- Created by Fabio Zarvos, last modified by Laudimio Araújo on 18 January 2019
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Durante o ciclo de um contrato de locação, o locatário pode ter a necessidade de realizar o pagamento de uma despesa que, pela sua natureza, deveria ser suportada pelo locador. Neste caso, depois de realizar o pagamento, o locatário deve solicitar o seu reembolso através da administradora. Para que isso aconteça de forma segura e controlada, a solicitação de reembolso, antes de ser lançada como um crédito na próxima fatura, deve ser aprovada pelo gerente de relacionamento, responsável pelo contrato de locação. Este tópico descreve o processo para cadastro, aprovação e provisionamento de uma solicitação de reembolso.
De uma maneira geral, o processo de reembolso é dividido em 3 etapas:
- Cadastro da solicitação de reembolso;
- Aprovação da solicitação de reembolso;
- Provisionamento do lançamento no contrato.
Descrição do processo
Início do processo
O processo de reembolso começa quando:
- Cliente entra em contato com a administradora através de um dos caminhos abaixo:
- Solicitação através do contact center;
- Solicitação através do gerente de relacionamento;
- Aplicativo do cliente (em breve).
Término do processo
O processo de reembolso termina quando ocorre um dos seguintes eventos:
- Lançamento do reembolso é provisionado no contrato de locação;
- Solicitação de reembolso é cancelada.
Diagrama do processo
Atividades do processo
Regras de negócio
Tipos de reembolso
Tipo | Solicitante | Solicitado | Contrato | Descrição |
---|---|---|---|---|
Locatário > Locador | Locatário | Locador | Locação | O locatário solicita um reembolso ao locador para compensação na fatura gerada a partir de um contrato de locação. |
Locador > Locatário | Locador | Locatário | Locação | O locador solicita um reembolso ao locatário para compensação na fatura gerada pelo contrato de locação. |
Locador > Administradora | Locador | Administradora | Administração | O locador solicita um reembolso à administradora para ser compensado no repasse gerado a partir de um contrato de administração. |
Administradora > Locador | Administradora | Locador | Administração | A administradora solicita um reembolso ao locador para ser compensado no repasse gerado a partir de um contrato de administração. |
Operações do sistema
Cadastrar solicitação de reembolso
Esta operação é utilizada pelo gerente de relacionamento para cadastrar uma solicitação de reembolso feita por um cliente.
Para cadastrar uma solicitação de reembolso, siga os passos abaixo.
- Selecione a guia "Reembolsos" e clique no botão "Novo(a)".
- Preencha o formulário com as informações do reembolso:
- Selecione o "Contrato";
- O sistema identifica o tipo de contrato (Administração ou Locação) e exibe o imóvel principal do contrato;
- Selecione o "Tipo de solicitante"
- O tipo de solicitante pode ser Administradora, Locador ou Locatário;
- O sistema exibe a informação do Solicitante de acordo com o tipo de solicitante selecionado, podendo ser a Administradora, o locador principal ou o locatário principal do contrato;
- Selecione o "Tipo do solicitado";
- O sistema exibe a informação do Solicitado de acordo com o tipo do solicitado selecionado;
- Selecione o "Tipo de reembolso";
- Digite o "Valor do reembolso";
- Preencha o campo "Data do pagamento" para indicar a data em que o solicitante realizou o pagamento da despesa.
- Mês e ano de competência;
- Somente quando tipo de reembolso é "Fundo de reserva";
- Preencha o campo "Número da parcela" para indicar o número da parcela que o solicitante realizou o pagamento da despesa, referente ao tipo de reembolso selecionado;
- Digite a "Quantidade de parcelas" que serão necessárias para pagar o valor informado para o reembolso;
- O sistema habilita o botão "Gerar parcelas" se a quantidade de parcelas for maior que 1. As parcelas geradas podem ter valor e data do pagamento editadas;
- Preencha o campo "Descrição" com informações sobre a solicitação de reembolso;
- Preenche o campo "Justificativa" com informações sobre a justificativa para a solicitação de reembolso;
- Selecione o "Contrato";
- Clique no botão "Salvar".
Em seguida, o sistema realiza as seguintes ações:
- Cria um novo registro no objeto "Reembolso" com a situação igual a "Rascunho".
Cadastrar atendimento de solicitação de reembolso
Esta operação é utilizada pelo contact center para cadastrar uma solicitação de reembolso feita por um cliente.
Para cadastrar um atendimento de solicitação de reembolso, siga os passos abaixo.
- Selecione a guia "Atendimentos";
- Identifique o cliente;
- Clique no botão "Novo" para criar um novo atendimento;
- Na tela de atendimento são listados todos os contratos que o cliente possui;
- Localize o contrato que será cadastrado o reembolso e clique na guia "Reembolso";
- Clique no botão "Novo" para cadastrar um novo reembolso;
- As seguintes informações serão preenchidas automaticamente após a identificação do cliente e do contrato:
- Contrato;
- Imóvel;
- Tipo de solicitante;
- Solicitante;
- Tipo do solicitado;
- Solicitado;
- Preencha as seguintes informações para complementar o cadastro:
- Selecione o "Tipo de reembolso";
- Digite o "Valor do reembolso";
- Preencha o campo "Data do pagamento" para indicar a data em que o solicitante realizou o pagamento da despesa;
- Mês e Ano de competência;
- Somente quando tipo de reembolso for "Fundo de reserva";
- Número da parcela
- Somente quando tipo de reembolso for "Rateio de obra", "Rateio de pintura" e "Rateio de melhorias";
- Preencha o campo "Descrição" com informações sobre a solicitação de reembolso;
- Clique no botão "Salvar".
Em seguida, o sistema realiza as seguintes ações:
- Cria um novo registro no objeto "Reembolso" com a situação igual a "Rascunho".
Aprovar ou reprovar solicitação de reembolso
Para aprovar uma solicitação de reembolso, siga os passos abaixo.
- Selecione o registro do reembolso que deseja aprovar ou reprovar.
- Clique na guia "Aprovação".
- Digite um texto complementar sobre a aprovação ou reprovação do reembolso.
- Clique no botão "Aprovar" ou "Rejeitar".
Quando a solicitação de reembolso é aprovada, o sistema realiza as seguintes ações:
- Atualiza o registro do objeto "Reembolso:
- Altera o campo "Situação" para "Aprovado".
- Altera o campo "Fechado" para "Verdadeiro".
- Cria um novo registro no objeto "Lançamento do contrato":
Quando a solicitação de reembolso é reprovada, o sistema realiza as seguintes ações:
- Atualiza o registro do objeto "Reembolso";
- Altera o campo "Situação" para "Reprovado";
Cancelar solicitação de reembolso
Esta operação é utilizada pelo gerente de relacionamento para cancelar uma solicitação de reembolso.
Para cancelar uma solicitação de reembolso, siga os passos abaixo:
- Selecione a solicitação de reembolso que deseja cancelar.
- Clique no botão "Cancelar".
- Selecione uma das opções para o motivo do cancelamento.
- Digite uma observação complementar sobre o cancelamento (opcional).
- Clique no botão "Cancelar reembolso".
Em seguida, o sistema realiza as seguintes ações:
- Altera o campo "Situação" do reembolso para "Cancelado".
- Altera o campo "Fechado" do reembolso para "Verdadeiro".
- Altera o campo "Data do cancelamento" para a data da operação.
- Altera o campo "Usuário do cancelamento" para o usuário que realizou a operação.
- Altera o campo "Situação" dos lançamentos do contrato para "Cancelado";
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