Este artigo descreve o processo geral do ciclo financeiro com cada uma das etapas e como elas se relacionam para uma melhor compreensão do módulo financeiro.
O processo de administração do contrato de locação é executado mensalmente, durante o período de vigência do contrato e é dividido em seis etapas: lançamento, faturamento, recebimento, repasse, pagamento e geração de nota fiscal.
Para iniciarmos os processos do ciclo financeiro é necessário ter realizado todas as parametrizações e as configurações das regras de negócio do cliente dentro do sistema. Um contrato de locação é gerado quando um locatário (inquilino do imóvel) manifesta o desejo de alugar um imóvel. Após assiná-lo, ele é ativado pelo analista de contratos e nesse momento o ciclo financeiro é iniciado com a geração dos lançamentos.
Lançamentos
O lançamento do contrato representa a primeira etapa do ciclo financeiro do contrato de locação, é responsável pela a geração de lançamentos financeiros que afetam duas partes do contrato. Por esse motivo, os lançamentos são sempre gerados em partida dobrada, com dois lançamentos do mesmo valor para creditar e debitar as duas partes afetadas pelo evento. Os lançamentos gerados no contrato são lançamentos de aluguel, encargos como IPTU, condomínio, água, energia, gás, taxas de serviço, taxa de administração, taxa de intermediação, etc. Esse processo é gerado automaticamente, todos os meses, de acordo com a data do próximo lançamento de cada contrato ou de forma manual. Também existem lançamentos esporádicos como multa, juros, honorários, correção, divergência de recebimento, manutenção, reparos, etc dependendo das ocorrências durante o mês.
Com os lançamentos criados dentro do contrato, o sistema está pronto para gerar o faturamento de acordo com a data do próximo faturamento.
Faturamento
O faturamento representa a segunda etapa do ciclo financeiro do contrato de locação, é responsável pela apuração e discriminação do valor a ser pago pelo locatário, onde o valor da fatura é o resultado da soma dos lançamentos atribuídos ao locatário até a data de término da apuração da fatura. De forma simples, o faturamento são os valores devidos pelo locatário por ter utilizado o imóvel. O faturamento é iniciado quando a "data da próximo faturamento" do contrato de locação for igual a data atual do sistema e, ao terminar a execução, ele cria uma fatura e a vincula ao contrato de locação que deu sua origem. Nesse momento, se a forma de pagamento do contrato é boleto bancário, o sistema também cria um título a receber que representa o boleto, utilizado para realizar a cobrança da fatura. O faturamento também pode ser executado de forma manual pelo usuário.
O boleto gerado deve ser enviado para o banco a fim de ser registrado para que o locatário consiga realizar o pagamento e que o banco consiga identificá-lo e, nesse momento, é iniciada a etapa de recebimento.
Recebimento
O recebimento representa a terceira etapa do ciclo financeiro do contrato de locação, é responsável pelo recebimento da fatura. O analista financeiro após o faturamento, deve enviar o boleto gerado para o banco através de uma remessa de cobrança escritural. No dia seguinte, o banco devolve o arquivo de retorno e o sistema identifica que o título foi registrado corretamente. Nesse momento, automaticamente o sistema gera o extrato da fatura e o envia juntamente com o boleto no e-mail do locatário. A partir desse momento precisamos aguardar o pagamento da fatura por parte do locatário.
Em um processo normal, o locatário pagará sua fatura até a data de vencimento, mas caso ele pague a fatura com atraso, o sistema está configurado para calcular multa, juros, correção monetária e honorários advocatícios automaticamente. Após o pagamento, o sistema iniciará o processo de recebimento dos títulos através do retorno do arquivo de cobrança escritural ou quando o analista financeiro realizar a liquidação do título/boleto manualmente. Nesse momento, o sistema irá liquidar o título/boleto, liquidar a respectiva fatura, criar um lançamento financeiro financeiro na conta corrente com a entrada do valor recebido, contabilizar o pagamento e gerar os lançamentos no contrato de locação de divergência de recebimento e encargos financeiro caso existam.
Após o recebimento a próxima etapa que deve ser executada é o repasse dos valores para o locador (dono do imóvel).
Repasse
O repasse representa a quarta etapa do ciclo financeiro do contrato de locação, é responsável por selecionar os lançamentos do contrato atribuídos ao locador, tais como de aluguel, encargos, multas, etc, e apurar o valor do repasse a ser transferido para o locador e/ou seus beneficiários. O repasse é apuração e discriminação do valor a ser recebido pelo locador (dono do imóvel), onde o valor do repasse é o resultado da soma dos lançamentos atribuídos ao locador até a data de término da apuração do repasse, ou seja, de forma simples, é o valor que o locador irá receber por ter disponibilizado seu imóvel para o locatário, descontando as taxas da administradora.
Existem dois tipos de repasse o garantido e o não garantido. A diferença entre eles é o cálculo da data do próximo repasse. Para o repasse garantido, a data do próximo repasse é gerada a partir da geração do faturamento, já o repasse não garantido, a data do próximo repasse é calculada a partir da data do recebimento da fatura. Independente da forma de cálculo da data, o processo inicia-se quando a data do próximo repasse for igual a data atual do sistema. Nesse momento, o sistema cria um repasse com o valor a ser pago para o locador juntamente com seus itens. Esse repasse precisa ser aprovado pelo analista financeiro e, nesse momento, o sistema gera um ou mais documentos a pagar, para o locador e/ou para seus beneficiários de acordo com as configurações existentes no contrato de administração.
Com os documentos a pagar gerados, se faz necessário enviá-los para o banco para liquidá-los e, esse é o início da quinta etapa do processo.
Pagamento
O pagamento representa a quinta etapa do ciclo financeiro do contrato de locação, é responsável por realizar o pagamento do documento a pagar ao locador e/ou seus beneficiários de acordo com os valores gerados pela etapa anterior. Nesse momento, o analista financeiro deve realizar a remessa do arquivo de pagamento eletrônico para o banco a fim de realizar o pagamento do repasse. Quando o banco disponibilizar o arquivo de retorno e confirmar o pagamento, o sistema realiza a liquidação do documento a pagar, liquidação do repasse, criação de um lançamento financeiro na conta corrente com o valor de débito, além de registrar a contabilização contábil do pagamento do repasse.
Após a liquidação, estando o sistema configurado, ele irá automaticamente gerar a nota fiscal de serviço.
Nota de serviço
A geração da nota fiscal de serviço (NFS) representa a sexta e última etapa do ciclo financeiro do contrato de locação, é responsável pela geração individual das notas fiscais e contabilização das taxas de administração, intermediação e de serviço. Com a situação do repasse contabilizado, o sistema verifica se algum item do repasse é do tipo taxa de administração, taxa de intermediação ou taxa de comissão de serviço prestado. Se sim, e se esses tipos estiverem configurados no sistema, o Snapproperty gera a nota fiscal de serviço, com o respectivo valor da taxa e deixa-a na situação rascunho para que o analista financeiro realize a autorização. O processo de geração de nota fiscal é importante para dar entrada nos valores financeiros recebidos pela administradora.
Após o processo de criação da NFS, o sistema automaticamente gera o extrato do locador e o envia para o e-mail do contato do locador a fim de prestar contas do valor que ele recebeu em sua conta corrente.
Pronto, essas são as etapas de forma resumida do ciclo financeiro da locação. É claro que existem alguns outros processos que auxiliam o controle e gerenciamento do sistema, tais como o processo de cobrança que identifica quando uma fatura não foi paga e abre um processo de cobrança depois de um determinado período de inadimplência e o cálculo dos encargos financeiros que é a parametrização para a atualização automática das faturas quando elas estão em atraso, mas os processos apontados até aqui são os macros processos necessários para um entendimento mais amplo.
Para conhecer mais detalhadamente a sequencia do processo do ciclo financeiro leia o artigo Sequencial de aprendizado - Ciclo Financeiro.