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Este módulo é responsável pelo controle de pagamento do contas de energia do imóvel administrado pela empresa.
| Table of Contents |
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Regras de negócio
Lançamentos do encargo
Se o imóvel está disponível, a responsabilidade final pelo pagamento é sempre do locador. Mesmo assim, pode ser que o pagamento das contas de energia seja feito pela administradora e, neste caso, o valor será lançado no contrato de administração do locador para reembolso.
Se o imóvel está locado, a responsabilidade final pelo pagamento é sempre do locatário
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, imóveis locados não são exibidos na pesquisa de imóvel.
Quando um encargo é cadastrado, dependendo da combinação da situação do imóvel e do pagante, o sistema cria os lançamentos abaixo:
Situação | Responsabilidade | Pagante | Contrato de administração | Contrato de locação | Pendência | Documento a pagar |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Disponível | Locador | Locador | ||||
| Disponível | Locador | Administradora |
| Cria documento |
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- Creditar locador
- Debitar locatário
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- Debitar locador
- Creditar administradora
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- Debitar locatário
- Creditar locador
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- Debitar locador
- Creditar administradora
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Processo
Início do processo
O processo começa quando o gerente de relacionamento recebe a conta de energia.
Término do processo
O processo termina quando o gerente de relacionamento anexa o comprovante de pagamento do encargo ao registro.
Operações do sistema
Cadastrar Conta de Energia
Para cadastrar um novo encargo, siga os passos abaixo.
- Selecione a guia "Encargos".
- Clique no botão "Novo".
- Selecione a opção "Energia" para o tipo de encargo.
- Preencha o formulário com as informações do boleto de energia.
- Selecione o imóvel vinculado a conta.
- Digite a "Data de emissão" do boleto.
- Insira a "Data de vencimento" do boleto.
- Digite o "Número de referência" de referencia da cobrança emitida pelo municipio.
- Informe o período de apuração do documento nos campos "inicio de apuração" e "fim de apuração".
- Preencha o campo "Valor do documento" com o valor total a ser pago.
- O Campo "Pagante" varia de acordo com o campo Disponível para locação do objeto Imóvel e é preenchido de maneira automatizada.
- Se o imóvel estiver "Disponível para locação", o valor deve ser igual o "Pagante de Energia " do objeto Imóvel.
- Se o campo "Disponível para locação" não estiver selecionado, o valor deste campo deve ser igual o Pagante de energia do objeto Contrato do tipo Locação.
- Clique no botão "Salvar".
- O Sistema cria um novo registro no objeto "Encargo" do tipo energia.
- Se o pagante for a "Administradora":
- O Sistema cria novo registro no objeto "Documento a pagar".
Receber comprovante
Após realizar o cadastro do encargo o sistema permite o recebimento de comprovante do encargo cadastrado.
Clique na guia Encargos
Selecione o registro do encargo no qual deseja informar o recebimento do comprovante.
Clique no botão de ação "Receber comprovante".
O Sistema exibe uma tela para upload de arquivo.
Arraste o arquivo do comprovante recebido
Clique no botão "Salvar".
O Sistema realiza algumas validações antes de confirmar o recebimento do comprovante
Se o arquivo não for inserido, o sistema informa o usuário com mensagem "É obrigatório realizar o upload do arquivo".
Se o campo Situação do objeto encargo é igual a "Recebido",o sistema entende que este documento já foi anexado e informa o usuário com a mensagem "O comprovante de pagamento deste encargo já foi recebido".
Ao final do processo de receber comprovante o sistema atualiza os campos do objeto Encargo.
O campo Situação é igual a "Recebido".
O campo "Recebido em" é igual a data da atualização do registro.
O campo "Recebido por" é igual ao usuário que realizou a alteração.
O arquivo anexado fica disponível na guia relacionada "Arquivos" do objeto encargo.
Notas Para o administrador
Pré requisitos para implantação
Cadastrar beneficiário de energia
O campo "Beneficiário de energia " deve ser preenchido no registro do objeto cidades.
Cadastrar Taxa de serviço
Ao cadastrar uma nova captação o campo "taxa de serviço para encargo", indica a porcentagem sobre o valor do encargo, que a administradora receberá caso seja responsável pelo pagamento do encargo. Este campo é necessário para que o módulo de encargos funcione corretamente.
Quando uma captação é aprovada, o sistema gera um contrato do tipo "administração",atualizando o campo "Taxa de serviço para
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encargo" do contrato com base no campo existente na captação.
Num eventual processo de locação, no momento em que a proposta é aprovada o sistema gera um contrato do tipo "Locação" e replica a informação da "taxa de serviço para encargo" do contrato de administração do imóvel da locação , no campo "taxa de serviço para encargo" do contrato de locação.
Validações
A Data de inicio de apuração deve ser menor do que data de fim de apuração, o sistema informa o usuário com a mensagem "A Data fim de apuração deve ser maior do que a data inicio de apuração" , se este critério não for atendido.
O sistema impede o cadastro de um novo encargo de energia caso o beneficiário não esteja cadastrado.
O sistema não permite mais de um registro de conta de energia para o mesmo imóvel com a mesma data de vencimento, ele exibe a mensagem ao usuário "Já existe conta de energia com a mesmo vencimento atribuído ao imóvel", e impede o cadastro da informação.
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