As verificações abaixo devem ser realizadas para que o correto andamento do sistema seja garantido.
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Check Diário
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Realizar a validação dos contratos.
Entrar na guia “Contratos” e clicar no botão “Validar”;
Você irá receber vários emails e, caso algum contrato tenha alguma inconsistência, o erro será informado.
Nesse momento existem várias possibilidades de erro, tais como falta de informação nos campos de cobrança, conta sem CPF, contratos com datas faltantes, etc. Entre no campo informado no e-mail e preencha a informação.
Para verificar se corrigiu. Para testar, clique novamente no botão “Validar” da guia de “Contratos” e, se o erro sumir, é porque o erro foi corrigido.
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Verificar o recebimento dos emails de geração de lançamentos, faturamento, reajuste e repasse que são gerados durante a madrugada. Caso você não tenha recebido algum deles, ou o sistema não possui contratos para gerar o processo ou não foi gerado por algum problema do sistema e, se for esse o caso, informe para o seu contato dentro da SnapSystems.
Verificar os relatórios abaixo:
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Contratos x Data próximo lançamento. Esse relatório apresenta a relação de contratos de locação ativos para faturar agrupados por data do próximo lançamento. Nele é possível verificar se existe algum contrato que deixou de realizar processo de geração de lançamentos, se houver, realizar a correção do(s) mesmo(s). Para isso:
Entre na guia do “Contrato”;
Informe no filtro “Data próximos lançamentos” a data dos contratos que ainda faltam gerar lançamentos;
Selecione os contratos filtrados;
Clique no botão “Gerar Lançamentos”;
O sistema irá gerar os lançamentos dos contratos selecionados e irá alterar o campo “Data do próximo lançamento” para a data que está preenchida dentro do campo + 1 mês. Repita esse processo até colocar todos os contratos com a data de próximo lançamento maior que a data de hoje.
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Contratos x Data próximo faturamento. Esse relatório apresenta a relação de contratos de locação ativos para faturar agrupados por data do próximo faturamento. Nele é possível verificar se existe algum contrato deixou de realizar o faturamento, se houver, realizar a correção do(s) mesmo(s). Para isso:
Entre na guia do “Contrato”;
Informe no filtro “Data próximo faturamento” a data dos contratos que ainda faltam gerar faturamento;
Selecione os contratos filtrados;
Clique no botão “Faturar”;
O sistema irá gerar os faturamentos dos contratos selecionados, irá alterar o campo “Data do próximo faturamento” para a data que está preenchida dentro do campo + 1 mês e irá alterar o campo “Data de vencimento da próxima fatura” para a data que está preenchida dentro do campo + 1 mês. Repita esse processo até colocar todos os contratos com a data de próximo faturamento maior que a data de hoje.
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Contratos x Data próximo reajuste. Esse relatório apresenta a relação de contratos de locação ativos para faturar agrupados pela data do próximo reajuste. Nele é possível verificar se existe algum contrato deixou de realizar o reajuste do aluguel, se houver, realizar a correção do(s) mesmo(s). Para isso:
Abra o contrato informado no relatório;
Encontre o campo “Data do próximo reajuste”;
……. calcular na mão ???
…….
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Contratos x Data próximo repasse. Esse relatório apresenta a relação de contratos de locação ativos para faturar agrupados pela data do próximo repasse. Nele é possível verificar se existe algum contrato deixou de realizar o repasse para o locador, se houver, realizar a correção do(s) mesmo(s). Para isso:
Entre na guia do “Contrato”;
Informe no filtro “Data próximo repasse” a data dos contratos que ainda faltam gerar faturamento;
Selecione os contratos filtrados;
Clique no botão “Repassar”;
O sistema irá gerar os repasses dos contratos selecionados e irá alterar o campo “Data do próximo repasse” para a data que está preenchida dentro do campo + 1 mês. Repita esse processo até colocar todos os contratos com a data de próximo repasse maior que a data de hoje.
Boletos [falha]. Esse relatório apresenta a relação de títulos com situação do boleto igual a falha. Essa verificação é necessária para garantir que todos os títulos serão emitidos e registrados no banco.
a. Entrar na guia “Títulos a Receber”, selecionar a opção situação do boleto “Falha”.
b. Caso exista algum título, clique no título e vá até o campo “Mensagem de erro” na seção da Tecnospeed. Nesse campo o erro será informado. Possíveis erros:
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Cliente sem CPF:
Entre no objeto “Conta” do cliente e preencha o campo “CPF”;
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Cliente sem endereço de cobrança completo:
Entre no objeto “Conta” do cliente e preencha os campos “Logradouro para cobrança”, “Numero para endereço de cobrança”, ”Bairro para cobrança”, “Cidade para cobrança”, “CEP para cobrança”, “Estado para cobrança”, “UF para cobrança”, “País para cobrança”.
Cliente com CEP de cobrança com pontos e incompleto:
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Entre no objeto “Conta” do cliente e verifique se o campo “CEP para cobrança” está correto no formato XXXXX-XXX. Como esse campo possui apenas 8 caracteres, se existir algum outro carácter, como por exemplo “.”, o CEP fica inválido. Nesse caso, para corrigir, preencha corretamente a informação do CEP no campo “CEP para cobrança”.
“Número de documento duplicado” na tecnospeed. Para isso:
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Entrar no link da Tecnospeed em https://plugboleto.com.br/boletos;
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Copiar a informação do campo “ID de integração” do título dentro do snapproperty e colá-la no campo “Id Boleto” do plug boleto.
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Clicar no botão “Filtrar” dentro do plugboletos.
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Selecionar o título encontrado e clicar no botão “Descartar Títulos” no plugboletos;
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Troca a “situação do boleto” do título para “Novo”;
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Entrar na guia “Títulos a Receber”;
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Selecionar a opção situação do boleto “Novo”;
Clicar no botão “Emitir boleto”.
Check Semanal
Verificar os relatórios abaixo:
Contratos ativos sem equipe. Esse relatório apresenta a relação de contratos ativos sem a definição da equipe. Caso exista algum registro, informe a equipe para o contrato listado. Para isso:
Abra o contrato informado no relatório;
Encontre o campo “Equipe” e informe qual equipe esse contrato pertence.
Contratos sem empresas. Esse relatório apresenta a relação dos contratos que não possuem empresas configuradas. Caso exista algum registro, informe a empresa para o contrato listado. Para isso:
Abra o contrato informado no relatório;
Encontre o campo “Empresa” e informe qual empresa esse contrato pertence.
Contratos de locação sem administração. Esse relatório apresenta a relação dos contratos de locação sem contrato de administração. Caso exista algum registro, informe o contrato de administração para o contrato listado. Para isso:
Abra o contrato informado no relatório;
Encontre o campo “Contrato de administração” e informe qual contrato de administração esse contrato de locação pertence.
Contratos ativos sem dia do vencimento. Esse relatório apresenta a relação de contratos ativos e sem o dia do vencimento da fatura. Caso exista algum registro, informe o dia do vencimento para o contrato listado. Para isso:
Abra o contrato informado no relatório;
Encontre o campo “Dia do vencimento” e informe qual dia de vencimento esse contrato utilizará.
Contratos com erros de validação. Esse relatório apresenta a relação de contratos de locação com erro de validação para faturamento agrupados por dia do vencimento. Caso exista algum registro, realize a validação do contrato listado. Para isso:
Verifiquei qual é o erro que está sendo apresentado para o contrato
Abra o contrato informado no relatório;
Corrija a informação necessário dependendo do erro.
Encontre o campo “erros para faturamento” dentro do contrato e apague a informação.
Existem vários possíveis erros aqui, alguns deles são:
Data da posse do locatário não foi definida;
O responsável do IPTU não foi preenchido; O pagante do IPTU não foi preenchido; O responsável do condomínio não foi preenchido; O pagante do condomínio não foi preenchido;
O valor da coleta do lixo do imóvel Avenida Paulista 100 teste não foi preenchida; O valor da taxa marinha do imóvel Avenida Paulista 100 teste não foi preenchida;
Contratos com taxa multa errada. Esse relatório apresenta a relação de contratos de locação com taxa de multa maior que 10%. Se existir, o boleto é rejeitado pelo banco. Caso exista algum registro, altere o valor da multa no contrato de locação. Para isso:
Abra o contrato informado no relatório;
Encontre o campo “Taxa da multa de mora” e corrija ou informe qual o percentual de multa para esse contrato de locação.
Cancele a fatura e gere-a novamente.
Imóveis sem Número de IPTU. Esse relatório apresenta a relação de imóveis sem número de IPTU. Caso exista algum registro, informe o número do IPTU. Para isso:
Abra o imóvel informado no relatório;
Encontre o campo “?????????????? ” e informe qual o xxxxxxxxxxxx do IPTU para esse imóvel.
Check Mensal
Atualizar índice de reajuste nas tabelas para realização do reajuste dos contratos. Para isso:
Entrar na guia “Índices”
Clicar na tabela já criada para a atualização do reajuste.
Clicar no botão “Novo”;
Informar a data do reajuste;
Informar o valor do reajuste;
Informar o percentual de reajuste.
Verificar se todos os títulos foram emitidos e registrados no banco. Esse processo é necessário para que títulos não fiquem sem registro. Para isso:
Entrar na guia “Títulos a Receber”,
Selecionar a opção situação do boleto “Emitido” e situação do Boleto “Aberto”.
Caso exista algum título nessa situação, verificar se os títulos devem ser registrados pois, se passar de 60 dias do vencimento, o banco não aceitará-los mais.
Se precisar serem registrados:
Selecione-os e clique no botão “Gerar Remessa”.
Salve o arquivo e envie para o banco.
Check Anual
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Criação do Período de contabilização dentro do cadastro da empresa. Essa operação é necessária pois no momento da baixa do título o sistema precisa ter o exercício de contabilização aberto, caso contrário o sistema apresentará um erro. Para isso:
Entrar na guia “Exercícios”
Clicar no botão “Novo”;
No campo “Exercício” informar o número do ano;
No campo “Início”, informar a data inicial do exercício. Exemplo: 01/01/2020;
No campo “Término”, informar a data final do exercício. Exemplo: 31/12/2020;
No campo “Empresa”, informar a que empresa pertence esse período criado.
Clicar no botão “Salvar”.
Cadastro de feriados nacionais e municipais. Esse cadastro é necessário para o sistema levar em consideração os dias não úteis nos processos de faturamento, repasse, etc. Para isso:
Entrar na guia “Feriados”
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Clicar no botão “Novo”;
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No campo “Feriado” informar o nome do feriado;
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No campo “Data do feriado”, informar a data completa do feriado;
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