1

Saudação

Olá! Meu nome é Gisele Albrecht e nos próximos minutos eu vou te mostrar como funciona o módulo de repasse do SnapProperty e como ele pode ajudar sua empresa a administrar todos os recursos recebidos dos locatários e que devem ser repassados para os respectivos locadores.

2

O módulo de repasse é responsável pela apuração, geração do documento a pagar e geração do extrato do locador que será enviado aos locadores e/ou beneficiários. O valor final encontrado na apuração é resultado da soma dos lançamentos atribuídos ao locador, que foram gerados nos diversos módulos do sistema.

3

Contrato de locação

Gostaria de iniciar o processo mostrando o contrato de locação do SnapProperty, ele possui diversos campos e seções para atender diferentes módulos do sistema.

3

Tipos de Repasse

Nele é possível realizar a configuração de um dos dois tipos de repasse: o garantido e não garantido. O repasse Garantido é a forma onde o valor apurado é transferido para o beneficiário, independentemente do pagamento do locatário, isto é, o repasse dos valores será criado logo após a geração do faturamento do locatário. Para realizar essa configuração, basta apenas marcar esse campo e salvar. Já no repasse Não garantido o valor apurado é transferido para o beneficiário, somente depois que o locatário realizar o pagamento da fatura, isto é, o sistema repassa os valores apenas quando a fatura do locatário for recebida dentro do sistema. Para realizar essa configuração, desmarque esse campo e salve.

3

Geração do repasse

A geração do repasse pode ser realizada de forma manual ou automática. Para gerar um repasse manualmente, estando dentro do contrato, basta clicar no botão “Repassar”, informar a data do próximo repasse e clicar no botão “Repassar” novamente. Também é possível gerar repasses manualmente de forma agrupada, para isso, basta você clicar na tela de “contratos”, selecionar os contratos desejados, clicar no botão “Repassar”, informar a data do próximo repasse e clicar no botão “Repassar”. Neste momento, o sistema verifica todos os lançamentos aprovados para o locador, dentro do período pré selecionado pelo sistema, gerando assim os repasses para os locadores. É possível ver o repasse gerado clicando na guia “Repasses”. Cada repasse possui uma numeração única e sempre é gerado com a situação pendente para que, após uma revisão rápida do analista de repasse, ele seja aprovado para ser pago.

A geração do repasse de forma automática, é realizada todos os dias, a cada hora, por um serviço agendado dentro do sistema gerando o mesmo resultado mostrado, mas de forma autônoma,  trazendo agilidade para sua equipe.

3

Múltiplos Beneficiários

Nosso sistema está preparado para atender suas necessidades e por isso gera vários documentos a pagar dependendo do percentual dos beneficiários cadastrados por locador. Essa configuração é feita dentro do contrato de administração, clicando na guia “Depositários”. Nessa tela, é possível informar todos os depositários vinculados ao locador até que o percentual total chegue a 100%.

3

Taxa de Repasse

Nesse mesmo lugar, também é possível informar se o repasse irá descontar ou não a taxa do repasse. Essa taxa possui um valor configurado nas parametrizações do sistema e pode ser configurado por depositário.

3

Repassar apenas faturas recebidas

Para a geração do repasse é possível configurar dentro do SnapProperty se o sistema deve repassar apenas lançamentos que foram faturados e recebidos pelo locatário ou se o sistema deve repassar todos os lançamentos independente do pagamento. Essa configuração influencia apenas nos contratos não garantidos. Para os lançamentos que são repassados e não são incluídos em fatura, tais como taxa de administração e intermediação, esses serão repassados normalmente independente da opção escolhida para esse campo.

3

Aprovação de Repasse

Com o repasse gerado, o analista de repasse possui a oportunidade de verificar os lançamentos que estão dentro do repasse e que serão pagos. Estando tudo correto, clique na guia “repasses”, selecione um ou mais repasses e clique no botão “aprovar”, clique em “aprovar” novamente e pronto. Nesse momento, o sistema altera a situação do repasse para “aprovado” e gera automaticamente um documento a pagar para cada beneficiário do locador. Se a taxa de repasse estiver marcada para esse beneficiário, o sistema irá descontar do valor total dele o valor da taxa, gerando o documento a pagar com o valor líquido.

3

Repasses Negativos

Você pode perceber que existem repasses com valores negativos, isso significa que o valor total a repassar no período, não atingiu um valor maior que zero. Isso acontece, por exemplo, quando a administradora paga algum imposto, alguma manutenção ou outra coisa era devida por ele com valor maior do que o que deveria ser repassado. Se isso acontecer, não tem problema, o repasse fica com situação pendente e aguardará próximos lançamentos de repasse que o torne positivo para ele seja aprovado e pago.

3

Extrato do locador

Após a liquidação do documento a pagar, o sistema automaticamente altera a situação do repasse para “Pago”. Em intervalos de tempo, o sistema monitora quais repasses estão com situação “Pago” e dá sequência no processo gerando lançamentos contábeis além de trocar a situação para “contabilizado”. Em seguida, o sistema irá selecionar esses repasses contabilizados e irá gerar o extrato do locador. Esse arquivo fica salvo na guia “arquivo” dentro do repasse.

3

Emissão da nota fiscal de serviço

Após a gravação do extrato, o sistema realiza a emissão da nota fiscal de serviço caso exista, dentro do repasse, algum item referente a taxa de intermediação, taxa de administração ou comissão de manutenção. Nesse momento o sistema, gera a nota fiscal com o serviço, valores recebidos e com situação de “rascunho” para que futuramente essa nota seja autorizada pelo analista, além disso ele também altera a situação do repasse para “nota emitida”.

3

Envio do extrato do locador

Após a emissão da nota fiscal, o sistema envia automaticamente o arquivo do extrato para o email do locador que foi configurado em seu cadastro. Nesse momento, o sistema altera a situação do repasse para “enviado” e registra o email dentro do repasse. É possível visualizar o email enviado estando dentro do repasse e clicando na guia “Atividade”.

3

Extrato do locador + Envio manual

A geração do extrato do locador e o envio do arquivo podem ser realizados de forma manual, para isso, estando dentro do repasse, basta clicar no botão “Gerar extrato” e após clicar no botão “Enviar email”. Também é possível realizar a geração e o envio de forma agrupada entrando na tela “Repasses”, selecionando os repasses desejados, clicando no botão “Gerar extrato” e no botão “Enviar email”. 

3

Config email  remetente

É interessante informar que a configuração do email do remetente enviado no processo de repasse pode ser configurado no nosso sistema.

3

Cancelar Repasse

Caso o analista de repasse identifique que tenha esquecido de lançar algum valor para o locador ou por algum motivo o sistema não tenha selecionado todos os lançamentos necessários para repassar, é possível realizar o cancelamento do repasse. Para isso, estando dentro do repasse, é possível cancelá-lo clicando no botão “Cancelar repasse” ou é possível fazer o cancelamento de forma agrupada estando na tela de “repasses”, bastando selecionar um ou mais repasses e clicar no botão “Cancelar”. Nesse momento o sistema alterada a situação do repasse para “cancelado”, retorna os lançamentos do locador para o contrato para que eles sejam utilizados novamente em um novo repasse e cancela o documento a pagar caso a situação do repasse esteja como “Aprovado”. 

3

Auditoria dos dados

Caso você deseje verificar alguma informação no repasse, é possível utilizar a guia “Auditoria”. Com essa funcionalidade, o sistema permite que o usuário consulte o histórico de valores dos campos importantes para o processo. Esse recurso é muito utilizado para verificar o analista que realizou as últimas alterações, de valores, situação e etc.

3

Aplicativo móvel

Todas as operações do sistema apresentadas aqui, podem ser executadas a partir de um aplicativo móvel (iOS ou Android) distribuído pela Salesforce sem custo adicional, desta forma, os usuários do sistema podem realizar suas atividades estando em qualquer lugar. Aproveite esse recurso!

4

Conclusão

Você viu que existe um alinhamento total entre o processo de negócio e o software. Para cada passo do repasse, existe uma operação de sistema para garantir que a sequência do fluxo seja respeitada. O analista precisa apenas verificar se os valores a serem repassados estão corretos, e realizar a liquidação do documento a pagar, para que o próprio sistema dê continuidade automaticamente no processo de repasse chegando ao final na emissão da nota fiscal de serviço e no envio do extrato ao locador, reduzindo a carga de trabalho da sua equipe.

5

Fim

Estamos chegando ao final deste vídeo e eu quero te agradecer pelo seu tempo e interesse em conhecer o módulo de repasse do SnapProperty. Espero que você tenha gostado. Um abraço e até o próximo vídeo.