterada quando necessário.
Escolha da forma de cálculo da data de geração do repasse
O sistema possui duas modalidades para calcular a data de geração do repasse, uma delas é a partir do recebimento da fatura e a outra, a partir do dia do pagamento do locador.
Pagamento por beneficiário
O sistema realiza a apuração do repasse por locador e cria os documento a pagar por beneficiário, de acordo com o percentual de cada um deles configurado no contrato. Esse processo garante a correta distribuição para os beneficiários dos valores pagos pelo locatário.
Geração do repasse
O sistema realiza a apuração e geração do repasse de acordo com os lançamentos que devem ser pagos aos locadores, em um determinado período, automaticamente, de acordo com a configuração do seu contrato. O sistema também possibilita a geração de um repasse manual caso necessário.
Controle de valores a repassar
O sistema controla os valores a repassar buscando lançamentos dos contratos de administração e locação e gerando o repasse com esses valores. Se o valor total a repassar for negativo, o sistema aguardar novos lançamentos a serem repassados e os adiciona neste mesmo repasse para que, quando positivo, ele esteja liberado para ser aprovado e repassado.
Configuração da taxa de repasse
O sistema permite configurar, por depositário de contrato, se o repasse gerado deve descontar a taxa de repasse. O valor da taxa também é configurado e serve para todos os repasses que possuem o desconto da mesma.
Aprovação do repasse
O sistema possui o processo de aprovação de repasse que possibilita o usuário realizar uma conferência dos itens que o compõe antes de serem efetivamente gerados no financeiro. Com a aprovação, a taxa do repasse é descontada, se houver, e documento a pagar gerado para os beneficiários do repasse é criado no financeiro.
Cancelamento do repasse
O sistema possibilita o cancelamento do repasse, se necessário, liberando os lançamentos devidos ao locador e disponibilizando-os novamente para a geração de um novo repasse corrigido.
Geração do extrato do locador
O sistema está preparado para gerar, de forma automática ou manual, o extrato do locador com seus itens assim que houver a liquidação do documento a pagar dentro do financeiro.
Envio automático do extrato do locador
O sistema envia o extrato do locador automaticamente para o beneficiário diretamente no e-mail configurado em seu cadastro.
Configuração do e-mail do remetente
O sistema permite a configuração do e-mail do remetente e do corpo do e-mail para o envio do extrato do repasse.
Registro do histórico de atividades e tarefas
Tarefas, emails e compromissos podem ser agendados e enviados pelo sistema, criando uma linha do tempo do andamento do processo de cadastro.
Auditar histórico de dados
Essa funcionalidade permite que o usuário consulte o histórico de valores de alguns campos importantes para o processo.
Geração de painéis
O sistema permite a criação de painéis, isto é, geração de componentes gráficos que facilitam o acompanhamento das métricas financeiras de forma visual e intuitiva.
Geração de relatórios
É possível utilizar ou gerar novos relatórios para controle da apuração dos repasses, possuindo diferentes formas de consultas, de acordo com a sua necessidade.
Aplicativo móvel para todas as operações
Todas as operações do sistema podem ser executadas a partir de um aplicativo móvel (iOS ou Android) distribuído pela Salesforce sem custo adicional, desta forma, os usuários do sistema podem realizar suas atividades estando em qualquer lugar.
Roteiro vídeo
https://www.youtube.com/watch?v=VC9slUvx-68&feature=youtu.be
Roteiro para vídeo sobre repasse
Saudação
Benefícios
Etapas do processo
Conclusão
Fim
1 | Saudação | Olá! Meu nome é Gisele Albrecht e nos próximos minutos eu vou te mostrar como funciona o módulo de repasse do SnapProperty e como ele pode ajudar sua empresa a administrar todos os recursos recebidos dos locatários e que devem ser repassados para os respectivos locadores. |
2 | O módulo de repasse é responsável pela apuração, geração do documento a pagar e geração do extrato do locador que será enviado aos locadores e/ou beneficiários. O valor final encontrado na apuração é resultado da soma dos lançamentos atribuídos ao locador, que foram gerados nos diversos módulos do sistema. | |
3 | Contrato de locação | Gostaria de iniciar o processo mostrando o contrato de locação do SnapProperty, ele possui diversos campos e seções para atender diferentes módulos do sistema. |
3 | Tipos de Repasse | Nele é possível realizar a configuração de um dos dois tipos de repasse: o garantido e não garantido. O repasse Garantido é a forma onde o valor apurado é transferido para o beneficiário, independentemente do pagamento do locatário, isto é, o repasse dos valores será criado logo após a geração do faturamento do locatário. Para realizar essa configuração, basta apenas marcar esse campo e salvar. Já no repasse Não garantido o valor apurado é transferido para o beneficiário, somente depois que o locatário realizar o pagamento da fatura, isto é, o sistema repassa os valores apenas quando a fatura do locatário for recebida dentro do sistema. Para realizar essa configuração, desmarque esse campo e salve. |
3 | Geração do repasse | A geração do repasse pode ser realizada de forma manual ou automática. Para gerar um repasse manualmente, estando dentro do contrato, basta clicar no botão “Repassar”, informar a data do próximo repasse e clicar no botão “Repassar” novamente. Também é possível gerar repasses manualmente de forma agrupada, para isso, basta você clicar na tela de “contratos”, selecionar os contratos desejados, clicar no botão “Repassar”, informar a data do próximo repasse e clicar no botão “Repassar”. Neste momento, o sistema verifica todos os lançamentos aprovados para o locador, dentro do período pré selecionado pelo sistema, gerando assim os repasses para os locadores. É possível ver o repasse gerado clicando na guia “Repasses”. Cada repasse possui uma numeração única e sempre é gerado com a situação pendente para que, após uma revisão rápida do analista de repasse, ele seja aprovado para ser pago. A geração do repasse de forma automática, é realizada todos os dias, a cada hora, por um serviço agendado dentro do sistema gerando o mesmo resultado mostrado, mas de forma autônoma, trazendo agilidade para sua equipe. |
3 | Múltiplos Beneficiários | Nosso sistema está preparado para atender suas necessidades e por isso gera vários documentos a pagar dependendo do percentual dos beneficiários cadastrados por locador. Essa configuração é feita dentro do contrato de administração, clicando na guia “Depositários”. Nessa tela, é possível informar todos os depositários vinculados ao locador até que o percentual total chegue a 100%. |
3 | Taxa de Repasse | Nesse mesmo lugar, também é possível informar se o repasse irá descontar ou não a taxa do repasse. Essa taxa possui um valor configurado nas parametrizações do sistema e pode ser configurado por depositário. |
3 | Repassar apenas faturas recebidas | Para a geração do repasse é possível configurar dentro do SnapProperty se o sistema deve repassar apenas lançamentos que foram faturados e recebidos pelo locatário ou se o sistema deve repassar todos os lançamentos independente do pagamento. Essa configuração influencia apenas nos contratos não garantidos. Para os lançamentos que são repassados e não são incluídos em fatura, tais como taxa de administração e intermediação, esses serão repassados normalmente independente da opção escolhida para esse campo. |
3 | Aprovação de Repasse | Com o repasse gerado, o analista de repasse possui a oportunidade de verificar os lançamentos que estão dentro do repasse e que serão pagos. Estando tudo correto, clique na guia “repasses”, selecione um ou mais repasses e clique no botão “aprovar”, clique em “aprovar” novamente e pronto. Nesse momento, o sistema altera a situação do repasse para “aprovado” e gera automaticamente um documento a pagar para cada beneficiário do locador. Se a taxa de repasse estiver marcada para esse beneficiário, o sistema irá descontar do valor total dele o valor da taxa, gerando o documento a pagar com o valor líquido. |
3 | Repasses Negativos | Você pode perceber que existem repasses com valores negativos, isso significa que o valor total a repassar no período, não atingiu um valor maior que zero. Isso acontece, por exemplo, quando a administradora paga algum imposto, alguma manutenção ou outra coisa era devida por ele com valor maior do que o que deveria ser repassado. Se isso acontecer, não tem problema, o repasse fica com situação pendente e aguardará próximos lançamentos de repasse que o torne positivo para ele seja aprovado e pago. |
3 | Extrato do locador | Após a liquidação do documento a pagar, o sistema automaticamente altera a situação do repasse para “Pago”. Em intervalos de tempo, o sistema monitora quais repasses estão com situação “Pago” e dá sequência no processo gerando lançamentos contábeis além de trocar a situação para “contabilizado”. Em seguida, o sistema irá selecionar esses repasses contabilizados e irá gerar o extrato do locador. Esse arquivo fica salvo na guia “arquivo” dentro do repasse. |
3 | Emissão da nota fiscal de serviço | Após a gravação do extrato, o sistema realiza a emissão da nota fiscal de serviço caso exista, dentro do repasse, algum item referente a taxa de intermediação, taxa de administração ou comissão de manutenção. Nesse momento o sistema, gera a nota fiscal com o serviço, valores recebidos e com situação de “rascunho” para que futuramente essa nota seja autorizada pelo analista, além disso ele também altera a situação do repasse para “nota emitida”. |
3 | Envio do extrato do locador | Após a emissão da nota fiscal, o sistema envia automaticamente o arquivo do extrato para o email do locador que foi configurado em seu cadastro. Nesse momento, o sistema altera a situação do repasse para “enviado” e registra o email dentro do repasse. É possível visualizar o email enviado estando dentro do repasse e clicando na guia “Atividade”. |
3 | Extrato do locador + Envio manual | A geração do extrato do locador e o envio do arquivo podem ser realizados de forma manual, para isso, estando dentro do repasse, basta clicar no botão “Gerar extrato” e após clicar no botão “Enviar email”. Também é possível realizar a geração e o envio de forma agrupada entrando na tela “Repasses”, selecionando os repasses desejados, clicando no botão “Gerar extrato” e no botão “Enviar email”. |
3 | Config email remetente | É interessante informar que a configuração do email do remetente enviado no processo de repasse pode ser configurado no nosso sistema. |
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3 | Auditoria dos dados | Caso você deseje verificar alguma informação no repasse, é possível utilizar a guia “Auditoria”. Com essa funcionalidade, o sistema permite que o usuário consulte o histórico de valores dos campos importantes para o processo. Esse recurso é muito utilizado para verificar o analista que realizou as últimas alterações, de valores, situação e etc. |
3 | Aplicativo móvel | Todas as operações do sistema apresentadas aqui, podem ser executadas a partir de um aplicativo móvel (iOS ou Android) distribuído pela Salesforce sem custo adicional, desta forma, os usuários do sistema podem realizar suas atividades estando em qualquer lugar. Aproveite esse recurso! |
4 | Conclusão | Você viu que existe um alinhamento total entre o processo de negócio e o software. Para cada passo do repasse, existe uma operação de sistema para garantir que a sequência do fluxo seja respeitada. O analista precisa apenas verificar se os valores a serem repassados estão corretos, e realizar a liquidação do documento a pagar, para que o próprio sistema dê continuidade automaticamente no processo de repasse chegando ao final na emissão da nota fiscal de serviço e no envio do extrato ao locador, reduzindo a carga de trabalho da sua equipe. |
5 | Fim | Estamos chegando ao final deste vídeo e eu quero te agradecer pelo seu tempo e interesse em conhecer o módulo de repasse do SnapProperty. Espero que você tenha gostado. Um abraço e até o próximo vídeo. |