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Este artigo descreve as atividades e operações de sistema realizadas pela equipe para gerar um contrato de locação temporária e controlar as etapas de assinatura.

Descrição do processo

Início do processo

O processo começa quando:

Uma proposta é aprovada.

Término do processo

O processo termina quando:

O contrato é gerado, assinado e arquivado.
O contrato é cancelado.

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Atividades

Sistema

Iniciar contrato

O sistema inicia o processo do contrato quando uma proposta é aprovada, gerando os documentos necessários para que o consultor prossiga com o processo. Neste momento a situação do contrato é definida como "Novo".

Consultor

Anexar documentos

O consultor verifica os documentos necessários para o contrato, faz a coleta desses documentos, anexa-os e envia para aprovação para a analista de contrato.

Validar contrato

O consultor valida se os campos necessários para o contrato estão preenchidos corretamente.

Enviar contrato para assinatura

Após o contrato ser gerado, o consultor é notificado para prosseguir com o processo, o próximo passo é enviar o contrato para colher as assinaturas. Após as assinaturas colhidas, a situação do contrato é definida como "Assinado pelo cliente".

Enviar para faturamento

Após o consultor receber o contrato assinado, ele envia o mesmo para faturamento. Neste momento a situação do contrato é definida como "Enviado faturamento".

Coletar assinatura superintendente

Após o envio para o faturamento, o consultor envia o contrato para ser assinado pelo superintendente. Neste momento a situação do contrato é definida como "Assinado superintendente".

Enviar ao comercial

Após ser assinado pelo superintendente, o contrato é enviado ao escritório para a coleta da assinatura do gerente comercial. Neste momento a situação do contrato é definida como "Enviado comercial".

Analista de contrato

Aprovar documentos

A analista de contrato recebe para aprovação os documentos que foram anexados, verificando se os mesmos estão corretos. Após a aprovação a analista de contrato define a situação do contrato como "Documentos conferidos".

Gerar contrato

Após a aprovação dos documentos, a analista de contrato gera o contrato. Neste momento a situação do contrato é definida como "Gerado".

Analista comercial

Digitalizar contrato

O analista comercial irá digitalizar o contrato, após ter em mãos todas as assinaturas colhidas. Neste momento a situação do contrato é definida como "Digitalizado".

Enviar vias do contrato para o consultor

Após digitalizar o contrato, o analista comercial devolve 2 vias para o consultor, dessa forma, a situação do contrato é definida como "Enviado consultor".

Arquivar via do contrato original

O analista comercial arquiva o contrato no sistema, encerrando o processo. Nesse momento a situação do contrato é definida como "Arquivado".

Regras de negócio

Períodos do contrato

Prazo determinado: quando o contrato tem o tipo de prazo determinado, o usuário define uma data inicial de vigência e o prazo em meses, logo após o sistema informa a data final de vigência.
Prazo indeterminado: quando o contrato tem o tipo de prazo indeterminado, o usuário define apenas a data inicial de vigência.

Cancelamento

O contrato só pode ser cancelado se ele ainda não tiver sido assinado pelo locatário. Caso ele já tenha sido assinado, é possível rescindir o mesmo.

Documentos para elaboração do contrato

Os documentos necessários para a elaboração do contrato são:

RG do representante da empresa
CPF do representante da empresa
Cartão de inscrição do CNPJ
Estatuto social
Ata de Eleição da Diretoria
Contrato Social

Situação do contrato

Situação	Descrição	Pode editar
Novo	É a situação atribuída quando o contrato é criada ou editado.
Documentos conferidos	É a situação definida quando o analista de contrato aprova os documentos.
Gerado	É a situação atribuída quando o analista de contrato gera o contrato.
Assinado pelo cliente	É a situação atribuída quando o consultor coleta as assinaturas.
Enviado faturamento	É a situação definida quando o consultor envia o contrato para faturamento.
Assinado superintendente	É a situação atribuída quando o contrato foi assinado pelo superintendente.
Enviado comercial	É a situação definida quando o contrato é enviado ao escritório central.
Digitalizado	É a situação atribuída quando o analista comercial digitaliza o contrato.
Enviado consultor	É a situação atribuída quando o analista comercial envia as vias do contrato para o consultor
Arquivado	É a situação atribuída o analista comercial arquiva o contrato no sistema.

Operações de sistema

Anchor
anexar-documentos
anexar-documentos
Anexar documentos

Para anexar documentos no contrato, siga os passos abaixo.

Selecione o contrato.
Clique na aba "Documentos".
Selecione o documento que deseja anexar.
No documento, clique na aba "Anexo".
Clique no botão "Carregar arquivos".
1. Selecione o arquivo desejado, espere o carregamento.
2. Clique no botão "Concluído".

Anchor
gerar-documento
gerar-documento
Gerar documento

Para gerar o documento de contrato, siga os passos abaixo.

Selecione o contrato.
Clique no botão "Gerar documento".
O sistema irá realizar as seguintes verificações:
1. Verifica se foi definida o Tipo de Unidade para a unidade do contrato.
2. Verifica se foi preenchida a variável contendo o nome da página Visual Force para o documento.
O sistema atualizar a situação do contrato para "Gerado".

Anchor
validar-contrato
validar-contrato
Validar contrato

Para validar o contrato, siga os passos abaixo.

Selecione o contrato.
Clique no botão "Validar".
1. Os seguintes campos são validados para o contrato:
  1. Para o locador:
    1. Razão social
    2. Cidade
    3. Estado (UF)
    4. Logradouro
    5. CEP
    6. CNPJ
  2. Para o locatário:
    1. Razão social
    2. Logradouro
    3. Cidade
    4. Estado (UF)
    5. CEP
    6. CNPJ
  3. Para os participantes do tipo "Representante do contrato":
    1. Contato
    2. Estado civil
    3. Profissão
    4. Número do documento
    5. Órgão emissor do documento
    6. CPF
    7. Endereço
    8. CEP
    9. Cidade

Atualizar contrato

Quando a situação do contrato for "Novo":

Clique no botão "Atualizar".
Sistema exibe a pergunta "Documentação conferida?"
1. Sim - Sistema valida se o contrato está com todos os campos necessários preenchidos
  1. Validado - Sistema atualiza a situação para "Documentos conferidos".
    1. Sistema seleciona o campo "Validado" como verdadeiro
    2. Sistema exibe a mensagem: "O contrato foi validado com sucesso."
    3. Sistema envia um email para o analista de contrato informando que o contrato pode ser emitido.
  2. Não validado - Sistema exibe mensagem com os campos que não foram preenchidos

Quando a situação do contrato for "Documentos conferidos":

Clique no botão "Atualizar".
Sistema exibe o alerta: "É necessário aguardar o analista de contrato gerar o contrato para prosseguir."

Quando a situação do contrato for "Gerado":

Clique no botão "Atualizar".
Sistema exibe a pergunta "Contrato assinado pelo cliente?"
1. Sim - Insira a data da assinatura do cliente e clique em "Avançar".
  1. Sistema atualiza a situação do contrato para "Assinado pelo cliente".
  2. Sistema seleciona o campo "Assinado pelo cliente" como verdadeiro
  3. Sistema atualiza o campo "Data de assinatura do cliente" no contrato

Quando a situação do contrato for "Assinado pelo cliente":

Clique no botão "Atualizar".
Sistema exibe a pergunta "Contrato enviado para o faturamento?"
1. Sim - Sistema atualiza a situação para "Enviado faturamento".

Quando a situação do contrato for "Enviado faturamento":

Clique no botão "Atualizar".
Sistema exibe a pergunta "Contrato assinado pelo superintendente?"
1. Sim - Insira a data da assinatura do superintendente e clique em "Avançar".
  1. Sistema atualiza a situação do contrato para "Assinado superintendente".
  2. Sistema atualiza o campo "Data de assinatura do superintendente" no contrato.

Quando a situação do contrato for "Assinado superintendente":

Clique no botão "Atualizar".
Sistema exibe a pergunta "Contrato enviado para o comercial?"
1. Sim - Sistema atualiza a situação para "Enviado comercial".
  1. Sistema envia o email ao comercial informando que o contrato foi enviado pelo consultor.

Quando a situação do contrato for "Enviado comercial":

Clique no botão "Atualizar".
Sistema exibe a pergunta "Contrato assinado pelo gerente?"
1. Sim - Insira a data da assinatura do gerente e clique em "Avançar".
  1. Sistema atualiza a situação do contrato para "Assinado gerente".
  2. Sistema atualiza o campo "Data de assinatura do gerente" no contrato.

Quando a situação do contrato for "Assinado gerente":

Clique no botão "Atualizar".
Sistema exibe a pergunta "Contrato digitalizado?"
1. Sim - Sistema atualiza a situação para "Digitalizado".

Quando a situação do contrato for "Digitalizado":

Clique no botão "Atualizar".
Sistema exibe a pergunta "Contrato enviado ao consultor?"
1. Sim - Sistema atualiza a situação para "Enviado consultor".
  1. Sistema envia o email ao consultor informando que o contrato foi enviado pelo comercial para ser arquivado.

Quando a situação do contrato for "Enviado consultor":

Clique no botão "Atualizar".
Sistema exibe a pergunta "Contrato arquivado?"
1. Sim - Sistema atualiza a situação para "Arquivado".
  1. Sistema seleciona o campo "Concluído" como verdadeiro
  2. Sistema seleciona o campo "Fechado" da renovação como verdadeiro
  3. Sistema atualiza a situação da renovação para "Concluída"

Notas para o administrador

Modelo de dados

Contrato

Campo	Tipo	Descrição
% de multa para 1o.ano	Porcentagem(10, 2)	Indica o % de multa previsto no contrato com fit-out quando o lojista rescinde no 1º ano
% de multa para 2o.ano	Porcentagem(10, 2)	Indica o % de multa previsto no contrato com fit-out quando o lojista rescinde no 2º ano
% de multa para 3o.ano	Porcentagem(10, 2)	Indica o % de multa previsto no contrato com fit-out quando o lojista rescinde no 3º ano
% de sinal do CDU	Porcentagem(10, 2)	Indica o % do CDU que deverá ser pago na assinatura do contrato
% do CDI para correção do mútuo	Porcentagem(10, 4)	Indica o % do CDI que deve ser utilizado para corrigir o saldo devedor do mútuo
Asset	Pesquisa(Usuário)	Identifica o usuário do sistema que representa o Asset Manager responsável pela aprovação da proposta
Assinado pelo cliente	Caixa de seleção	Indica se o contrato foi assinado pelo cliente
Atividade SAP	Pesquisa(Atividade)	Indica a atividade SAP para o contrato
Categoria	Pesquisa(Categoria)	Identifica a categoria de loja que originou o contrato
Considerações operacionais	Texto(5000)	Considerações operacionais da proposta
Contato	Pesquisa(Contato)	Identifica a pessoa na empresa do cliente que é responsável pelo contrato
Contato do locatário	Pesquisa(Contato)	Identifica a pessoa que recebe as mensagens do processo enviadas para o locatário
Contrato	Numeração automática	Numeração gerada para o Contrato no formato: CL-{000000}
Data da assinatura do locatário	Data	Data em que o locatário assinou o contrato
Data da assinatura do superintendente	Data	Data em que o superintendente assinou o contrato
Data da inauguração	Data	Data da inauguração da loja do contrato
Data de aprovação	Data	Data em que o contrato foi aprovado.
Data de assinatura da empresa	Data	Data em que o contrato foi assinado pela empresa
Data da entrega da EUC	Data	Data que o shopping vai disponibilizar a unidade locatícia para o lojista
Data da entrega do projeto	Data	Data em que o projeto foi entregue
Data de início	Data	Data de início do processo de assinatura do contrato
Data de início da vigência	Data	Indica a data de início da vigência do contrato
Data de término	Data	Data de término do processo de assinatura do contrato
Data de término da vigência	Data	Indica a data de término da vigência do contrato
Data do contato	Data	Indica a data do contrato
Dia de pagamento aluguel percentual	Número(2, 0)	Indica o dia para pagamento do aluguel percentual
Dia de pagamento encargos específicos	Número(2, 0)	Indica o dia para pagamento dos encargos específicos
Dia de vencimento do aluguel	Número(2, 0)	Indica o dia do vencimento do aluguel
Dia de vencimento do condomínio	Número(2, 0)	Indica o dia do vencimento do condomínio
Dias de carência encargos comuns	Número(3, 0)	Indica a quantidade de dias de carência da proposta
Experiências comerciais	Moeda(10, 2)	Descrição geral das experiências comerciais do lojista
Fechado	Caixa de seleção	Indica se o processo de assinatura do contrato está fechado ou em andamento
Finalidade	Texto(2000)	Indica a finalidade do contrato
Gerente comercial	Pesquisa(Usuário)	Identifica o usuário que representa o gerente comercial responsável pelo contrato
Grupo SAP	Pesquisa(Grupo)	Identifica o grupo SAP do contrato
ID Externo	Texto(20)	Código para identificação do contrato no sistema externo
Início da elaboração do contrato	Data	Data em que o analista de contrato confirmou a documentação do locatário
Início para pagamento do mútuo	Data	Data prevista para início do pagamento do mútuo
Locador	Pesquisa(Conta)	Identifica a empresa que é proprietária do shopping
Locatário	Pesquisa(Conta)	Identifica a empresa que alugou a loja
Locação	Pesquisa(Locação)	Identifica o processo de locação que originou o contrato
Marca	Pesquisa(Conta)	Identifica a marca que originou a contrato
Mês data base	Texto(50)	Indica o mês da data base do contrato
Modelo de contrato	Lista de opções	Indica o nome da página visualforce que será utilizada para gerar o arquivo pdf do contrato
Nova condição contratual	Texto(5000)	Condição contratual proposta
Novo % de AMM	Porcentagem(10, 4)	Indica o novo % de AMM, quando o tipo de consolidação for igual a AMM
Número	Texto(30)	Número para identificação do contrato
Número de parcelas do CDU	Número(3, 0)	Indica o número de parcelas para pagamento do saldo do CDU
Número de parcelas do mútuo	Número(3, 0)	Indica o número de parcelas para pagamento do saldo do mútuo
Observações aluguel mínimo	Texto(32768)	Observações para o aluguel mínimo
Observações aluguel percentual	Texto(32768)	Observações para o aluguel percentual
Observações condições especiais	Texto(32768)	Observações para condições especiais
Observações contratuais	Texto(32768)	Observações contratuais
Observações encargos comuns	Texto(32768)	Observações para encargos comuns
Observações encargos específicos	Texto(32768)	Observações para o encargos específicos
Observações para fit-out	Texto(32768)	Observações para fit-out
Observações para mútuo	Texto(32768)	Observações para mútuo
Outra opção de consolidação	Texto(80)	Descreve a regra de consolidação quando o período de consolidação for igual a “Outra opção”
Período da consolidação	Lista de opções	Quando o contrato contemplar consolidação, indica o momento em que deve ocorrer a consolidação, valores: 1o. para 2o. Ano, 2o. para 3o. Ano, 3o. Para 4o. Ano, 4o. para 5o. Ano, Outra opção
Prazo do contrato	Número(2, 0)	Prazo de duração do contrato em anos
Proposta	Pesquisa(Proposta)	Identifica a proposta que originou o contrato
Proposta com fifty	Caixa de seleção	Indica se a proposta tem um segundo comissionado
Prospecção	Pesquisa(Prospecção)	Identifica o processo de prospecção que originou a proposta
Quantidade Período AMM	Resumo da totalização (COUNT Período do contrato)	Totalização do período quando Tipo de cálculo for AMM
Quantidade Período CTO	Resumo da totalização (COUNT Período do contrato)	Totalização do período quando Tipo de cálculo for CTO
Renovação	Pesquisa(Renovação)	Identifica a renovação que originou o contrato
Responsável pela negociação	Pesquisa(Usuário)	Identifica o usuário que originou o contrato
Revisão	Número(3, 0)	Número para identifica a versão do documento
Sazonalidade para dezembro	Porcentagem(5, 2)	Identifica o percentual de sazonalidade para o mês de dezembro
Sazonalidade para maio	Porcentagem(5, 2)	Identifica o percentual de sazonalidade para o mês de maio
Sazonalidade para novembro	Porcentagem(5, 2)	Identifica o percentual de sazonalidade para o mês de novembro
Segundo comissionado	Pesquisa(Usuário)	Identifica o segundo comissionado quando a proposta tem “fifty”
Shopping	Pesquisa(Shopping)	Identifica o shopping que originou o contrato
Situação	Lista de opções	Identifica a situação do contrato no processo de assinatura, valores: Novo, Documentos conferidos, Gerado, Em aprovação, Aprovado, Reprovado, Assinado pelo cliente, Assinado pela empresa, Pasta criada, Enviado para locatário, Pendência, Assinado pelo locatário, Assinado pelo lojista, Aguardando assinatura, Recebido, Enviado faturamento, Assinado superintendente, Enviado comercial, Assinado gerente, Digitalizado, Enviado consultor, Arquivado
Soma AMM	Resumo da totalização (SUM Período do contrato)	Soma para quando o Tipo de cálculo for AMM
Soma CTO	Resumo da totalização (SUM Período do contrato)	Soma para quando o Tipo de cálculo for CTO
Subgrupo SAP	Pesquisa(Subgrupo)	Identifica o subgrupo do contrato
Tem consolidação	Caixa de seleção	Indica se a proposta deve contemplar regra de consolidação
Tem fiador	Caixa de seleção	Indica se o contrato tem fiador
Tem fit-out	Caixa de seleção	Indica se a proposta deve contemplar regra de fit-out
Tem mútuo	Caixa de seleção	Indica se a proposta deve contemplar mútuo
Término da elaboração do contrato	Data	Data em que o analista de contrato recebeu a minuta do advogado do shopping
Tipo de carência	Lista de opções	Identifica o tipo de carência da proposta, valores: Aluguel, Total ou Nenhuma
Tipo de condomínio	Lista de opções	Identifica o tipo de condomínio da proposta, valores: Fixo ou Rateio
Tipo de condomínio para consolidação	Lista de opções	Identifica o tipo de condomínio para consolidação, valores: Fixo ou Valor
Tipo de consolidação	Lista de opções	Identifica o tipo de consolidação, valores: AMM ou CTO
Tipo de contrato	Lista de opções	Identifica o tipo de fundo de promoção da proposta, valores: Fixo, Rateio ou 20% do aluguel
Tipo de fundo promoção para consolidação	Lista de opções	Indica o tipo de fundo de promoção que deve ser utilizado depois da consolidação, valores: Fixo, Rateio ou 20% do aluguel
Tipo de prazo	Lista de opções	Indica o tipo de prazo para o contrato, valores: Determinado ou Indeterminado
Unidade	Pesquisa(Unidade)	Identifica a unidade locatícia que originou o contrato
Validado	Caixa de seleção	Indica se o contrato foi validado
Valor do aluguel	Moeda(10, 2)	Valor do aluguel para locação temporária
Valor do aluguel %	Porcentagem(3, 2)	Valor do aluguel percentual
Valor do AMM médio por m2	Fórmula (Moeda)	Valor do aluguel mínimo mensal médio por m2
Valor do CDU	Moeda(10, 2)	Indica o valor digitado para o CDU/m2 da proposta
Valor do contrato	Moeda(10, 2)	Valor do contrato
Valor do CTO médio	Fórmula (Moeda)	Valor do CTO médio
Valor do fit-out	Moeda(10, 2)	Indica o valor do fit-out da proposta
Valor do mútuo	Moeda(10, 2)	Indica o valor do mútuo
Valor fixo condomínio para consolidação	Moeda(10, 2)	Indica o valor fixo do condomínio depois da consolidação
Valor fixo do condomínio	Moeda(10, 2)	Quando o tipo de condomínio for fixo, indica o valor do condomínio
Valor fixo do fundo de promoção	Moeda(10, 2)	Quando o tipo de fundo de promoção for fixo, indica o valor do fundo de promoção
Valor fixo fundo promoção consolidação	Moeda(10, 2)	Quando o tipo de fundo de promoção for fixo, indica o valor do fundo de promoção para ser utilizado depois da consolidação
Valor total do CDU	Fórmula (Moeda)	Valor total do CDU
Versão ativa	Pesquisa(Versão do contrato)	Identifica a versão ativa do contrato
Versão da proposta	Pesquisa(Versão da proposta)	Identifica a versão da proposta
VGL	Moeda(16, 2)	Valor do VGL

Período do contrato

Campo	Tipo	Descrição
Contrato	Pesquisa(Contrato)	Contrato do período
Ordem	Número(2,0)	Indica a ordem do período na coleção da proposta.
Período	Texto(80)	Nome do período
Tipo de cálculo	Lista de opções	Indica se o cálculo do período será feito sobre aluguel ou contribuição. Valores: AMM ou CTO
Tipo de condomínio	Lista de opções	Identifica o tipo de condomínio quando o contrato for misto. Valores: Fixo ou Rateio
Tipo de fundo de promoção	Lista de opções	Identifica o tipo de fundo de promoção quando o contrato for misto. Valores: Fixo, Rateio ou 20% do aluguel
Tipo valor do aluguel	Lista de opções	Identifica o tipo do valor do aluguel. Valores: m2 ou Total
Valor do aluguel %	Porcentagem(10, 4)	Indica o percentual utilizado para calcular o valor do aluguel a partir do faturamento do lojista
Valor do AMM (Locação temporária)	Moeda(10, 2)	Valor do aluguem mínimo mensal para locação temporária
Valor do AMM	Fórmula (Moeda)	Indica o resultado de: Área da loja do contrato * Valor do AMM/m2
Valor do AMM/m2	Moeda(10, 4)	Indica o valor proposta para o aluguel médio por m2 no período
Valor do CTO	Fórmula (Moeda)	Indica o resultado de: Área da loja do contrato * Valor do CTO/m2
Valor do CTO %	Porcentagem(10, 4)	Indica o percentual utilizado para calcular o valor da contribuição total para ocupação a partir do faturamento do lojista
Valor do CTO/m2	Moeda(10, 4)	Indica o valor unitário proposto para o CTO do período
Valor fixo do condomínio	Moeda(10, 2)	Indica o valor fixo do condomínio quando o tipo de contrato é misto e o tipo de condomínio é fixo
Valor fixo do fundo de promoção	Moeda(10, 2)	Indica o valor fixo do fundo de promoção quando o tipo de contato é misto e o tipo de fundo de promoção é fixo.
Valor fixo total	Moeda(16, 2)	Indica o valor fixo do fundo de promoção

Documento do contrato

Campo	Tipo	Descrição
Contrato	Pesquisa(Contrato)	Contrato do documento
Documento	Texto(80)	Nome do documento
Observação	Texto(1000)	Observação complementar sobre o documento, registrada pelo responsável pela negociação
Pendência	Texto(1000)	Descrição da pendência identificada na conferência do documento.
Situação	Lista de opções	Indica a situação do documento no processo de assinatura do contrato. Valores: Aguardando, Anexado, Conferido ou Pendência
Tipo de documento	Lista de opções	Tipo do documento do contrato. Valores: Contrato de locação, Contrato social, RG, CPF

Participantes do contrato

Campo	Tipo	Descrição
Contato	Pesquisa(Contato)	Contato do Participante
Contrato	Pesquisa(Contrato)	Contrato do Participante
Papel	Lista de opções	Identifica o papel da pessoa no contrato. Pode ser: Representante da empresa, Pessoa física ou Fiador
Participante do contrato	Numeração automática	Numeração gerada para o Participante do Contrato no formato: PCT-{0000}

Alertas de email

Evento	Recurso	Alerta de email	Modelo de email	Destinatários
Proposta aprovada	Process builder: Contrato	Novo contrato	Novo contrato	Consultor (responsável pela negociação)
Proposta aprovada	Process builder: Contrato	Documentos do contrato de locação temporária	Solicitação de documentos	Contato do locatário
Documentos conferidos	Flow: Contrato	Gerar contrato (analista de contratos)Gerar	Novo contrato (analista de contrato)	Papel: Analista de contrato
Contrato gerado	Regra de fluxo de trabalho	Contrato gerado	Contrato gerado	Consultor (responsável pela negociação)
Enviado para o comercial	Flow: Contrato	Contrato enviado ao comercial	Contrato enviado ao comercial	Grupo: Comercial (assistente da diretoria)
Enviado para arquivo	Flow: Contrato	Contrato enviado ao consultor (arquivo)	Contrato enviado ao consultor (arquivo)	Consultor (responsável pela negociação)

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