Durante o ciclo de um contrato de locação, o locatário pode ter a necessidade de realizar o pagamento de uma despesa que, pela sua natureza, deveria ser suportada pelo locador. Neste caso, depois de realizar o pagamento, o locatário deve solicitar o seu reembolso através da administradora.

Para que isso aconteça de forma segura e controlada, a solicitação de reembolso, antes de ser lançada como um crédito na próxima fatura, deve ser aprovada pelo gerente de relacionamento, responsável pelo contrato de locação.

Este artigo descreve o processo para cadastro, aprovação e provisionamento de uma solicitação de reembolso.

Principais conceitos

Tipos de reembolso

Etapas do reembolso

De uma maneira geral, o processo de reembolso é dividido em 3 etapas:

1. Cadastro da solicitação de reembolso;
2. Aprovação da solicitação de reembolso;
3. Provisionamento do lançamento no contrato.

Descrição do processo

Início do processo

O processo de reembolso começa quando:

1. Cliente entra em contato com a administradora através de um dos caminhos abaixo:
   1. Solicitação através do contact center;
   2. Solicitação através do gerente de relacionamento;
   3. Aplicativo do cliente (em breve).

Término do processo

O processo de reembolso termina quando ocorre um dos seguintes eventos:

1. Lançamento do reembolso é provisionado no contrato de locação;
2. Solicitação de reembolso é cancelada.

Diagrama do processo

Atividades do processo

Tipos de reembolso

Operações do sistema

Cadastrar solicitação de reembolso

Esta operação é utilizada pelo gerente de relacionamento para cadastrar uma solicitação de reembolso feita por um cliente.

Para cadastrar uma solicitação de reembolso, siga os passos abaixo.

1. Selecione a guia "Reembolsos" e clique no botão "Novo(a)".
2. Preencha o formulário com as informações do reembolso:
   
   1. Selecione o "Contrato";
      1. O sistema identifica o tipo de contrato (Administração ou Locação) e exibe o imóvel principal do contrato;
   2. Selecione o "Tipo de solicitante"
      1. O tipo de solicitante pode ser Administradora, Locador ou Locatário; 
      2. O sistema exibe a informação do Solicitante de acordo com o tipo de solicitante selecionado, podendo ser a Administradora, o locador principal ou o locatário principal do contrato;
   3. Selecione o "Tipo do solicitado";
      1. O sistema exibe a informação do Solicitado de acordo com o tipo do solicitado selecionado;
   4. Selecione o "Tipo de reembolso";
   5. Digite o "Valor do reembolso";
   6. Preencha o campo "Data do pagamento" para indicar a data em que o solicitante realizou o pagamento da despesa.
   7. Mês e ano de competência;
      1. Somente quando tipo de reembolso é "Fundo de reserva";
   8. Preencha o campo "Número da parcela" para indicar o número da parcela que o solicitante realizou o pagamento da despesa, referente ao tipo de reembolso selecionado;
   9. Digite a "Quantidade de parcelas" que serão necessárias para pagar o valor informado para o reembolso;
      1. O sistema habilita o botão "Gerar parcelas" se a quantidade de parcelas for maior que 1. As parcelas geradas podem ter valor e data do pagamento editadas;
   10. Preencha o campo "Descrição" com informações sobre a solicitação de reembolso;
   11. Preenche o campo "Justificativa" com informações sobre a justificativa para a solicitação de reembolso;
3. Clique no botão "Salvar".

Em seguida, o sistema realiza as seguintes ações:

1. Cria um novo registro no objeto "Reembolso" com a situação igual a "Rascunho".

Cadastrar atendimento de solicitação de reembolso

Esta operação é utilizada pelo contact center para cadastrar uma solicitação de reembolso feita por um cliente.

Para cadastrar um atendimento de solicitação de reembolso, siga os passos abaixo.

1. Selecione a guia "Atendimentos";
2. Identifique o cliente;
3. Clique no botão "Novo" para criar um novo atendimento;
   1. Na tela de atendimento são listados todos os contratos que o cliente possui; 
4. Localize o contrato que será cadastrado o reembolso e clique na guia "Reembolso"; 
5. Clique no botão "Novo" para cadastrar um novo reembolso;
6. As seguintes informações serão preenchidas automaticamente após a identificação do cliente e do contrato:
   1. Contrato;
   2. Imóvel;
   3. Tipo de solicitante;
   4. Solicitante;
   5. Tipo do solicitado;
   6. Solicitado;
7.  Preencha as seguintes informações para complementar o cadastro:
   1. Selecione o "Tipo de reembolso";
   2. Digite o "Valor do reembolso";
   3. Preencha o campo "Data do pagamento" para indicar a data em que o solicitante realizou o pagamento da despesa;
   4. Mês e Ano de competência;
      1. Somente quando tipo de reembolso for "Fundo de reserva";
   5. Número da parcela
      1. Somente quando tipo de reembolso for "Rateio de obra", "Rateio de pintura" e "Rateio de melhorias";
8. Preencha o campo "Descrição" com informações sobre a solicitação de reembolso;
9. Clique no botão "Salvar".

Em seguida, o sistema realiza as seguintes ações:

1. Cria um novo registro no objeto "Reembolso" com a situação igual a "Rascunho".

Aprovar ou reprovar solicitação de reembolso

Para aprovar uma solicitação de reembolso, siga os passos abaixo.

1. Selecione o registro do reembolso que deseja aprovar ou reprovar.
2. Clique na guia "Aprovação".
3. Digite um texto complementar sobre a aprovação ou reprovação do reembolso.
4. Clique no botão "Aprovar" ou "Rejeitar".

Quando a solicitação de reembolso é aprovada, o sistema realiza as seguintes ações:

1. Atualiza o registro do objeto "Reembolso:
   1. Altera o campo "Situação" para "Aprovado".
   2. Altera o campo "Fechado" para "Verdadeiro".
2. Cria um novo registro no objeto "Lançamento do contrato":

Quando a solicitação de reembolso é reprovada, o sistema realiza as seguintes ações:

1. Atualiza o registro do objeto "Reembolso";
   1. Altera o campo "Situação" para "Reprovado";

Cancelar solicitação de reembolso

Esta operação é utilizada pelo gerente de relacionamento para cancelar uma solicitação de reembolso.

Para cancelar uma solicitação de reembolso, siga os passos abaixo:

1. Selecione a solicitação de reembolso que deseja cancelar.
2. Clique no botão "Cancelar".
3. Selecione uma das opções para o motivo do cancelamento.
4. Digite uma observação complementar sobre o cancelamento (opcional).
5. Clique no botão "Cancelar reembolso".

Em seguida, o sistema realiza as seguintes ações:

1. Altera o campo "Situação" do reembolso para "Cancelado".
2. Altera o campo "Fechado" do reembolso para "Verdadeiro".
3. Altera o campo "Data do cancelamento" para a data da operação.
4. Altera o campo "Usuário do cancelamento" para o usuário que realizou a operação.
5. Altera o campo "Situação" dos lançamentos do contrato para "Cancelado";

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