Este artigo descreve as atividades e operações de sistema realizadas pela equipe para gerar um contrato de locação temporária e controlar as etapas de assinatura.
Descrição do processo
Início do processo
O processo começa quando:
- Uma proposta é aprovada.
Término do processo
O processo termina quando:
- O contrato é gerado, assinado e arquivado.
- O contrato é cancelado.
Atividades
Sistema
Iniciar contrato
O sistema inicia o processo do contrato quando uma proposta é aprovada, gerando os documentos necessários para que o consultor prossiga com o processo. Neste momento a situação do contrato é definida como "Novo".
Consultor
Anexar documentos
O consultor verifica os documentos necessários para o contrato, faz a coleta desses documentos, anexa-os e envia para aprovação para a analista de contrato.
Validar contrato
O consultor valida se os campos necessários para o contrato estão preenchidos corretamente.
Aprovar documentos
A analista de contrato recebe para aprovação os documentos que foram anexados, verificando se os mesmos estão corretos. Após a aprovação a analista de contrato define a situação do contrato como "Documentos conferidos".
Gerar contrato
Após a aprovação dos documentos, a analista de contrato gera o contrato. Neste momento a situação do contrato é definida como "Gerado".
Enviar contrato para assinatura
Após o contrato ser gerado, o consultor é notificado para prosseguir com o processo, o próximo passo é enviar o contrato para colher as assinaturas. Após as assinaturas colhidas, a situação do contrato é definida como "Assinado pelo cliente".
Enviar para faturamento
Após o consultor receber o contrato assinado, ele envia o mesmo para faturamento. Neste momento a situação do contrato é definida como "Enviado faturamento".
Coletar assinatura superintendente
Após o envio para o faturamento, o consultor envia o contrato para ser assinado pelo superintendente. Neste momento a situação do contrato é definida como "Assinado superintendente".
Enviar ao comercial
Após ser assinado pelo superintendente, o contrato é enviado ao escritório para a coleta da assinatura do gerente comercial. Neste momento a situação do contrato é definida como "Enviado comercial".
Digitalizar contrato
O analista comercial irá digitalizar o contrato, após ter em mãos todas as assinaturas colhidas. Neste momento a situação do contrato é definida como "Digitalizado".
Enviar vias do contrato para o consultor
Após digitalizar o contrato, o analista comercial devolve 2 vias para o consultor, dessa forma, a situação do contrato é definida como "Enviado consultor".
Arquivar via do contrato original
O analista comercial arquiva o contrato no sistema, encerrando o processo. Nesse momento a situação do contrato é definida como "Arquivado".
Regras de negócio
Períodos do contrato
- Prazo determinado: quando o contrato tem o tipo de prazo determinado, o usuário define uma data inicial de vigência e o prazo em meses, logo após o sistema informa a data final de vigência.
- Prazo indeterminado: quando o contrato tem o tipo de prazo indeterminado, o usuário define apenas a data inicial de vigência.
Cancelamento
O contrato só pode ser cancelado se ele ainda não tiver sido assinado pelo locatário. Caso ele já tenha sido assinado, é possível rescindir o mesmo.
Documentos para elaboração do contrato
Os documentos necessários para a elaboração do contrato são:
- RG do representante da empresa
- CPF do representante da empresa
- Cartão de inscrição do CNPJ
- Estatuto social
- Ata de Eleição da Diretoria
- Contrato Social
Situação do contrato
Situação | Descrição | Pode editar |
|---|---|---|
| Novo | É a situação atribuída quando o contrato é criada ou editado. | |
| Documentos conferidos | É a situação definida quando o analista de contrato aprova os documentos. | |
| Gerado | É a situação atribuída quando o analista de contrato gera o contrato. | |
| Assinado pelo cliente | É a situação atribuída quando o consultor coleta as assinaturas. | |
| Enviado faturamento | É a situação definida quando o consultor envia o contrato para faturamento. | |
| Assinado superintendente | É a situação atribuída quando o contrato foi assinado pelo superintendente. | |
| Enviado comercial | É a situação definida quando o contrato é enviado ao escritório central. | |
| Digitalizado | É a situação atribuída quando o analista comercial digitaliza o contrato. | |
| Enviado consultor | É a situação atribuída quando o analista comercial envia as vias do contrato para o consultor | |
| Arquivado | É a situação atribuída o analista comercial arquiva o contrato no sistema. |
Operações de sistema
Anexar documentos
Para anexar documentos no contrato, siga os passos abaixo.
- Selecione o contrato.
- Clique na aba "Documentos".
- Selecione o documento que deseja anexar.
- No documento, clique na aba "Anexo".
- Clique no botão "Carregar arquivos".
- Selecione o arquivo desejado, espere o carregamento.
- Clique no botão "Concluído".
Gerar documento
Para gerar o documento de contrato, siga os passos abaixo.
- Selecione o contrato.
- Clique no botão "Gerar documento".
- O sistema irá realizar as seguintes verificações:
- Verifica se foi definida o Tipo de Unidade para a unidade do contrato.
- Verifica se foi preenchida a variável contendo o nome da página Visual Force para o documento.
- O sistema atualizar a situação do contrato para "Gerado".
Validar contrato
Para validar o contrato, siga os passos abaixo.
- Selecione o contrato.
- Clique no botão "Validar".
- Os seguintes campos são validados para o contrato:
- Para o locador:
- Razão social
- Cidade
- Estado (UF)
- Logradouro
- CEP
- CNPJ
- Para o locatário:
- Razão social
- Logradouro
- Cidade
- Estado (UF)
- CEP
- CNPJ
- Para os participantes do tipo "Representante do contrato":
- Contato
- Estado civil
- Profissão
- Número do documento
- Órgão emissor do documento
- CPF
- Endereço
- CEP
- Cidade
- Para o locador:
- Os seguintes campos são validados para o contrato:
Notas para o administrador
Modelo de dados
Contrato
| Campo | Tipo | Descrição |
|---|---|---|
| % de multa para 1o.ano | ||
| % de multa para 2o.ano | ||
| % de multa para 3o.ano | ||
| % de sinal do CDU | ||
| % do CDI para correção do mútuo | ||
| Asset | ||
| Assinado pelo cliente | ||
| Atividade SAP | ||
| Categoria | ||
| Considerações operacionais | ||
| Contato | ||
| Contato do locatário | ||
| Contrato | ||
| Data da assinatura do locatário | ||
| Data da assinatura do superintendente | ||
| Data da entrega da EUC | ||
| Data da entrega do projeto | ||
| Data da inauguração | ||
| Data de aprovação | ||
| Data de assinatura da empresa | ||
| Data de início | ||
| Data de início da vigência | ||
| Data de término | ||
| Data de término da vigência | ||
| Data do contato | ||
| Dia de pagamento aluguel percentual | ||
| Dia de pagamento encargos específicos | ||
| Dia de vencimento do aluguel | ||
| Dia de vencimento do condomínio | ||
| Dias de carência Encargos comuns | ||
| Experiências comerciais | ||
| Fechado | ||
| Finalidade | ||
| Gerente comercial | ||
| Grupo SAP | ||
| ID Externo | ||
| Início da elaboração do contrato | ||
| Início para pagamento do mútuo | ||
| Locação | ||
| Locador | ||
| Locatário | ||
| Marca | ||
| Mês data base | ||
| Modelo de contrato | ||
| Nova condição contratual | ||
| Novo % de AMM | ||
| Número | ||
| Número de parcelas do CDU | ||
| Número de parcelas do mútuo | ||
| Observações aluguel mínimo | ||
| Observações aluguel percentual | ||
| Observações condições especiais | ||
| Observações contratuais | ||
| Observações encargos comuns | ||
| Observações encargos específicos | ||
| Observações para fit-out | ||
| Observações para mútuo | ||
| Outra opção de consolidação | ||
| Período da consolidação | ||
| Prazo do contrato | ||
| Proposta | ||
| Proposta com fifty | ||
| Proprietário | ||
| Prospecação | ||
| Quantidade Período AMM | ||
| Quantidade Período CTO | ||
| Rennovação | ||
| Responsável pela negociaçõa | ||
| Revisão | ||
| Sazonalidade para dezembro | ||
| Sazonalidade para maio | ||
| Sazonalidade para novembro | ||
| Segundo comissionado | ||
| Shopping | ||
| Situação | ||
| Soma AMM | ||
| Soma CTO | ||
| Subgrupo SAP | ||
| Tem consolidação | ||
| Tem fiador | ||
| Tem fit-out | ||
| Tem mútuo | ||
| Término da elaboração do contrato | ||
| Tipo de carência | ||
| Tipo de condomínio | ||
| Tipo de condomínio para consolidação | ||
| Tipo de consolidação | ||
| Tipo de contrato | ||
| Tipo de fundo promoção para consolidação | ||
| Tipo de prazo | ||
| Tipo de registro | ||
| Unidade | ||
| Validado | ||
| Valor do aluguel | ||
| Valor do aluguel % | ||
| Valor do AMM médio por m2 | ||
| Valor do CDU | ||
| Valor do contrato | ||
| Valor do CTO médio | ||
| Valor do fit-out | ||
| Valor do mútuo | ||
| Valor fixo condomínio para consolidação | ||
| Valor fixo do condomínio | ||
| Valor fixo do fundo de promoção | ||
| Valor fixo fundo promoção consolidação | ||
| Valor total do CDU | ||
| Versão ativa | ||
| Versão da proposta | ||
| VGL |
Período do contrato
| Campo | Tipo | Descrição |
|---|---|---|
| Contrato | Pesquisa(Contrato) | Contrato do período |
| Ordem | Número(2,0) | Indica a ordem do período na coleção da proposta. |
| Período | Texto(80) | Nome do período |
| Tipo de cálculo | Lista de opções | Indica se o cálculo do período será feito sobre aluguel ou contribuição. Valores: AMM ou CTO |
| Tipo de condomínio | Lista de opções | Identifica o tipo de condomínio quando o contrato for misto. Valores: Fixo ou Rateio |
| Tipo de fundo de promoção | Lista de opções | Identifica o tipo de fundo de promoção quando o contrato for misto. Valores: Fixo, Rateio ou 20% do aluguel |
| Tipo valor do aluguel | Lista de opções | Identifica o tipo do valor do aluguel. Valores: m2 ou Total |
| Valor do aluguel % | Porcentagem(10, 4) | |
| Valor do AMM | Moeda(10, 2) | |
| Valor do AMM (Locação temporária) | Fórmula (Moeda) | |
| Valor do AMM/m2 | Moeda(10, 4) | |
| Valor do CTO | Fórmula (Moeda) | |
| Valor do CTO % | Porcentagem(10, 4) | |
| Valor do CTO/m2 | Moeda(10, 4) | |
| Valor fixo do condomínio | Moeda(10, 2) | |
| Valor fixo do fundo de promoção | Moeda(10, 2) | |
| Valor fixo total | Moeda(16, 2) |
Documento do contrato
| Campo | Tipo | Descrição |
|---|---|---|
| Contrato | Pesquisa(Contrato) | Contrato do documento |
| Documento | Texto(80) | Nome do documento |
| Observação | Texto(1000) | Observação complementar sobre o documento, registrada pelo responsável pela negociação |
| Pendência | Texto(1000) | Descrição da pendência identificada na conferência do documento. |
| Situação | Lista de opções | Indica a situação do documento no processo de assinatura do contrato. Valores: Aguardando, Anexado, Conferido ou Pendência |
| Tipo de documento | Lista de opções | Tipo do documento do contrato. Valores: Contrato de locação, Contrato social, RG, CPF |
Participantes do contrato
| Campo | Tipo | Descrição |
|---|---|---|
| Contato | Pesquisa(Contato) | Contato do Participante |
| Contrato | Pesquisa(Contrato) | Contrato do Participante |
| Papel | Lista de opções | Identifica o papel da pessoa no contrato. Pode ser: Representante da empresa, Pessoa física ou Fiador |
| Participante do contrato | Numeração automática | Numeração gerada para o Participante do Contrato no formato: PCT-{0000} |
Alertas de email
| Evento | Recurso | Alerta de email | Modelo de email | Destinatários |
|---|---|---|---|---|
| Proposta aprovada | Process builder: Contrato | Novo contrato | Novo contrato | Consultor (responsável pela negociação) |
| Proposta aprovada | Process builder: Contrato | Documentos do contrato de locação temporária | Solicitação de documentos | Contato do locatário |
| Documentos conferidos | Flow: Contrato | Gerar contrato (analista de contratos) | Gerar contrato | Papel: Analista de contrato |
| Contrato gerado | Regra de fluxo de trabalho | Contrato gerado | Contrato gerado | Consultor (responsável pela negociação) |
Sumário do artigo
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