Este artigo descreve as operações de um contrato para mídia.
Pré-requisitos
Cadastrar proposta
Proposta aprovada
Criação do contrato
No momento em que a proposta encerra o fluxo de aprovação como aprovada o contrato é criado de maneira automática pelo sistema, verifique se o contrato foi criado quando a proposta foi aprovada clicando na guia “Contrato”
O contrato nasce com a situação “Novo”, E todas informações básicas preenchidas:
Na guia “Documentos” os documentos são gerados de maneira automática na situação “Aguardando”.
Etapas do contrato
Aguardando Documentação
Trata-se da etapa inicial, ou seja, após a proposta ser aprovada o contrato é gerado nesta Situação. O Executivo recebe um alerta por e-mail informando que os documentos devem ser anexados.Em seguida, o Executivo anexa os documentos no contrato e clica no botão Atualizar para prosseguir para a próxima etapa. Aparecerá uma mensagem para confirmar se os documentos foram anexados, caso selecione a opção Sim, a Situação é atualizada para Documentação em Aprovação e o Gerente Financeiro é acionado através de uma notificação por e-mail para validar os documentos anexados.
Anexar documento - Executivo
Para anexar um documento ao contrato, siga os passos abaixo:
Após o cadastro, clique na guia Documentos.
Clique no documento que deseja anexar.
Clique em “Carregar arquivos” dentro da guia Arquivos
Selecione o arquivo que deseja enviar do seu computador e clique em Abrir para enviar.
Caso prefira, anexe um documento que já foi enviado para o sistema, clicando em Adicionar arquivos. Neste botão, adicione os arquivos pertencentes ao seu usuário e aos que foram compartilhados com você .
Clique em atualizar para anexação de documentação.
Clique no botão Atualizar
É exibida uma mensagem perguntando se os documentos foram anexados.
Por fim, selecione a opção Sim e clique em Avançar. Pronto! Os documentos foram enviados para aprovação.
Operações do sistema
Após a anexação dos documentos, a Situação é atualizada para “Documentação”, em aprovação e o executivo recebe uma notificação por e-mail informando que os documentos foram anexados.
Documentação em aprovação
Durante o período de aprovação, o Gerente Financeiro analisa a documentação e altera o campo Situação para Conferido, Dispensado ou Pendência. Cada documento pode ser controlado através do campo Situação, conforme a tabela abaixo:
Situação | Descrição |
Pendência | Situação utilizada quando o gerente financeiro identificou alguma pendência no documento. |
Dispensado | Situação utilizada quando o documento não se aplica ao cadastro |
Conferido | Indica que o documento foi verificado e aprovado pelo gerente financeiro. |
Aguardando | Situação inicial para indicar que o documento ainda não foi anexado |
Anexado | Indica que os documentos foram anexados pelo usuário |
Por fim, clica no botão Atualizar e o sistema gera uma mensagem para saber se não há nenhuma pendência na documentação. são exibidas 2 opções:
Caso selecione a opção Não, o sistema atualiza o contrato para Documentos Conferidos, e em seguida é enviada uma notificação por e-mail ao Executivo informando que a documentação foi conferida.
Caso a opção seja Sim,o sistema atualiza o contrato para Aguardando Documentação e é enviado para o Executivo um alerta sobre as pendências
Documentos conferidos
Após todos os documentos serem conferidos, o Executivo anexa o contrato gerado, clica no botão Atualizar
E o sistema exibe a seguinte mensagem:
Ao selecionar a opção Sim, o sistema faz uma varredura em todos os documentos do contrato e realiza as seguintes as ações:
Caso alguma pendência seja encontrada, será exibida uma tela com a seguinte mensagem: Existem documentos que ainda não foram conferidos neste contrato deseja prosseguir mesmo assim?
Caso a opção selecionada seja Sim o sistema avança o contrato para a etapa de Gerado e é enviada uma notificação ao executivo.
Se selecionado Não nada ocorre e deve-se aguardar a conclusão das pendências
Caso nenhuma pendência seja encontrada , o contrato será atualizado para Gerado. Em seguida, será enviada uma notificação por e-mail ao executivo informando que o contrato foi gerado.
Gerado
Clique em Atualizar
O sistema exibe a mensagem para confirmar se o contrato foi assinado, onde a etapa somente será concluída quando não houver nenhuma pendência nos documentos. Caso contrário, o sistema exibirá a mensagem: Não é possível avançar pois existem documentos pendentes neste contrato.
Caso não conste nenhuma pendência, o sistema solicitará a seleção da data de assinatura do contrato.
Após inserir a data da assinatura do contrato, o sistema realiza de forma automática o preenchimento da data de assinatura do contrato e da proposta
Ao final do processo, é enviada uma notificação por e-mail para o gerente financeiro e para o gerente comercial do shopping,
Em seguida, o seu contrato é atualizado para a situação Assinado.