Este módulo é responsável pela apuração, discriminação do valor a ser pago pelo locatário e a geração do arquivo da fatura. O valor final encontrado na apuração é resultado da soma dos lançamentos atribuídos ao locatário, que foram gerados em diversos módulos do sistema.
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O sistema gera automaticamente os lançamentos dentro de um período definido. Os lançamentos do contrato são gerados em partida dobrada, isto é, são sempre dois lançamentos, do mesmo valor, um para creditar e outro para debitar as partes do contrato afetadas pelo evento. Os principais tipos de lançamentos gerados são: aluguel, taxa de administração, IPTU, condomínio, taxa de repasse, imposto de renda, taxas de serviços, dentre outros.
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Aumentar a
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produtividade da
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equipe do faturamento
O sistema possibilita escolher a forma de cálculo das datas da geração do repasse, da apuração e do vencimento das faturas, desta forma, abrangemos as melhores práticas utilizadas pelo mercado imobiliário.
Gerar e controlar o faturamento
O sistema controla, por contrato, a data do próximo faturamento, data do vencimento da fatura e a data do próximo lançamento automaticamente. Ao controla as datas de faturamento do sistema e ao chegarmos na data de faturamento, o sistema realiza automaticamente a apuração da fatura, inclui os itens que a compõe e cria o respectivo título a receber no financeiro. Além disso, é possível verificar informações das faturas geradas tais como situações, valores, próxima geração e muitas outras informações necessárias para você ter o controle do seu faturamento.
Flexibilizar a configuração da apuração do faturamento
O sistema possibilita escolher a forma de cálculo das datas da geração do repasse, da apuração e do vencimento das faturas, desta forma, abrangemos as melhores práticas utilizadas pelo mercado imobiliário.
Reajustar os valores de aluguéis automaticamente
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O cliente recebe sua fatura, assim que o título for registrado no banco, automaticamente no e-mail configurado no em seu cadastro.
Principais funcionalidades
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Geração de lançamentos
Os lançamentos do contrato são gerados em partida dobrada, isto é, são sempre gerados dois lançamentos, do mesmo valor, um para creditar e outro para debitar as partes do contrato afetadas pelo evento. Esses eventos podem ser gerados de forma automática ou manual dependendo da necessidade.
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Escolha do formato da apuração da fatura
O sistema possui duas modalidades de apuração da fatura. A primeira, mês fechado (do primeiro até o último dia do mês) e, a segunda, mês aberto (do dia x de um mês, até o dia x-1 do outro) desta forma, abrangemos todas as possibilidades de apuração da fatura. Essa configuração sendo feita servirá como base para a apuração de todas as faturas dentro do sistema.
Escolher a forma de cálculo da data de geração do repasse
O sistema possui duas modalidades para calcular a data de geração do repasse. Uma delas é a partir da geração do faturamento (contrato garantido) e outra, a partir do recebimento da fatura (contrato não garantido). Essa configuração é definida por contrato.
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Escolha da forma de cálculo do tipo de vencimento
O sistema possui duas modalidades de cálculo de data de vencimento da fatura. Uma delas é contrato vencido, significando que o locatário utilizará o imóvel antes de realizar o pagamento e a outra, contrato antecipado, significando que o locatário realizará o pagamento antes de utilizar o imóvel. Essa configuração é definida por contrato.
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Reajuste do valor do aluguel
O sistema controla a data do reajuste do aluguel e, quando o contrato estiver no mês e ano do reajuste, o sistema realiza a correção do aluguel de acordo com o índice cadastrado para esse contrato, atualizando o novo valor do aluguel automaticamente.
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Validação das informações do contrato
O sistema possui muitas verificações que fazem a validação do contrato antes de gerar o faturamento para o locatário, desta forma, garantimos que o contrato está preenchido com as informações mínimas necessárias para a realização dos processos seguintes.
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Atualização dos encargos da fatura
O sistema possui um processo de atualização automática de encargos (juros, multa, honorários advocatícios e correção monetária), conforme configuração prévia, a partir do primeiro dia em que a fatura estiver vencida.
Garantir o repasse dos lançamentos faturados e recebidos
O sistema possui um processo de contrapartida dos lançamentos garantindo que, apenas os lançamentos que foram faturados e recebidos sejam repassados, desta forma, asseguramos que nenhum lançamento será repassado sem o devido recebimento pela administradora. Essa verificação ocorre apenas para contratos não garantidos.
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Calculo do imposto de renda automaticamente
O sistema está preparado para calcular a retenção do imposto de renda de forma individual ou cumulativa, por fatura, por participante, automaticamente, quando houver elegibilidade para o cálculo.
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Apuração lançamentos
O sistema realiza a geração das faturas automaticamente quando a data da próxima fatura, no contrato de locação, for igual a data atual. Esse processo é gerado mensalmente ou por um período definido pelo usuário.
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Cancelamento das faturas
É possível realizar o cancelamento das faturas manualmente caso necessário e, dessa forma, garantimos que todos os lançamentos da fatura cancelada serão cancelados e voltarão para o contrato para serem faturadas novamente sem a duplicação dos lançamentos.
Geração do arquivo da fatura
O sistema está preparado para gerar, de forma automática ou manual, o arquivo da fatura do locatário, com seus itens, a fim de apresentar um extrato completo para o pagamento do locatário.
Envio automático do arquivo da fatura
O sistema envia o arquivo do extrato da fatura automaticamente para o locatário diretamente no e-mail configurado em seu cadastro.
Configuração do e-mail do remetente
O sistema permite a configuração do e-mail do remetente e do corpo do e-mail para o envio do arquivo da fatura do locatário.
Registro do e-mail enviado
O registro do e-mail enviado ao locatário fica registrado nas atividades de cada uma das faturas. Essa informação serve para auxiliar em pesquisas futuras.
Auditoria do histórico de dados
Essa funcionalidade permite que o usuário consulte o histórico de valores de alguns campos importantes para o processo.
Geração de painéis
O sistema permite a criação de painéis, isto é, geração de componentes gráficos que facilitam o acompanhamento das métricas financeiras de forma visual e intuitiva.
Geração de relatórios
É possível utilizar ou gerar novos relatórios para controle do faturamento, possuindo diferentes formas de consultas, de acordo com a sua necessidade.
Cancelar ciclos
Como são gerados muitos lançamentos no momento da geração mensal, se por algum motivo existir a necessidade de cancelamento desses lançamentos, garantimos que todos serão cancelados para não existir lançamentos duplicados.
Aplicativo móvel para todas as operações
Todas as operações do sistema podem ser executadas a partir de um aplicativo móvel (iOS ou Android) distribuído pela Salesforce sem custo adicional, desta forma, os usuários do sistema podem realizar suas atividades estando em qualquer lugar.
Roteiro para vídeo sobre faturamento
Saudação
Benefícios
Etapas do processo
Conclusão
Fim
1 | Saudação | Olá! Meu nome é Gisele Albrecht e nos próximos minutos eu vou te mostrar como funciona o módulo de faturamento do SnapProperty e como ele pode ajudar sua empresa a administrar as faturas que são utilizadas para realizar a cobrança dos valores devidos pelos locatários. |
2 | O módulo de faturamento é responsável por toda a apuração, discriminação do valor a ser pago pelo locatário, geração e envio do extrato da fatura. O valor final encontrado na apuração é resultado da soma dos lançamentos atribuídos ao locatário, durante um período, que foram gerados em diversos módulos do sistema. | |
3 | Contrato de locação | Gostaria de iniciar o processo mostrando o contrato de locação do SnapProperty, ele possui diversos campos e seções que são utilizados em diferentes momentos desse processo de faturamento e também pelos outros módulos. |
3 | Período de Apuração do faturamento | Primeiramente, precisamos configurar o sistema com a forma de apuração do faturamento que será utilizado para a geração das faturas. O período de apuração é o cálculo entre as datas de início e de término que o sistema utilizará para filtrar os lançamentos que serão incluídos na fatura e, esse cálculo, pode ser de duas formas: mês fechado e mês aberto. O faturamento mês fechado é o período de apuração definido pelo primeiro até o último dia do mês. Por exemplo: apuração de 1o. de agosto até 31 de agosto, ou seja, faturamento do mês completo. O faturamento mês aberto é o período de apuração definido por um aluguel dinâmico iniciando em um determinado dia e indo até o dia anterior do próximo mês. Por exemplo: dia 15 de agosto até o dia 14 de setembro. Essa alteração pode ser realizada dentro das configurações do Snapproperty, no campo “Período de apuração da fatura”. |
3 | Tipo de Vencimento | Ainda antes de gerar o faturamento, é necessário escolher, para cada contrato, uma das duas modalidades de cálculo de data de vencimento da fatura. Uma delas chamamos de contrato vencido, que significa o locatário utilizará o imóvel antes de realizar o pagamento da fatura e a outra, contrato antecipado, significando que o locatário realizará o pagamento antes de utilizar o imóvel. Essa configuração é realizada no contrato de locação no campo “tipo de vencimento”. |
3 | Validação das informações do ctr | Antes de gerar o faturamento, o sistema realiza automaticamente uma validação das informações do contrato para garantir que o ele está preenchido com as informações mínimas necessárias para a realização dos processos seguintes. Você também pode realizar essa verificação manual, estando na tela de contratos, clicando no botão “Validar” e em seguida em “validar contrato”. O resultado da validação você receberá no seu e-mail. |
3 | Faturamento | Conhecendo todos esses pontos apresentados, a partir de agora, começa nosso processo de faturamento. O sistema possui um serviço agendado que roda diariamente, uma vez ao dia, que executa a geração do faturamento para os contratos que possuam data do próximo faturamento igual a data de hoje. Ao executar, o sistema seleciona os lançamentos aprovados para o locatário, dentro do período pré selecionado pelo sistema, gerando assim as faturas dentro dos contratos. Nessa execução, o sistema cria a fatura com o valor que o locatário deve pagar, altera a situação dos lançamentos do contrato que foram utilizados na fatura para “faturados” e gera o título a receber no módulo financeiro deixando-o pronto para ser enviado para o banco, se for o caso. O faturamento também pode ser realizado de forma manual. Para gerar uma fatura manualmente, basta você clicar na tela de “contratos”, selecionar os contratos desejados, clicar no botão “Faturar”, e clicar no botão “Gerar Fatura”. O sistema também permite gerar uma fatura manualmente sem alterar a data do próximo faturamento. Essa fatura é chamada de “fatura extra” e é utilizada quando, dentro do mês, se faz necessário gerar outra fatura além daquela que já existe dentro do mês, por algum motivo. Para gerá-la, estando dentro do contrato, basta clicar no botão “Fatura Extra”, escolher os lançamentos desejados, informar a data de vencimento da fatura e clicar no botão “Faturar”. É possível ver as faturas geradas automaticamente pelo sistema ou as manuais clicando na guia “Faturas”. Cada fatura possui uma numeração única e sempre apresenta a sua situação. |
3 | Composição da fatura + IR | O sistema permite que o analista de faturamento verifique os itens que compõe a fatura de forma rápida, apenas entrando na fatura desejada e clicando na guia em “Itens”. Gostaria de salientar que o sistema realiza o cálculo do imposto de renda, tanto de forma individual, quanto de forma cumulativa, por fatura, por participante, automaticamente, quando houver elegibilidade para o cálculo. |
3 | Reajuste do aluguel | É importante dizer que o sistema também controla o reajuste do aluguel e, quando o contrato estiver no mês e ano do reajuste, o sistema realiza a correção do aluguel de acordo com o índice cadastrado para o contrato, atualizando o novo valor automaticamente. |
3 | Extrato do locatário | Após te passar essas informações, vamos continuar o processo de faturamento. Depois do título ser registrado no banco e o analista financeiro inserir o arquivo de retorno no sistema, automaticamente a situação do boleto é alterada para “Registrado”, e dá sequência no processo gerando o extrato do locatário. Esse arquivo fica salvo na guia “arquivo” dentro da fatura. Esse extrato possui todos os lançamentos que estão sendo cobrados do locatário além do boleto gerado pelo sistema que já está disponível para pagamento. |
3 | Envio do extrato do locatário | Após a geração do extrato, o sistema faz o envio automaticamente desse arquivo para o e-mail do locatário que foi configurado em seu cadastro. Nesse momento, o sistema registra o email dentro da fatura. É possível visualizar o e-mail enviado estando dentro da fatura e clicando na guia “Atividade”. |
3 | Atualização da fatura | Caso o locatário não realize o pagamento da sua fatura e entre em contato com a administradora para realizar a atualização do boleto, basta você identificar de qual fatura o locatário está se referindo, clicar no botão “Atualizar”, informar a data prevista de pagamento escolhida por ele, clicar em calcular e em salvar. Pronto, a fatura já está pronta para ser enviada novamente ao banco. |
3 | Extrato do locatário + Envio manual | A geração do extrato do locatário e o envio do arquivo podem ser realizados de forma manual e agrupada, para isso, entre na tela de “faturas”, selecione as faturas desejadas, clique no botão “Gerar arquivo” e após clicar no botão “Enviar email”. Esse é o e-mail recebido pelo locatário. |
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3 | Auditoria dos dados | Caso você deseje verificar alguma informação na fatura, é possível utilizar a guia “Auditoria”. Com essa funcionalidade, o sistema permite que o usuário consulte o histórico de valores dos campos importantes para o processo. Esse recurso é muito utilizado para verificar o analista que realizou as últimas alterações, de valores, situação e etc. |
3 | Aplicativo móvel | Todas as operações do sistema apresentadas aqui, podem ser executadas a partir de um aplicativo móvel (IOS ou Android) distribuído pela Salesforce sem custo adicional, desta forma, os usuários do sistema podem realizar suas atividades estando em qualquer lugar. Aproveite esse recurso! |
4 | Conclusão | Você viu que existe um alinhamento total entre o processo de negócio e o software. Para cada passo do faturamento, existe uma operação de sistema para garantir que a sequência do fluxo seja respeitada. O analista precisa apenas garantir que os valores a serem faturados estejam corretos e realizar a remessa e o retorno do arquivo dos títulos a receber. Após isso, o próprio sistema dá continuidade automaticamente no processo de geração e envio do extrato ao locatário, reduzindo a carga de trabalho da sua equipe. |
5 | Fim | Estamos chegando ao final deste vídeo e eu quero te agradecer pelo seu tempo e interesse em conhecer o módulo de faturamento do SnapProperty. Espero que você tenha gostado. Um abraço e até o próximo vídeo. |