O processo de captação começa quando um captador  identifica um imóvel com potencial para captação e entra em contato com o proprietário, ou quando o locador entra em contato com a administradora através de um atendimento. A captação possuí dois processos principais, captação sem contrato, e captação com contrato, no processo sem contrato o imóvel é divulgado  mediante assinatura de um termo de divulgação, ou seja não é necessário que o contrato de administração esteja assinado para que o imóvel seja divulgado.  Já na captação com contrato, é necessário que o contrato de administração esteja assinado para  que o imóvel seja divulgado . O sistema contempla os dois formatos de captação, no momento da implantação nosso cliente deve decidir qual tipo de captação melhor lhe atende. 

Etapas da captação sem contrato 

• Cadastro;

• Aprovação;

• Documentação;

• Visita;

• Conferência 

• Divulgação

Etapas da captação com contrato 

• Cadastro;

• Aprovação;

• Documentação;

• Visita;

• Contrato;

• Divulgação

Guias Internas: Captação

Para organizar melhor as informações, contamos com algumas guias internas dentro do processo de captação, onde ficam os campos a serem preenchidos, logo embaixo do caminho do processo. Elas são divididas em "Detalhes", "Contratos", "Notas", "Aprovação" e "Relacionados".

• Detalhes: Onde ficam os detalhes da Captação, como código da captação, nome do Gerente responsável, data de vigência, taxa de administração e todas aquelas informações iniciais do cadastro de captação;

• Imóveis:   Nesta guia ficam relacionados os imóveis da captação 

• Contratos: Aqui ficam os contratos anexados e disponíveis para consulta. Ao clicar no código do contrato o sistema irá redirecionar para os detalhes daquele contrato;

• Notas: Espaço para comentários relevantes àquela captação;

• Aprovação: Nesta guia estão os históricos de aprovações. Sempre que ocorre uma alteração neste processo, o sistema gera um log nesta guia;

• Arquivo: Nesta guia é possível anexar arquivos referente a captação

• Auditoria: esta guia conta com o histórico de edição dos campos mais importantes da captação

• Relacionados: itens relacionados a captação como,  contratos e históricos relacionados a captação tratada.

Operações do sistema

Aqui estão  descritas as  etapas de captação com e sem contrato 

Cadastro

Todas as captações exigem um cadastro inicial, que também é o início do caminho com as etapas (canto superior da tela). Nessa etapa o sistema recolhe algumas informações dadas na hora do cadastro, como endereço, nome do proprietário da captação, nome do locador, tipo de uso, número do atendimento que gerou aquela captação e suas condições de locação, por exemplo. É importante conferir todos os campos pois essas informações serão usadas para gerar um contrato de administração deste imóvel, na etapa de contrato. Para mais informações sobre cadastro, veja Cadastrar captação ativa.

Neste momento, a situação do cadastro fica com o status "contato". As flags de "Aprovado", "Assinado" e "Fechado" estarão desmarcadas e o imóvel ainda não estará disponível para locação. 

• Contrato de Exclusividade: Empresas que trabalham com contrato de exclusividade devem deixar a opção "exclusividade" marcada, pois ela interfere diretamente no fluxo de trabalho, visto que neste caso a empresa avança para a etapa de divulgação após a etapa de documentação (e o aceite de ambas as partes). 

Na fase de cadastro é possível alterar o Preço para locação, as condições de locação, entre outros. Ao preencher todos os campos, é só enviar esta captação para Aprovação:

Aprovação da captação

A aprovação da captação se faz necessária quando a administradora possui exclusividade sobre o imóvel. O sistema aguarda o aceite para continuar o caminho da captação. Para iniciar o processo de aprovação siga os passos abaixo :

1. No canto superior direito, dentro da Captação desejada, clique no botão "Enviar para aprovação";

2. Preencher com comentários, se necessário;

3. Clique no botão "Enviar".

Todas as aprovações são enviadas para o gerente de equipe de cada usuário.

1. Clique na guia "Captações".

2. Selecione o captação que deseja validar.

3. Na captação, clique na aba "Aprovação".

4. Clique no botão "Aprovar".

Ao aprovar uma captação, automaticamente a flag "Aprovado" fica marcada na parte de Detalhes da Captação e o caminho segue para a próxima fase: Documentação.

Documentação

A etapa de documentação é essencial para prosseguimento do fluxo. É nesta fase que o locador irá enviar os seus documentos e os do imóvel para a administradora, também é o momento de gerar o contrato de Administração do imóvel, se houver contrato de exclusividade. ou o termo de divulgação,

Processo com contrato de  administração

para anexar a documentação desta captação, siga o caminho abaixo:

1. Dentro da captação desejada, abra a guia "Contratos";

2. Clique no código do contrato desejado. Irá abrir uma nova guia com os processos internos referentes ao contrato.

3. Clique na guia "Documentos";

4. Na divisória "Arquivos", clique em "Novo";

5. No canto superior esquerdo, clique em "Carregar Arquivos". Escolha o documento desejado;

6. Clique em "Adicionar".

Para continuar com o processo de captação, após adicionar os documentos volte a Captação.

Processo sem contrato de administração 

1. Acesse o registro da captação

2. Clique em gerar termo para gerar o termo de divulgação 

3. Acesse a guia anexos

4. O pdf de divulgação se encontrará lá

5. Envie o termo para assinatura do locador via DocuSign  ou colha a assinatura 

6. Anexe os documentos do locador em arquivos na conta do locador 

7. Anexe os documentos do imóvel em arquivos no registro do imóvel 

Visita

Na etapa de visita, assim que o imóvel for visitado, informe no caminho com o botão "Atualizar".

Visita sem contrato 

1. Informe que a visita foi realizada 

2. Informe a data da visita 

3. Informe que o termo foi assinado 

4. Clique em concluir

Visita com contrato 

1. Informe que a visita foi realizada 

2. O processo avança para a próxima etapa 

Contrato

Esta etapa só é exibida na captação com contrato 

Dentro de sua captação, vá até a guia "contratos". Clique no contrato desejado. Irá abrir uma nova guia com os detalhes do contrato selecionado.

Nesse ponto do processo, é importante conferir todos os dados do contrato e os documentos, nomes dos participantes do contrato, informações sobre o imóvel em questão e seguir o caminho interno do processo de contrato: Rascunho, Geração, Assinado pelo cliente, Assinado pela empresa e Arquivado.

Ao concluir o caminho do contrato, volte para sua captação e Marque a etapa como concluída.

Conferência 

Etapa existente somente na captação sem contrato.

Nesta etapa o sistema  pergunta ao usuário se as imagens do imóvel foram cadastradas, caso o usuário selecione sim, o sistema verifica se todos os imóveis da captação possuem pelo menos uma imagem cadastrada, se esta condição for verdadeira atualiza a captação para divulgação, se for falsa  exibe uma mensagem na tela para o usuário informando que para prosseguir é preciso adicionar imagens aos imóveis. 

Divulgação

É a ultima etapa do processo de captação. Nessa fase, o contrato de Administração do imóvel ou o termo de divulgação já foi assinado pelo locador e pela Administradora e está pronto para ser divulgado pela administradora. A flag de "Assinado" nos detalhes da captação deve estar marcada.

Nesta etapa o sistema atualiza todos os imóveis da captação para a situação = disponível. 

Atualiza a flag do imóvel = disponível para locação 

Atualiza o processo de captação para a etapa de Divulgação