Ciclo financeiro da locação

O processo de administração do contrato de locação é executado mensalmente, durante o período de vigência do contrato e é dividido em seis etapas. Neste artigo você vai encontrar uma descrição geral sobre cada uma das etapas e como elas se relacionam.




EtapaObjetivoDescrição
1LançamentoGerar lançamentos de alugue, taxa de administração e encargosSistema gera os lançamentos para aluguel, taxa de administração, encargos (IPTU, condomínio, Coleta de lixo, Taxa de marinha), comissão do 13o e retenção do IR. 
2FaturamentoApurar o valor para pagamento do locatário e gerar a faturaSistema seleciona os lançamentos do contrato atribuídos ao locatário a apura o valor da fatura a ser pago pelo locatário.
3RecebimentoReceber o valor da faturaNesta etapa o boleto (título a receber) é enviado para o banco. Quando o cliente paga o boleto, o sistema atualiza a fatura e contabiliza o seu recebimento.
4RepasseApurar o valor para pagamento ao beneficiário do contrato e gerar o documentos de repasseSistema seleciona os lançamentos do contrato atribuídos ao locador a apura o valor do repasse a ser transferido para os beneficiários do contrato de locação.
5PagamentoRealizar o pagamento do repasse ao beneficiário do contrato. Nesta etapa o documento a pagar é enviado para o banco e quando o pagamento é confirmado, o sistema contabiliza o pagamento do repasse.
6Nota de serviçoContabilizar receitas (administração, intermediação e serviço) da administradora e gerar nota fiscal de serviço.Nesta etapa o sistema gera a nota fiscal de serviço e contabiliza as taxas de administração, intermediação e serviço.

Etapas do ciclo financeiro

Lançamento

Nesta primeira etapa o sistema gera os lançamentos do contrato de locação para aluguel, IPTU, condomínio, coleta de lixo, taxa de marinha, comissão do 13o e retenção do IR.

Os lançamentos do contrato podem ser gerados manualmente por um usuário ou de forma automatizada pelo sistema.

Para saber mais, consulte o artigo Lançamentos do contrato de locação

Faturamento

Nesta etapa o sistema gera e envia a fatura do locatário a partir dos lançamentos do contrato aprovados para o período de vigência da fatura.

A fatura pode ser gerada manualmente por um usuário ou de forma automatizada pelo sistema.

Recebimento

Nesta etapa o título a receber (boleto) é enviado para o banco. Quando o cliente paga o boleto, o sistema atualiza a fatura e contabiliza o seu recebimento.

Repasse

Nesta etapa o sistema o sistema seleciona os lançamentos do contrato atribuídos ao locador a apura o valor do repasse a ser transferido para os beneficiários do contrato de locação.

Pagamento

Nesta etapa o documento a pagar é enviado para o banco e quando o pagamento é confirmado, o sistema contabiliza o pagamento do repasse.

Nota de serviço

Nesta etapa o sistema gera a nota fiscal de serviço e contabiliza a taxa de administração.



Contrato de locação

O contrato de locação define as principais condições que afetam o comportamento do sistema durante o ciclo financeiro. Neste tópico são descritos os principais conceitos relacionados ao contrato de locação que interferem na geração da fatura do locatário.

Valor do aluguel

O valor do aluguel cobrado do locatário é definido no contrato pelo campo "Valor do aluguel corrigido", que é alterado sempre que ocorre uma alteração no valor do aluguel, através de um processo de renovação ou aditivo de contrato. 

O campo "Valor do aluguel original" indica o valor do aluguel no início do contrato e não é alterado durante a vigência do contrato.

Vencimento do aluguel

A data de vencimento da fatura é calculada pelo sistema levando em conta o campo "Dia do vencimento", que determina o dia do mês em que o valor do aluguel e demais verbas devem ser pagos pelo locatário.

Garantia da administradora


Lançamentos do contrato

O lançamento do contrato representa um evento do contrato de locação que afeta financeiramente duas partes do contrato. Por esse motivo os lançamentos do contrato sempre são gerados em partida dobrada, com dois lançamentos do mesmo valor, um para debitar e outro para creditar as partes do evento.


Tipo de registro

Todo lançamento é associado a um tipo de registro que define a parte afetada pelo lançamento. As opções são:

Tipo de registroDescrição
LocadorAfeta o cálculo e geração do repasse
LocatárioAfeta o cálculo e geração da fatura
AdministradoraAfeta a geração da nota fiscal de serviço

Tipo de lançamento

Todo lançamento é associado a um tipo que define sua natureza e comportamento.

Tipo de lançamentoDescrição
AluguelLançamento gerado para cobrança do aluguel.
Cobrança DOC


Situação do lançamento

O lançamento percorre um ciclo que nasce com o evento de origem e termina com a sua contabilização.

Contabilização do ciclo financeiro

Sugestão para plano de contas

Ativo

ContaNomeAnalíticaDescrição
1.01Ativo circulanteNão
1.01.01DisponibilidadesNão
1.01.01.01BancosNão
1.01.01.01.01Banco X - Conta YSim
1.01.02Serviços para faturarNão
1.01.02.01Taxa de Intermediação a faturarSim
1.01.02.02Taxa de administração a faturarSim
1.01.02.03Taxa de serviço para faturarSim

Passivo

ContaNomeAnalíticaDescrição
2.01Passivo circulanteNão
2.01.02Administração de contratos de locaçãoNão
2.01.02.01Faturas recebidas de locatárioNão
2.01.02.01.01Aluguéis recebidos de locatáriosSim
2.01.02.01.02Encargos recebidos de locatáriosNão
2.01.02.01.02.01IPTUs recebidos de locatáriosSim
2.01.03Adiantamento de clientesNão
2.01.03.01Adiantamento para taxa de administraçãoSim
2.01.04Impostos a pagarNão
2.01.04.01PIS a pagarSim
2.01.04.02Cofins a pagarSim
2.01.04.03ISS a pagarSim

Receita

ContaNomeAnalíticaDescrição
3.01Receita de serviçosNão
3.01.01Taxa de administraçãoNão
3.01.01.01Receita bruta de administraçãoSim
3.01.01.02- Impostos sobre taxa de administraçãoNão
3.01.02.02.01- Pis sobre taxa de administraçãoSim
3.01.02.02.02- Cofins sobre taxa de administraçãoSim
3.01.02.02.03- Iss sobre taxa de administraçãoSim

Exemplo de contabilização

Ex.1 - Fatura com aluguel + IPTU pago pelo locador

Fatura

ItemTipo de lançamentoValor
1AluguelR$ 1.000
2IPTUR$ 200

TotalR$ 1.200

Repasse

ItemTipo de lançamentoValor
1AluguelR$ 1.000
2IPTUR$ 200
3Taxa de administração(minus) R$ 100

TotalR$ 1.100

Sequencia de lançamentos


1. Recebimento da fatura

Conta para débitoConta para créditoValor do lançamentoHistórico
Banco X - Conta Y (AC)Aluguéis recebidos de locatários (PC)R$ 1.000Aluguel recebido do locatário apurado pela fatura FAT-xxx referente ao contrato de locação C-xxx
Banco X - Conta Y (AC)IPTUs recebidos de locatários (PC)R$ 200IPTU recebido do locatário apurado pela fatura FAT-xxx referente ao contrato de locação C-xxx


2. Pagamento do repasse

Conta para débitoConta para créditoValor do lançamentoHistórico
Aluguéis recebidos de locatários (PC)Banco X - Conta Y (AC)R$ 900Repasse de aluguel para o locador apurado pelo REP-xxx referente ao contrato de locação C-xxx
IPTUs recebidos de locatários (PC)Banco X - Conta Y (AC)R$ 200Repasse de IPTU para o locador pelo REP-xxx referente ao contrato de locação C-xxx
Aluguéis recebidos de locatários (PC)Adiantamento para taxa de administração (PC)R$ 100Taxa de administração recebida de XX apurada pelo REP-xxx referente ao contrato de locação C-xxx


3 Contabilização da nota de serviço

Conta para débitoConta para créditoValor do lançamentoHistórico
Adiantamento para taxa de administração (PC)Receita bruta de administração (CR)R$ 100,00
PIS sobre taxa de administração (CR)PIS a pagar (PC)R$ 3,00
Cofins sobre taxa de administração (CR)Cofins a pagar (PC)R$ 0,65
ISS sobre taxa de administração (CR)ISS a pagar (PC)R$ 5,00

Referências:

https://www.contabeis.com.br/forum/topicos/31567/contabilizacao-de-alugueis-em-imobiliarias/