Atendimento para portal
O processo de atendimento pelo portal descreve o fluxo do processo automático para atender um cliente que entra em contato com a empresa (administradora), por intermédio portal externo de anuncio dos imóveis captados pela administradora, para solicitar alguma informação sobre o imóvel anunciado para um processo de locação.
Esta funcionalidade tem como pré-requisitos
- Administradora possuir uma caixa de entrada de e-mail especifica para este canal de atendimento
- O mapeamento dos portais (modelo de e-mail) que a administradora utiliza para anuncio de seus imóveis captados
Fluxo do recebimento automático de e-mail através de portal
Ao receber um e-mail de um determinado portal, o sistema realiza alguns procedimentos automáticos para detectar o portal e as informações recebidas no e-mail como dados do cliente e do imóvel de interesse para locação conforme o fluxo abaixo:
- O atendimento é criado
- O cliente é criado como pessoa física, com as informações Nome, Sobrenome e Email obtidas do e-mail como obrigatórias, caso o cliente existente no cadastro de contas é associado ao atendimento
- O processo de locação é criado, com as informações do Imóvel e Observações obtidas do e-mail como obrigatórias, caso existente processo de locação em andamento para o cliente, o processo de locação mais recente é associado ao atendimento
- O atendimento é atribuído para o Gerente comercial que teve o processo de locação designado mais antigo na fila de atendimento
- Ao concluir o atendimento a notificação é enviada para o Gerente comercial informando sobre o atendimento criado para o cliente para que o mesmo dê prosseguimento a solicitação, caso haja outros processos de locação em andamento para o mesmo cliente, todos os Gerente comercias de cada processo também devem receber a notificação do novo atendimento do cliente.
Configuração do serviço
Através da configuração de E-mail Services, será invocada a classe apex : AtendimentoEmail que terá por objetivo de criar e/ou atualizar os registros pertinentes das solicitações do cliente.
Operações do sistema
Se houver algum erro de processamento em qualquer uma destas etapas um registro de LOG é criado e enviado ao e-mail designado.
Coletar os dados a partir do recebimento dos emails de portais
Ao receber os emails através dos portais mapeados é necessário obter as seguintes informações abaixo, cada e-mail enviado através dos diferentes portais tem sua estrutura, portanto as informações são obtidas através de expressões regulares
- Identificar o portal de origem*
- Identificar o e-mail do cliente*
- Identificar o código do imóvel*
- Identificar o nome e sobrenome do cliente*
- Identificar o telefone do cliente
- Identificar a mensagem do e-mail
Obs: Os campos marcados com "*" tem sua captura obrigatória o restante é opcional
Obs' : O nome e sobrenome do cliente somente são obrigatórios caso o cliente não exista na base de dados.
Modelos de emails dos portais mapeados
| Portal | Dominio | Assunto | Corpo do e-mail | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| VivaReal | vivareal.com | Aluguel - Herick Marquez tem interesse no imóvel COD. 8540 - VivaReal |
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| Zap | zapcorp.com.br | ZAP Imóveis - Mensagem para: Loja/Salão INDETERMINADO, SENADOR CANEDO - GO - R$ 1.850,00 |
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| ImovelWeb | imovelweb.com.br | Consulta de S por "Apartamento residencial à venda, Jardim América, Goiânia." (cód: AP1792) - REF:#41525637# |
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| Lugar certo | lugarcerto.com.br | Voce recebeu uma mensagem para o seu imovel! |
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| Classi | Mensagem em seu anúncio no Classi Imóveis | Título Anúncio: Apartamento com 2 quartos para aluguel Cód. Anúncio: 8732 Link para o Anúncio: https://classi.com.br/imoveis/anuncio/apartamento-com-2-quartos-para-aluguel-135404 Nome: maria lucia Telefone: (62) 99826-0808 Assunto: Mensagem em seu anúncio no Classi Imóveis Descrição: me interesso muito pelo apartamento. tem como eu visitar? Esta mensagem pode conter informação confidencial e/ou privilegiada. Se você não for o destinatário ou a pessoa autorizada a receber esta mensagem, não poderá usar, copiar ou divulgar as informações nela contidas ou tomar qualquer ação baseada nessas informações. Se você recebeu esta mensagem por engano, por favor avise imediatamente o remetente, respondendo o e-mail e em seguida apague-o. Agradecemos sua cooperação. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Moving | moving | [Moving] Contato via Portal Moving | Um cliente deseja mais informações sobre os imóveis abaixo.
Equipe Moving | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Criação atendimento a partir do recebimento dos emails através de portais
Após as informações coletadas "Coletar os dados a partir do recebimento dos e-mails de portais" o atendimento será criado com as informações abaixo:
- Código do atendimento - Informação gerada automaticamente (ex: AT-00002086)
- RecordType - Locação
- Tipo de atendimento - Locação (Lista de opções)
- Prioridade - Média (Lista de opções)
- Canal - Email (Lista de opções)
- Origem - Portal (Lista de opções)
- Veiculo - Informação obtida no domínio do e-mail recebido conforme tabela acima (ex: VivaReal)
- Data inicio do atendimento - Informação da data e hora da criação do atendimento
- Data fim do atendimento - Informação da data e hora da finalização do atendimento
Cliente - Informação obtida no corpo do e-mail recebido, este cliente deve ter seu cadastro prévio em Conta, caso não tenha o seu cadastro será criado antes da criação do atendimento também automaticamente, leia "Criação de cliente para atendimento a partir do recebimento dos e-mails através de portais"
- Email - Informação obtida no corpo do e-mail recebido
- Situação - Em Andamento (Lista de opções)
Criação de cliente para atendimento a partir do recebimento dos e-mails através de portais
Após "Coletar os dados a partir do recebimento dos emails de portais" é necessário criar o cadastro do cliente, caso não exista para atendimento no SnapProperty, conforme regras abaixo:
1 - Realizar a pesquisa no cadastro de contas através do recebido no e-mail de contato:
2 - Se no retorno da pesquisa nenhum registro for localizado no cadastro de cliente através da informação utilizada, é necessário criar o cadastro do cliente com as informações da pesquisa
- Nome - Informação obtida do corpo do e-mail - obrigatória
- Sobrenome - Informação obtida do corpo do e-mail - obrigatória
- Email - Informação obtida do corpo do e-mail, a duplicação deste campo não é permitida no cadastro de contas - obrigatória
- Tipo Pessoa - Física (sempre o registro será criado como pessoa física) - obrigatória
- Telefone - informação obtida no corpo do e-mail - opcional
3 - Após o cliente criado o mesmo será atribuído ao atendimento, leia "Criação atendimento a partir do recebimento dos emails através de portais"
4 - Se no retorno da pesquisa for encontrado apenas um registro, não será criado o cadastro deste cliente, somente o atendimento a partir deste cliente localizado.
5 - Se no retorno da pesquisa forem localizados mais de um registro , não é necessário criar o cadastro deste cliente, somente o atendimento a partir do ultimo registro de cliente modificado
Criação locação para atendimento a partir do recebimento dos e-mails através de portais
Após "Criação de cliente para atendimento a partir do recebimento dos e-mails através de portais" e "Criação atendimento a partir do recebimento dos emails através de portais", é necessário criar o processo de locação para atendimento relacionado a este cliente no SnapProperty, conforme regras abaixo:
1 - Realizar a pesquisa no cadastro de locações cuja a situação é diferente de "Contrato assinado", "chaves entregues", "Contrato ativado" ou "Cancelado" , utilizando o cliente criado recentemente ou localizado no cadastro de contas.
2 - Caso não seja localizado nenhum registro no cadastro de locação através das informações utilizadas, é necessário criar o cadastro do locação com as informações obtidas.no "Coletar os dados a partir do recebimento dos emails de portais"
- Imóvel de origem - Informação obtida no corpo do e-mail (esta informação é pesquisada com base nos campos: Código e/ou ID Externo do objeto imóvel)
- Ao preencher o campo Imóvel de origem, os campos associados ao imóvel são pesquisados e preenchidos automaticamente, desde de que tenham sido cadastradas
- Cidade
- Zonas
- Valor da locação
- Tipo de uso
- Tipo de imóvel
- Dormitórios
- Áreas
- Vagas
- Suítes
- Condomínio
- Observações - Informação obtida no corpo do e-mail
- Gerente comercial - Informação obtida através de pesquisa para obter o Gerente comercial que teve a atribuição mais antiga de um processo de locação
- Código do processo de locação - Informação gerada automática na criação do processo de locação (ex.LOC-00006545)
- Situação - Novo (Lista de opções)
- Código do atendimento - Informação gerada automaticamente (ex: AT-00002086) na criação do atendimento
3 - Se a locação for criada, é criado também um registro no objeto "Imóvel da locação" , relacionado a ela.
4 - Se no retorno da pesquisa for localizado um ou mais registros de locação, não é necessário criar um processo de locação, somente atribuir com data mais recente de atualização, os dados deste processo de locação não são alterados com base nas informações do portal. Ou seja o processo de locação permanece em seu estado atual.
5 - Após a realização dos itens anteriores, o atendimento criado conforme "Criação atendimento a partir do recebimento dos emails através de portais" terá sua situação atualizada para Concluído (Lista de opções) e a Opção "Concluído" será marcada como verdadeira
6 - Ao finalizar o atendimento uma tarefa é criada utilizando o objeto Task padrão do Salesforce com os seguintes parâmetros.
- Assunto : Código do atendimento + nome do atendimento.
- Subtítulo: Call
- Tipo: Call
- Contato: Locatário
- Referente a : Locação atribuída ao atendimento
Enviar e-mail de notificação após a conclusão do atendimento
Após realizar a conclusão do atendimento será enviado um e-mail de notificação ao cliente e ao Gerente comercial atribuído ao processo de locação do atendimento gerado
1 - Enviar o e-mail de notificação de protocolo de abertura do atendimento ao cliente, como modelo abaixo
Nome Template: Protocolo de atendimento
2 - Enviar o e-mail de notificação de atribuição de atendimento/processo locação ao Gerente comercial, conforme modelo abaixo
3 - Caso o atendimento não tenha criado um novo o processo de locação, enviar um email de notificação ao Gerente comercial de cada processo de locação em andamento relacionado ao cliente do atendimento gerado informando o contato do cliente gerando o novo atendimento, conforme modelo abaixo