Faturamento

Este artigo descreve o comportamento do módulo responsável pela geração das faturas utilizadas para cobrar valores de aluguel e encargos dos locatários.

Visão geral

O faturamento representa a segunda etapa do ciclo financeiro do contrato de locação, que é responsável pela apuração e discriminação do valor a ser pago pelo locatário, onde o valor da fatura é o resultado da soma dos lançamentos atribuídos ao locatário até a data de término da apuração da fatura.

O faturamento é executado automaticamente pelo sistema, sem a necessidade de um usuário criar faturas manualmente. O serviço de faturamento é acionado através da "Data da próximo faturamento" do contrato de locação. Este serviço filtra os contratos com a "Data do próximo faturamento" igual à data do sistema e encaminha os contratos encontrados para a fila do próximo faturamento. Depois que o faturamento é executado, o sistema atualiza a "Data do próximo faturamento" para que o contrato seja faturado novamente no próximo mês.

Quando uma nova fatura é gerada, o sistema também cria um novo título a receber que representa o boleto, utilizado para realizar a cobrança da fatura.


Regras de negócio

Geração da fatura

A fatura pode ser gerada de forma automatizada ou manual.


Datas para faturamento

Hipótese 1 

Período de apuração: Mês fechado 

Tipo de vencimento: Antecipado

Descrição:
  1. Inicio de apuração = Dia 1 + ( Mês da Data de vencimento da próxima fatura + 1 mês) + Ano da Data de vencimento da próxima fatura
  2. Término de apuração = Último dia do mês da Data de vencimento da próxima fatura + ( Mês da Data de vencimento da próxima fatura + 1 mês) + Ano da Data de vencimento da próxima fatura

Hipótese 2

Período de apuração: Mês fechado 

Tipo de vencimento: Vencido

Descrição:
  1. Inicio de apuração = Dia 1 + ( Mês da Data de vencimento da próxima fatura - 1 mês) + Ano da Data de vencimento da próxima fatura
  2. Término de apuração = Último dia do mês da Data de vencimento da próxima fatura + ( Mês da Data de vencimento da próxima fatura - 1 mês) + Ano da Data de vencimento da próxima fatura



Fatura automatizada

A fatura automatizada é gerada diariamente pelo sistema através de um serviço autônomo e não requer uma operação do usuário.

A geração da fatura automatizada ocorre no dia definido pelo campo "Data do próximo faturamento" do contrato de locação.

O serviço verifica todos o contratos que estão com a (flag ativo marcada, todos que possuem o campo faturar ativo, todos que possuem data do próximo faturamento igual a hoje) ou situação do faturamento igual a pendente.

Fatura manual

A fatura manual é utilizada quando existe a necessidade de gerar uma fatura em alguma data diferente da que foi prevista em contrato.

Período de apuração da fatura

A data de término para apuração da fatura é utilizada para filtrar os lançamentos do contrato de locação que são incluídos na fatura. Ao gerar uma nova fatura, o sistema seleciona os lançamentos do contrato atribuídos ao locatário com data igual ou anterior à data de término para apuração.

O cálculo da data de término pode ser feito de duas formas, dependendo da parametrização "Período de apuração da fatura".

Período de apuração da faturaData de término
ProporcionalData de vencimento da próxima fatura
Mês fechadoÚltimo dia do mês anterior à data de vencimento da próxima fatura. Neste caso, se a "Data de vencimento da próxima fatura" for 10/10/2019 a data de término para apuração da fatura será 30/09/2019.

Lançamentos do contrato

Para gerar uma nova fatura, o sistema seleciona os lançamentos do contrato que atendem os seguintes critérios:

CritérioFiltro
Locatário

Lançamentos com "Tipo de registro" igual a "Locatário".

AprovadosLançamentos com "Situação" igual a "Aprovado".
Data do lançamentoLançamento com "Data do lançamento" menor ou igual à "Data de término" do período de apuração da fatura.

A "Situação" do lançamento de contrato selecionado para a fatura é alterada para "Faturado".

Apuração do valor da fatura

O valor da fatura será calculado pela soma dos lançamentos do contrato de locação, atribuídos ao locatário, aprovados e com data igual ou anterior à data de término para apuração da fatura.

Se o valor apurado para a fatura for menor ou igual a zero, o sistema não gera uma nova fatura. Neste caso, o campo "Situação do faturamento" do contrato de locação é alterado para "Erro" e o campo "Mensagem para faturamento" é atualizado para "O valor da fatura foi menor ou igual a zero".

Número da fatura

O sistema gera um número sequencial para a nova fatura, levando em consideração o número da última fatura gerada para o contrato de locação.

Itens da fatura

Quando uma nova fatura é gerada, o sistema cria um registro no objeto "Item da fatura" para cada lançamento do contrato selecionado para a fatura.

Situação da fatura

O campo "Situação" da fatura controla o estado do registro e indica a etapa em que se encontra uma fatura.


SituaçãoDescrição
NovaEstado inicial da fatura quando um novo registro é criado.
EmitidaEstado do registro depois que o boleto para cobrança da fatura é emitido.
Gerada
EnviadaEstado do registro depois que a fatura é enviada para o cliente
RecebidaEstado do registro depois que a fatura é paga pelo locatário.
VencidaEstado do registro quando o cliente não paga a fatura na data prevista.
Contabilizada
CanceladaEstado do registro depois que a fatura é cancelada.

Repasse garantido

Quando o contrato de locação que originou a fatura é garantido, o sistema atualiza o campo "Data do próximo repasse", de acordo com a parametrização "Tipo de apuração do repasse", como mostra a tabela abaixo.

Tipo de apuração do repasseData do próximo repasse
Recebimento da faturaData de vencimento (fatura) + "Quantidade de dias para repasse" (parametrização)
Dia do locadorData formada com o "Dia para pagamento do proprietário" (contrato), mês e ano da data de vencimento da fatura

Situação do faturamento

Depois que ocorre a geração da fatura, o sistema atualiza os campos "Situação do faturamento" (contrato) e "Mensagem do faturamento" (contrato), de acordo com a tabela abaixo.

CenárioSituação do faturamentoMensagem do faturamentoData do último faturamento
Uma nova fatura é gerada com sucesso.SucessoO contrato foi faturado com sucesso.Data e hora do sistema
O valor apurado para a fatura foi negativo ou igual a zero.ErroO valor da fatura foi menor ou igual a zero.Data e hora do sistema
O contrato não foi validado para faturamento.ErroO contrato não foi validado para faturamento.Não é atualizado.


Cancelamento da fatura

Uma fatura de locação pode ser cancelada apenas quando a situação do registro for igual a: Nova, Emitida, Gerada, Enviada ou Vencida.

Ao cancelar uma fatura, o sistema realiza as seguintes ações:

Fatura

  1. Atualiza o campo "Situação" da fatura para "Cancelada".
  2. Atualiza o campo "Data do cancelamento" para a data e hora do sistema no momento do cancelamento.
  3. Atualiza o campo "Usuário do cancelamento" para o usuário que realizou a operação de cancelamento.
  4. Atualiza o campo "Motivo do cancelamento" com a descrição digitada pelo usuário.

Lançamentos do contrato

  1. Atualiza o campo "Situação" para "Aprovado".

Títulos a receber

  1. Atualiza o campo "Situação" para "Cancelado".
  2. Atualiza o campo "Data do cancelamento" para a data no momento do cancelamento.
  3. Atualiza o campo "Situação do boleto" para "Baixado".
  4. Desmarca os campos "Incluir alteração data vencimentoeIncluir alteração valor” se estiverem marcados.

Notificações

  1. Sistema envia e-mail "Cancelamento de fatura" para o contato do locatário cadastrado no contrato de locação.

Processo de Cobrança

  Caso a fatura cancelada esteja em processo de cobrança, o sistema realiza o seguinte procedimento:

  1. Se existir apenas uma fatura nesse processo de cobrança:

    1. O sistema apaga o campo de cobrança da fatura para retirá-la do processo de cobrança;

    2. Encerra o processo de cobrança colocando a situação da cobrança para “Cancelada”;

  2. Se existir mais de uma fatura com no mesmo processo da cobrança:

    1. O sistema apaga o campo de cobrança da fatura para retirá-la do processo de cobrança;

    2. Atualiza campo “valor da cobrança” no processo de cobrança deduzindo o campo “Valor total da fatura”;

    3. Remove o nome da fatura no campo “Faturas da cobrança”;

    4. Atualiza o campo “dias em atraso da fatura mais antiga” com o a quantidade de dias em atraso da(s) fatura(s), que está(ão) dentro do processo de cobrança, que possuir a maior quantidade de dias em atraso, após ter removido a fatura desejada.

Serviços autônomos

Os serviços autônomos são tarefas executadas pelo sistema sem a necessidade da intervenção de um usuário.

Geração de faturas

Este serviço gera as faturas dos contratos de locação com a "Data do próximo faturamento" igual à data do sistema.

As atividades executadas para a geração de faturas são:

  1. Calcular as datas de início e término para apuração da fatura.
  2. Calcular o valor da fatura.
    1. Se o valor da fatura for menor ou igual a zero, o sistema não gera a fatura. 
  3. Criar um registro do evento "Faturamento" no contrato de locação.

Operações de sistema

Faturar contrato de locação

Para faturar um contrato de locação, siga os passos abaixo.

  1. Selecione a guia "Contratos".
  2. Utilize os filtros da pesquisa para encontrar os contratos que deseja faturar.
  3. Selecione os contratos desejados.
  4. Clique no botão "Faturar" para iniciar o faturamento.

Sistema executa as ações:

  1. Validar contrato para faturamento, caso a validação seja com sucesso segue o fluxo, caso contrário, é informado a situação de erro no faturamento e o sistema não atualiza a data do próximo faturamento.
  2. Sistema gera os lançamentos do contrato:
    1. Gera os lançamentos de aluguel.
    2. Gera lançamentos da taxa de administração.
    3. Gera lançamentos do IPTU.
    4. Gera lançamentos do condomínio.
    5. Gera lançamentos da taxa de lixo.
    6. Gera lançamentos da taxa de marinha.
    7. Gera lançamentos da taxa de comissão do 13o.
    8. Registra evento no contrato para o tipo "Lançamentos".
  3. Sistema gera a fatura do locatário:
    1. Define o período de apuração.
    2. Seleciona os lançamentos aprovados do para o locatário.
    3. Cria os itens da fatura.
    4. Calcula o valor da fatura.
    5. Atualiza os lançamentos do contrato.
    6. Gera o título a receber.
    7. Calcula a data de vencimento da próxima fatura.
    8. Calcula a data do próximo faturamento. 
    9. Registra evento no contrato para o tipo "Faturamento".
  4. Sistema exibe mensagem com os dados da fatura criada.

Cancelar fatura

Para cancelar uma fatura, siga os passos abaixo.

  1. Selecione a fatura que deseja cancelar desde que ela não tenha sido recebida.
  2. Clique no botão "Cancelar".
  3. Sistema executa o cancelamento da fatura.
  4. Sistema exibe a mensagem "Fatura cancelada com sucesso".
  5. Nesse processo o sistema também realiza o cancelamento do título dessa fatura,
    1. altera a situação do lançamento do contrato de locação que deu origem para a fatura para "Aprovado".
    2. altera a situação do boleto para "baixada" caso ele já tenha sido emitido.

Gerar Arquivo da fatura

Para gerar o arquivo de extrato de uma fatura, siga os passos abaixo.

  1. Selecione as faturas que deseja gerar o arquivo de extrato.
  2. Clique no botão "Gerar Arquivo".
  3. O sistema executa a geração dos arquivos das faturas selecionadas conforme os lançamentos existentes dentro da mesma.
  4. O sistema exibe a mensagem "Arquivos gerados com sucesso".
  5. Para acessar o arquivo gerado, entre na fatura e clique na Guia "Arquivo".

Enviar e-mail com o arquivo da fatura

Para enviar e-mail para o locatário com o arquivo de extrato de uma fatura, siga os passos abaixo.

  1. Selecione as faturas que deseja enviar o e-mail.
  2. Clique no botão "Enviar Email".
  3. O sistema verifica se a fatura possui arquivo gerado e, se tiver, seleciona o arquivo mais recente para ser enviado. Caso contrário, o sistema apresenta um erro de falta de arquivo de extrato.
  4. Após o sistema verifica se o locatário possui e-mail de cobrança, se tiver esse é o endereço de e-mail que será utilizado, caso contrário, o sistema apresenta um erro de falta de e-mail de cobrança do locatário.
  5. Estando tudo correto o sistema exibe a mensagem "Faturas enviadas com sucesso", caso contrário o sistema apresenta os erros correspondestes a falta de e-mail ou a falta de arquivo.


Observação:   o e-mail do remetente do envio da fatura/repasse pode ser configurado de duas formas:

Forma Padrão:  o e-mail que será utilizado é o e-mail da pessoa que clicou no botão "Enviar Email".

Forma Personalizada: o e-mail do remetente que será utilizado é um e-mail único e fixo e configurado na Organização do cliente e será utilizado tanto para o envio de faturas quanto para o envio de repasses.

Para isso é necessário entrar em:  Configurações > Endereço de toda organização > Adicionar.

         No nome "Exibir nome" informar obrigatoriamente: Financeiro

         No campo "Endereço de email" informar o email desejado. Exemplo: financeiro@xxx.com.br.

         Selecionar a opção de "Permitir a todos os perfis utilizar esse Endereço de remetente".

         Clicar em "Salvar".


Modelo de dados da fatura

A representação da fatura é feita através de dois objetos: Fatura e Item da fatura.

Fatura

CampoTipoDescrição
Conta contábil para débitoConta contábilIdentifica a conta contábil debitada quando ocorre o recebimento da fatura. Esta conta é definida pelo sistema a partir da conta contábil associada à conta corrente onde foi recebido o valor da fatura.
Conta correnteConta correnteIdentifica a conta corrente onde ocorre o recebimento do título a receber utilizado para cobrar a fatura.
Contato do locatárioContaIdentifica o contato do locatário que é utilizado para o envio de emails relacionados com o faturamento.
ContratoContratoIdentifica o contrato de locação que originou a fatura.
Data da faturaDataData do sistema no momento em que a fatura foi emitida.
Data de recebimentoDataData em que a fatura foi recebida. Esta data é preenchida no momento em que ocorre o recebimento do título a receber associado à fatura.
Data de vencimentoDataData de vencimento da fatura. Esta data é definida de acordo com o campo "Data de vencimento da próxima fatura" do contrato de locação.
Data de cancelamentoDataQuando a fatura é cancelada, indica a data em que ocorreu o cancelamento.
EmpresaEmpresaIdentifica a empresa da administradora que originou a fatura. Este campo é preenchido pelo sistema de acordo com o campo "Empresa" do contrato de locação.
FaturaNomeCódigo gerado pelo sistema com a máscara FAT-{00000000} para identificar a fatura. Este código é sequencial para toda a organização.
ImóvelImóvelIdentifica o imóvel principal do contrato de locação que originou a fatura.
Início da apuraçãoDataIdentifica a data de início do período de apuração da fatura.
LocatárioContaIdentifica a conta do locatário principal do contrato de locação.
Motivo do cancelamentoTextoQuando a fatura é cancelada, este campo pode ser utilizado para descrever o motivo do cancelamento.
NúmeroNúmeroNúmero sequencial da fatura dentro do contrato de locação.
SituaçãoListaIndica a etapa do faturamento de uma determinada fatura. As opções são descritas na situação da fatura.
Tipo de registroTipo de registroIndica que a fatura é originada por um contrato de locação. O valor é sempre "Locação".
Término da apuraçãoDataIdentifica a data de término do período de apuração da fatura. Este campo é utilizado para filtrar os lançamentos do contrato de locação que são adicionados à fatura.
Usuário do cancelamentoUsuárioQuando a fatura é cancelada, identifica o usuário que realizou a operação de cancelamento.
Valor da faturaMoedaValor obtido pela soma do campo "Valor do item" dos itens da fatura e que define o valor a ser pago pelo locatário.
Valor da multaMoedaQuando a fatura é paga com atraso, indica o valor da multa de mora paga pelo locatário. Este campo é preenchido com o valor da multa de mora do título a receber associado à fatura.
Valor do descontoMoedaIndica o valor do desconto concedido para o locatário. Este campo é preenchido com o valor do desconto do título a receber associado à fatura.
Valor do juroMoedaQuando a fatura é paga com atraso, indica o valor do juro pago pelo locatário. Este campo é preenchido com o valor do juro de mora do título a receber associado à fatura.
Valor total recebidoMoedaIndica o valor total recebido da fatura, obtido pela fórmula: "Valor da fatura' + "Valor da multa" + "Valor do juro" - "Valor do desconto".

Item da fatura

CampoTipoDescrição
Conta contábil para créditoConta contábil
DescriçãoTexto(255)
FaturaFaturaIdentifica a fatura que originou o item
Item

Lançamento do contratoLançamento do contratoIdentifica o lançamento do contrato do locatário que originou o item.
Tipo de lançamentoListaIdentifica o tipo de lançamento que originou o item.
Valor do itemMoedaIdentifica o valor do item da fatura. Este campo é preenchido com o valor do lançamento do contrato.

Parametrização

Na tabela abaixo são descritos os campos da parametrização do SnapProperty que afetam o faturamento.

SeçãoCampoDescrição
FaturaPeríodo de apuração da fatura
RepasseGerar repasse garantido no faturamentoQuando este campo é selecionado e o contrato de locação faturado é garantido, o sistema gera o repasse automaticamente após a geração da fatura.



Contrato de locação

Na tabela abaixo são descritos os campos do contrato de locação que afetam o faturamento.

SeçãoCampoDescrição
Condições comerciaisValor do aluguel original

Indica o valor do aluguel no início do contrato e não é alterado durante a vigência do contrato.


Valor do aluguel corrigidoDefine o valor do aluguel efetivamente cobrado do locatário. Este valor é alterado quando ocorre uma alteração no valor do aluguel, através de um processo de renovação ou aditivo de contrato.

Multa rescisória

Tipo de garantia da administradora
FaturamentoFaturarEste campo deve estar selecionado para que o sistema gere faturas para o contrato de locação. Quando o campo não está selecionado, significa que o faturamento do contrato está desabilitado.

Tipo de vencimento

Tipo de data de vencimentona ativação o campo "Tipo de data de vencimento" utilizando para calcular a data de vencimento da próxima fatura.. se dias úteis - o sistema verifica se o dia que calculou da data de vencimento é útil se não for joga pra frente o próximo dia útil. Se for dia do mês é o dia que cair a data de vencimento da próxima fatura. é o próprio dia.

Dia do vencimento

Data de vencimento da próxima faturaIndica a data de vencimento prevista para a próxima fatura. 

Data do próximo faturamentoIndica a data prevista para o próximo faturamento.

Data do último faturamentoIndica a data e hora em que ocorreu o último faturamento do contrato.

Forma de pagamentoIndica como o locatário vai pagar o valor da fatura.