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O processo de locação descreve as atividades realizadas pela equipe comercial para atender o cliente (locatário) interessado em alugar um imóvel. Ele é dividido no snapProperty em Atendimento, visita, proposta, cadastro, vistoria e contrato etapas que serão descritas abaixo.

Início do processo

O processo de locação pode ser iniciado de algumas formas que serão descritas abaixo:

Cliente entra em contato pelo "Contact Center":

Locação passiva. Neste cenário o cliente entra em contato com o "Contact center" para solicitar informação sobre algum imóvel da empresa. Neste caso, o atendente registra a solicitação do cliente e o sistema cria automaticamente um novo processo de locação para o primeiro consultor da fila de locação, que recebe um email para informá-lo sobre o novo processo de locação.

Consultor identifica um possível cliente:

Locação ativa. Neste cenário o consultor entra em contato com o cliente e cadastra o novo processo de locação.

Locação digital

Cliente acessa a plataforma digital de locações, se cadastra e inicia o processo de locação ao buscar imóveis.

Lead de portal

Cliente encontra o anuncio do imóvel em um portal como Zal, Olx ou Viva real , entra em contato com a administradora via portal, o sistema recebe esse contato, cria um prospect , processa esse registro e cria uma locação atribuindo ela a um consultor.

Etapas da locação

O processo de locação foi dividido em sete etapas, descritas a seguir.

1. Atendimento

O processo de locação começa quando o cliente entra em contato com a administradora, através de um dos canais disponíveis (telefone, email chat, portal). Se o chego via contact center, o atendente cadastra o cliente e as principais características do imóvel procurado, caso contrário o atendimento é criado pelo sistema. No final do atendimento, um novo processo de locação é criado e atribuído ao primeiro consultor da fila de locação. Veja mais em Atendimento.

2. Perfil

Depois do processo de locação ser criado, o cliente seleciona suas preferências na busca o que atualiza seu perfil no caso da locação digital, nos demais meios, o consultor entra em contato com o cliente para aprofundar seu entendimento sobre as características do imóvel procurado. Com base nas informações coletadas, o consultor seleciona os melhores imóveis disponíveis e envia para o cliente analisar por email. Saiba mais sobre este processo.

3. Visita

Os imóveis escolhidos na etapa anterior podem gerar um processo de visita, o sistema cria uma nota tarefa de visita para o consultor. A partir disso, o consultor pode agenda e confirmar uma visita, os horários disponíveis e os intervalos entre cada visita são parametrizáveis e podem variar de acordo com as preferências de cada organização.

Para saber mais sobre esta etapa, consulte o artigo Visita para Locação.

4. Proposta

Após a visita, avançamos mais uma etapa no caminho de locação. É nessa fase que o futuro locatário pode fazer uma proposta para o imóvel, o sistema controla o processo de proposta, com prazos taxas e valores parametrizados, após o cadastro da proposta ela pode ser enviado para aprovação, com base em critérios ou alçadas que podem variar de acordo com cada organização.

Para saber mais sobre esta etapa, consulte o artigo Proposta para locação.

5. Vistoria

Hora de agendar O processo de vistoria controla o agendamento de uma vistoria do Imóvel e gerar gera o laudo que descreve o estado atual do Imóvel, o laudo pode ser assinado tanto digitalmente quanto manual.

Para saber mais, consulte o artigo "Vistoria para locação".

6. Cadastro

Depois que Quando a proposta é aprovada e a vistoria é feitacriada, o sistema cria um novo processo para aprovar o aprovação do cadastro de locatário e a garantia para o contrato de locação.do locatário, é neste processo que a ficha cadastral de locatários e fiadores é avaliada e aprovada.

Para saber mais sobre esta etapa, consulte o artigo Cadastro para locação.

7. Contrato

É nesta fase que a locação se concretiza de fato. O contrato é gerado a partir do acordo entre Administradora e Locador e enviado para assinaturas, via assinatura eletrônica ou processo manual.

Para mais informações, consulte o artigo "Contrato para locação".

Papéis da locação

PapelDescriçãoAtendenteCapta os primeiros dados do cliente e suas intenções iniciais de

locação

.Gerente comercialContata o cliente e apresenta as locações que mais se encaixam no perfil, nas necessidades e desejos do Locador.Gerente de equipeOrganiza e lidera a equipe de gerentes comerciais.VistoriadorGarante que qualquer avaria no imóvel esteja documentada na Vistoria.

Atividades da locação

No fluxo abaixo estão identificadas as atividades realizadas pela equipe durante o processo de locação.

Lucidchart

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Eventos da locação

Na tabela abaixo estão descritos os eventos disparados ao longo do processo de locação e os reflexos nos objetos "Locação", "Contrato" e "Imóvel".

#EventoFase da locaçãoSituação da
locaçãoSituação do
contrato

Situação do
imóvel

disparo 1Imóvel selecionadoPerfil

Imóvel
selecionado

Disponível

Process builder: alerta atendimento

Fluxo: email atendimento

Process builder: Visita

2Visita agendadaVisitaVisita
agendadaDisponívelProcess builder: Visita3Visita realizadaVisitaVisita
realizadaDisponívelFluxo: Visita para locação4Visita ReagendadaVisita

Nova

-Process builder: Visita5Visita CanceladaVisita-Disponível

Fluxo: Cancelar visita

Process builder: visita

6Proposta cadastradaProposta

Proposta
cadastrada

Proposta
cadastradaProcess builder: Alertas proposta7Proposta em aprovaçãoPropostaProposta
aprovaçãoProposta
aprovaçãoProcesso de aprovação Proposta: Locação proposta _locacao8Proposta aprovadaPropostaProposta
aprovadaProposta
aprovadaProcesso de aprovação Proposta: Locação proposta _locacao9Proposta reprovadaPropostaProposta cadastradaProposta
cadastradaProcesso de aprovação Proposta: Locação proposta _locacao10

Proposta

Cancelada

PropostaProposta cadastradaDisponívelFluxo: Cancelar proposta11Vistoria agendada --Novo12Vistoria RealizadaVistoriaCadastro
aprovadoNovoVistoria13Cadastro criadoCadastro-Novo14Cadastro enviado para aprovaçãoCadastro-Novo15Cadastro aprovadoCadastroVistoria
realizadaLiberadoCadastroProcess builder: Cadastro16Contrato validadoContratoContrato
validadoLiberadoAssinaturaFluxo: Contrato de locação 17Contrato geradoContratoContrato
validadoGeradoAssinaturaProcess builder: Contrato10Contrato assinado pelo locatário
(ver nota)ContratoContrato
assinado

Assinado

LocadoFluxo: Contrato de locação 11Entrega de chavesContratoContrato ativadoAtivadoLocadoFluxo: Contrato de locação

Nota sobre os eventos

Quando o contrato é assinado pelo locatário, o sistema realiza as seguintes ações:
1. Altera o campo "Disponível" do objeto "Imóvel" para "Falso" e a partir deste momento o imóvel deixa de ser exibido no resultado da busca para novas locações.
2. Atualiza o objeto "Locação":
  1. Altera o campo "Assinado" para "Verdadeiro" ( a partir deste momento a locação é considerada como performada para efeito de meta e comissão.)
  2. Atualiza o campo "Data da assinatura".
  3. A partir deste momento a locação é considerada como concluída.

Modelo de emailSituação da locaçãoAlerta por email Notificação personalizadadisparo DestinatárioAtendimento locaçãoNovaAtendimento locação (Atendimento_locacao)-

Process builder: alerta atendimento

Fluxo: email atendimento

Contato: ContatoVisita cadastrada locação digitalNovaNova visita locação digital ( nova_visita_locacao_digital)Nova visita cadastrada (visita cadastrada)Process builder: Visita Proprietário do registroVisita agendada (locatário)Visita agendadaVisita agendada (locatário) (Visita_agendade_locatario)-Process builder: VisitaContato do locatárioVisita agendada locadorVisita agendadaVisita agendada (locador) (Visita_agendada_locador)-Process builder: VisitaContato do locadorVisita reagendadaNovaVisita reagendada (visita_reagendada)Notificar consultor visita reagendada (visita reagendada)Process builder: Visita

Proprietário do registro

Contato do locatário

Visita reportada ao locatário

Visita realizadaVisita reportada ao locatário (Visita_reportada_ao_locatario)-Fluxo: Visita para locaçãoContato do locatárioVisita cancelada locatárioNão se alteraVisita cancelada ao locatário (Visita_cancelada_locatario)-Fluxo: Cancelar visitacontato do locatárioVisita cancelada locatárioNão se alteraVisita cancelada ao locatário (Visita_cancelada_locatario)Visita cancelada consultor (visita cancelada)Process builder: visita contato do locatárioVisita cancelada locadorNão se alteravisita cancelada locador (visita_cancelada_locador)-Fluxo: Cancelar visitaContato do locadorProposta digital cadastrada Proposta cadastradaNova proposta locação digital ( Nova_proposta_locacao_digital)Notificar consultor (Nova proposta)Process builder: Alertas propostaProprietário do registroProposta enviada - locatárioProposta cadastradaProposta enviada locatário(proposta_enviada_locatario)-Process builder: Alertas propostaContato do locatárioProposta (ao locador) Proposta cadastradaProposta em aprovação (locador) (Proposta_em_aprovacao_locador)-Process builder: Alertas proposta Contato do locador - Não altera situação da locação -Proposta cancelada
(Proposta reprovada)Process builder: Alertas proposta Proprietário do registroAprovação de proposta locatárioProposta cadastrada

Aprovação de proposta ao locatário (Aprovacao_proposta_locatario)

Processo de aprovação Proposta: Locação proposta _locacaoContato do locatárioReprovação da proposta (ao locatário)Proposta cadastradaProposta rejeitada locatário (proposta_rejeitada_locatario)Processo de aprovação Proposta: Locação proposta _locacaoContato do locatárioCancelamento de locação ao locatárioCanceladacancelamento de locação locatário (cancelamento_de_locacao_locatario)Fluxo: cancelar locação (Cancelar_locacao)Contato do loctárioRecebimento de cadastro – locatárioRecebimento de cadastro locatário (recebimento_de_cadastro_locatario)Process builder: CadastroContato do locatário Aprovação de cadastros ( locatário)

Aprovação do cadastro(ao locatário) (Aprovacao_cadastro_locatario)

Process builder: CadastroContato do locatárioCadastro aprovado (locador)

cadastro aprovado (locador) (cadastro_aprovado_locador)

Process builder: cadastro Contato do locador

Contrato assinado - locador

Contrato assinado locador (Contrato_assinado_locador)Fluxo: Contrato de locação Contato do locadorContrato assinado locatárioContrato assinado locatário (Contrato_assinado_locatario_fim)Fluxo: Contrato de locação Contato do locatário Agendamento de vistoria - LocadorAgendamento de vistoria - (Agendamento_vistoria)

Fluxo: Agendamento de vistoria

Process builder: Email vistoria de entrada

Contato do locadorAgendamento de vistoria - LocatárioAgendamento vistoria de entrada -locatário (Agendamento_vistoria_entrada_locatario)