Ciclo financeiro da locação
- Fabio Zarvos
O processo de administração do contrato de locação é executado mensalmente, durante o período de vigência do contrato e é dividido em seis etapas. Neste artigo você vai encontrar uma descrição geral sobre cada uma das etapas e como elas se relacionam.
| Etapa | Objetivo | Descrição | |
| 1 | Lançamento | Gerar lançamentos de alugue, taxa de administração e encargos | Sistema gera os lançamentos para aluguel, taxa de administração, encargos (IPTU, condomínio, Coleta de lixo, Taxa de marinha), comissão do 13o e retenção do IR. |
| 2 | Faturamento | Apurar o valor para pagamento do locatário e gerar a fatura | Sistema seleciona os lançamentos do contrato atribuídos ao locatário a apura o valor da fatura a ser pago pelo locatário. |
| 3 | Recebimento | Receber o valor da fatura | Nesta etapa o boleto (título a receber) é enviado para o banco. Quando o cliente paga o boleto, o sistema atualiza a fatura e contabiliza o seu recebimento. |
| 4 | Repasse | Apurar o valor para pagamento ao beneficiário do contrato e gerar o documentos de repasse | Sistema seleciona os lançamentos do contrato atribuídos ao locador a apura o valor do repasse a ser transferido para os beneficiários do contrato de locação. |
| 5 | Pagamento | Realizar o pagamento do repasse ao beneficiário do contrato. | Nesta etapa o documento a pagar é enviado para o banco e quando o pagamento é confirmado, o sistema contabiliza o pagamento do repasse. |
| 6 | Nota de serviço | Contabilizar receitas (administração, intermediação e serviço) da administradora e gerar nota fiscal de serviço. | Nesta etapa o sistema gera a nota fiscal de serviço e contabiliza as taxas de administração, intermediação e serviço. |
Etapas do ciclo financeiro
Lançamento
Nesta primeira etapa o sistema gera os lançamentos do contrato de locação para aluguel, IPTU, condomínio, coleta de lixo, taxa de marinha, comissão do 13o e retenção do IR.
Os lançamentos do contrato podem ser gerados manualmente por um usuário ou de forma automatizada pelo sistema.
Para saber mais, consulte o artigo Lançamentos do contrato de locação
Faturamento
Nesta etapa o sistema gera e envia a fatura do locatário a partir dos lançamentos do contrato aprovados para o período de vigência da fatura.
A fatura pode ser gerada manualmente por um usuário ou de forma automatizada pelo sistema.
Recebimento
Nesta etapa o título a receber (boleto) é enviado para o banco. Quando o cliente paga o boleto, o sistema atualiza a fatura e contabiliza o seu recebimento.
Repasse
Nesta etapa o sistema o sistema seleciona os lançamentos do contrato atribuídos ao locador a apura o valor do repasse a ser transferido para os beneficiários do contrato de locação.
Pagamento
Nesta etapa o documento a pagar é enviado para o banco e quando o pagamento é confirmado, o sistema contabiliza o pagamento do repasse.
Nota de serviço
Nesta etapa o sistema gera a nota fiscal de serviço e contabiliza a taxa de administração.
Contrato de locação
O contrato de locação define as principais condições que afetam o comportamento do sistema durante o ciclo financeiro. Neste tópico são descritos os principais conceitos relacionados ao contrato de locação que interferem na geração da fatura do locatário.
Valor do aluguel
O valor do aluguel cobrado do locatário é definido no contrato pelo campo "Valor do aluguel corrigido", que é alterado sempre que ocorre uma alteração no valor do aluguel, através de um processo de renovação ou aditivo de contrato.
O campo "Valor do aluguel original" indica o valor do aluguel no início do contrato e não é alterado durante a vigência do contrato.
Vencimento do aluguel
A data de vencimento da fatura é calculada pelo sistema levando em conta o campo "Dia do vencimento", que determina o dia do mês em que o valor do aluguel e demais verbas devem ser pagos pelo locatário.
Garantia da administradora
Lançamentos do contrato
O lançamento do contrato representa um evento do contrato de locação que afeta financeiramente duas partes do contrato. Por esse motivo os lançamentos do contrato sempre são gerados em partida dobrada, com dois lançamentos do mesmo valor, um para debitar e outro para creditar as partes do evento.
Tipo de registro
Todo lançamento é associado a um tipo de registro que define a parte afetada pelo lançamento. As opções são:
| Tipo de registro | Descrição |
|---|---|
| Locador | Afeta o cálculo e geração do repasse |
| Locatário | Afeta o cálculo e geração da fatura |
| Administradora | Afeta a geração da nota fiscal de serviço |
Tipo de lançamento
Todo lançamento é associado a um tipo que define sua natureza e comportamento.
| Tipo de lançamento | Descrição |
|---|---|
| Aluguel | Lançamento gerado para cobrança do aluguel. |
| Cobrança DOC | |
Situação do lançamento
O lançamento percorre um ciclo que nasce com o evento de origem e termina com a sua contabilização.
Contabilização do ciclo financeiro
Sugestão para plano de contas
Ativo
| Conta | Nome | Analítica | Descrição |
|---|---|---|---|
| 1.01 | Ativo circulante | Não | |
| 1.01.01 | Disponibilidades | Não | |
| 1.01.01.01 | Bancos | Não | |
| 1.01.01.01.01 | Banco X - Conta Y | Sim | |
| 1.01.02 | Serviços para faturar | Não | |
| 1.01.02.01 | Taxa de Intermediação a faturar | Sim | |
| 1.01.02.02 | Taxa de administração a faturar | Sim | |
| 1.01.02.03 | Taxa de serviço para faturar | Sim |
Passivo
| Conta | Nome | Analítica | Descrição |
|---|---|---|---|
| 2.01 | Passivo circulante | Não | |
| 2.01.02 | Administração de contratos de locação | Não | |
| 2.01.02.01 | Faturas recebidas de locatário | Não | |
| 2.01.02.01.01 | Aluguéis recebidos de locatários | Sim | |
| 2.01.02.01.02 | Encargos recebidos de locatários | Não | |
| 2.01.02.01.02.01 | IPTUs recebidos de locatários | Sim | |
| 2.01.03 | Adiantamento de clientes | Não | |
| 2.01.03.01 | Adiantamento para taxa de administração | Sim | |
| 2.01.04 | Impostos a pagar | Não | |
| 2.01.04.01 | PIS a pagar | Sim | |
| 2.01.04.02 | Cofins a pagar | Sim | |
| 2.01.04.03 | ISS a pagar | Sim |
Receita
| Conta | Nome | Analítica | Descrição |
|---|---|---|---|
| 3.01 | Receita de serviços | Não | |
| 3.01.01 | Taxa de administração | Não | |
| 3.01.01.01 | Receita bruta de administração | Sim | |
| 3.01.01.02 | - Impostos sobre taxa de administração | Não | |
| 3.01.02.02.01 | - Pis sobre taxa de administração | Sim | |
| 3.01.02.02.02 | - Cofins sobre taxa de administração | Sim | |
| 3.01.02.02.03 | - Iss sobre taxa de administração | Sim |
Exemplo de contabilização
Ex.1 - Fatura com aluguel + IPTU pago pelo locador
Fatura
| Item | Tipo de lançamento | Valor |
|---|---|---|
| 1 | Aluguel | R$ 1.000 |
| 2 | IPTU | R$ 200 |
| Total | R$ 1.200 |
Repasse
| Item | Tipo de lançamento | Valor |
|---|---|---|
| 1 | Aluguel | R$ 1.000 |
| 2 | IPTU | R$ 200 |
| 3 | Taxa de administração |  R$ 100 |
| Total | R$ 1.100 |
Sequencia de lançamentos
1. Recebimento da fatura
| Conta para débito | Conta para crédito | Valor do lançamento | Histórico |
|---|---|---|---|
| Banco X - Conta Y (AC) | Aluguéis recebidos de locatários (PC) | R$ 1.000 | Aluguel recebido do locatário apurado pela fatura FAT-xxx referente ao contrato de locação C-xxx |
| Banco X - Conta Y (AC) | IPTUs recebidos de locatários (PC) | R$ 200 | IPTU recebido do locatário apurado pela fatura FAT-xxx referente ao contrato de locação C-xxx |
2. Pagamento do repasse
| Conta para débito | Conta para crédito | Valor do lançamento | Histórico |
|---|---|---|---|
| Aluguéis recebidos de locatários (PC) | Banco X - Conta Y (AC) | R$ 900 | Repasse de aluguel para o locador apurado pelo REP-xxx referente ao contrato de locação C-xxx |
| IPTUs recebidos de locatários (PC) | Banco X - Conta Y (AC) | R$ 200 | Repasse de IPTU para o locador pelo REP-xxx referente ao contrato de locação C-xxx |
| Aluguéis recebidos de locatários (PC) | Adiantamento para taxa de administração (PC) | R$ 100 | Taxa de administração recebida de XX apurada pelo REP-xxx referente ao contrato de locação C-xxx |
3 Contabilização da nota de serviço
| Conta para débito | Conta para crédito | Valor do lançamento | Histórico |
|---|---|---|---|
| Adiantamento para taxa de administração (PC) | Receita bruta de administração (CR) | R$ 100,00 | |
| PIS sobre taxa de administração (CR) | PIS a pagar (PC) | R$ 3,00 | |
| Cofins sobre taxa de administração (CR) | Cofins a pagar (PC) | R$ 0,65 | |
| ISS sobre taxa de administração (CR) | ISS a pagar (PC) | R$ 5,00 |
Referências:
https://www.contabeis.com.br/forum/topicos/31567/contabilizacao-de-alugueis-em-imobiliarias/