Durante o ciclo do contração de locação, o locatário pode ter a necessidade de sair do imóvel por diversos motivos. Neste caso, o locatário entre em contato com o contact center da Administradora para comunicar que irá desocupar o imóvel. O contact center então abre um atendimento para desocupação, onde locador, locatário e o gerente de relacionamento do contrato serão informados da abertura de um processo de desocupação de imóvel.

Quando o locatário decide sair do imóvel que alugou é realizada uma vistoria de saída para avaliar a situação do imóvel e verificar se é necessária a execução de algum reparo para restabelecer a condição do imóvel na entrada do locatário. Se for necessária a realização de algum reparo, o locatário tem a opção de contratar o serviço junto ao prestador de serviço da administradora ou contratar um outro prestador de sua preferência.

Etapas da desocupação

De uma maneira geral, o processo de desocupação compreende as seguintes etapas:

Descrição do processo

Início do processo

O processo de desocupação começa quando o locatário entra em contato com a Administradora através do contact center, que registra um atendimento de desocupação. A desocupação segue o seu fluxo quando o gerente de relacionamento não consegue reverter o processo, através de uma negociação com o locador.     

Término do processo

O processo de desocupação é encerrado no momento em que o locatário entrega as chaves do imóvel, após a finalização da vistoria de saída, publicada sem reparos. É gerada a fatura final do locatário e o imóvel segue para distrato ou publicação no portal da Administradora. 

Atividades do processo

No fluxo abaixo estão identificadas as atividades do processo realizadas durante o processo de desocupação.

Eventos da desocupação

Na tabela abaixo estão descritos os eventos disparados ao longo do processo de desocupação.

Operações do sistema

Cadastrar atendimento para nova desocupação

Esta operação é utilizada pelo contact center para cadastrar um atendimento de uma nova desocupação solicitada por um cliente.

Para cadastrar um atendimento para uma nova desocupação, siga os passos abaixo.

1. Selecione a guia "Atendimentos";
2. Identifique o cliente;
3. Clique no botão "Novo" para criar um novo atendimento;
   1. Na tela de atendimento são listados todos os contratos que o cliente possui; 
4. Localize o contrato que será cadastrada a desocupação e clique na guia "Desocupação"; 
5. Clique no botão "Nova" para cadastrar uma nova desocupação;
6. Sistema apresenta o formulário para uma nova desocupação;
   1. Preencha a "Data prevista para desocupação";
   2. Preenche o "Motivo para desocupação";
   3. Preencha o campo "Observações" se tiver alguma informação complementar ao cadastro;
7. Clique em Salvar;

Em seguida o sistema realiza as seguintes ações:

1. Cria um novo registro no objeto "Atendimento", com situação igual a "Concluído";
2. Cria um novo registro no "Desocupação", com situação igual a "Nova" e na fase "Negociação";
3. Envia e-mail de protocolo de atendimento para o cliente (locatário), contendo o número do protocolo e instruções para a desocupação;
4. Envia e-mail para o gerente de relacionamento, notificando do cadastro de uma nova desocupação;
5. Envia e-mail para o locador, notificando que o locatário abriu um processo de desocupação;

Reverter desocupação

Quando o gerente de relacionamento recebe e-mail do SnapProperty, informando da inclusão de uma nova desocupação, ele entra em contato com o locatário para obter mais informações. A partir daí, o gerente de relacionamento tenta reverter a desocupação, ou seja, ele entende os motivos pelos quais o locatário está desocupando o imóvel e busca fazer uma negociação com o locador do imóvel, de forma a obter uma condição comercial que atenda locador e locatário, encerrando o processo de desocupação.

A reversão da desocupação encerra o processo e o imóvel continua ocupado pelo locatário, mantendo o contrato de locação ativo e atendendo as condições comerciais que foram estabelecidas na negociação. Convém ressaltar que nem sempre a desocupação poderá ser revertida no primeiro contato com o locatário, sendo necessário haver outro contato.  

Uma desocupação só poderá ser revertida se sua situação for igual a "Nova" ou "Em negociação".      

Para reverter uma desocupação, siga os passos abaixo.

1. Selecione a guia "Desocupações";
2. Selecione a desocupação que deseja reverter;
3. Na tela da desocupação, clique no botão "Atualizar";
4. É apresentada uma tela com o resultado do contato do gerente de relacionamento com o locatário;
   1. Se for o primeiro contato para reversão as opções são: Desocupação confirmada, Desocupação revertida e Em negociação;
   2. Se for o segundo contato para reversão as opções são: Desocupação confirmada e Desocupação revertida; 
5. Selecione a opção "Desocupação revertida"; 
6. Preenche o campo "Condições comerciais";
7. Clique em "Salvar";

Em seguida o sistema realiza as seguintes ações:

1. O registro da "Desocupação" tem a situação alterada para "Cancelada";
2. Envia e-mail para o locatário de confirmação de reversão da desocupação;
3. Envia e-mail para o gerente de relacionamento de confirmação de reversão da desocupação;
4. Envia e-mail para o locador de confirmação de reversão da desocupação;

Negociar desocupação

No primeiro contato do gerente de relacionamento com o locatário há a possibilidade de negociar a desocupação, buscando reverter o processo. A negociação é feita entre gerente de relacionamento e locador e o resultado desta negociação terá um dos seguintes desdobramentos: desocupação confirmada ou desocupação revertida.

Uma desocupação pode ser negociada quando sua situação é igual a "Nova".

Para negociar uma desocupação, siga os passos abaixo.

1. Selecione a guia "Desocupações";
2. Selecione a desocupação que deseja negociar;
3. Na tela da desocupação, clique no botão "Atualizar";
4. É apresentada uma tela com o resultado do contato do gerente de relacionamento com o locatário;
   1. No primeiro contato para reversão as opções são: Desocupação confirmada, Desocupação revertida e Em negociação;
5. Selecione a opção "Em negociação"; 
6. Preenche o campo "Condições comerciais";
7. Clique em "Salvar";

Em seguida o sistema realiza as seguintes ações:

1. O registro da "Desocupação" tem a situação alterada para "Em negociação", permanecendo na fase "Negociação";
2. Envia e-mail para o locatário de negociação da desocupação;
3. Envia e-mail para o gerente de negociação da desocupação;
4. Envia e-mail para o locador de negociação da desocupação;

Confirmar desocupação

Uma desocupação é confirmada quando não houve acordo para reverter a desocupação, resultando no encerramento do contrato e a consequente desocupação do imóvel por parte do locatário.

Uma desocupação só pode ser confirmada quando a situação da desocupação é igual a "Nova".  

Para confirmar uma desocupação, siga os passos abaixo.

1. Selecione a guia "Desocupações";
2. Selecione a desocupação que deseja confirmar o andamento do processo;
3. Na tela da desocupação, clique no botão "Atualizar";
4. É apresentada uma tela com o resultado do contato do gerente de relacionamento com o locatário;
   1. Se for o primeiro contato para reversão as opções são: Desocupação confirmada, Desocupação revertida e Em negociação;
   2. Se for o segundo contato para reversão as opções são: Desocupação confirmada e Desocupação revertida; 
5. Selecione a opção "Desocupação confirmada"; 
6. Preenche o campo "Condições comerciais";
7. Clique em "Salvar";

Em seguida o sistema realiza as seguintes ações:

1. O registro da "Desocupação" tem a situação alterada para "Aguardando vistoria" e a fase alterada para "Vistoria";
2. Cria um registro na "Vistoria" com situação igual a "Nova";
3. Cria registro em "Levantamento de débitos" para cada um dos imóveis nos quais o pagante é o locatário, seguindo a seguinte regra para cada encargo: 
   1. IPTU, o campo gerar lançamentos para IPTU  deve possuir o valor false e o número do IPTU  deve estar preenchido no cadastro do imóvel 
   2. Condomínio, o campo condomínio deve estar preenchido no cadastro do imóvel, e o campo gerar lançamentos de condomínio do contrato de locação deve possuir o valor false.
   3. Energia, o campo número de energia do cadastro do imóvel deve estar preenchido.
   4. Gás, o campo número de gás deve estar preenchido no cadastro do imóvel.
   5. Água, o campo número de água deve estar preenchido no cadastro do imóvel.
   6. Coleta de lixo, o campo número de coleta de lixo deve estar preenchido no cadastro do imóvel, e o campo gerar lançamentos para coleta de lixo do  contrato deve possuir o valor false.
   7. Taxa marinha, campo número de taxa marinha deve estar preenchido no cadastro do imóvel, e o campo gerar lançamentos para taxa marinha deve possuir o valor false.
4. Envia e-mail para o locatário de confirmação da desocupação;
5. Envia e-mail para o gerente de relacionamento de confirmação da desocupação;
6. Envia e-mail para o locador de confirmação da desocupação;

Vistoria de saída

Após a confirmação da desocupação o SnapProperty cria uma vistoria de saída com situação igual a "Nova". A vistoria só é agendada após contato do locatário para informar que o imóvel está disponível para vistoria, isto é, desocupado e sem os pertences do locatário dentro do imóvel.

A vistoria é agendada pelo contact center e o SnapProperty atribui a vistoria a um vistoriador, de acordo com a disponibilidade e agenda programada para o vistoriador. Após o encerramento e publicação da vistoria o SnapProperty atualiza automaticamente a desocupação, conforme o laudo da vistoria:

• Vistoria com reparo - o laudo possui o valor do reparo, que é informado na vistoria. O valor do reparo é replicado na desocupação e a situação da desocupação é atualizada para "Laudo com reparo" e a fase é atualizada para "Reparo";
• Vistoria sem reparo - o laudo não possui reparo e a desocupação é atualizada para "Laudo sem reparo" e a fase é atualizada para "Chaves"; 

Reparos

Uma vez que a vistoria é finalizada com reparos são apresentadas duas opções para o locatário: fazer os reparos com terceiros ou com a Administradora. Se o locatário decide fazer o reparo com a Administradora, o processo da desocupação segue para a entrega das chaves. Por outro lado, se o locatário decide fazer o reparo com terceiros, o SnapProperty cria automaticamente uma nova vistoria, a qual precisa ser agendada, realizada pelo vistoriador e finalmente publicada. Enquanto houver a necessidade de criar novas vistorias o processo da desocupação não seguirá para a fase de entrega de chaves. 

Quando a fase atual da desocupação for "Reparo", siga os seguintes passos para informar o resultado da aprovação do orçamento do reparo.

1. Selecione a guia "Desocupações";
2. Selecione a desocupação que deseja informar o resultado da aprovação do orçamento do reparo;
3. Na tela da desocupação, clique no botão "Atualizar";
4. É apresentada uma tela de informar o resultado da aprovação do orçamento do reparo;
   1. Responda "Sim" ou "Não" para a pergunta "O locatário aprovou o orçamento do reparo da administradora?";
5. Clique em "Salvar";

Em seguida o sistema realiza as seguintes ações:

1. Se foi selecionada a opção "Sim";
   1. A situação da desocupação é atualizada para "Laudo sem reparos" e a fase é atualizada para "Chaves";
   2. É criado um lançamento no contrato de débito para o locatário com o valor do reparo;
2. Se foi selecionada a opção "Não";
   1. A situação da desocupação é atualizada para "Laudo com reparos" e a fase permanece "Reparo";
   2. É criado uma nova vistoria com situação igual a "Nova";
3. Envia e-mail para o locatário sobre o resultado da aprovação do orçamento do reparo;
4. Envia e-mail para o gerente de relacionamento sobre o resultado da aprovação do orçamento do reparo;
5. Envia e-mail para o locador notificando sobre o resultado da aprovação do orçamento do reparo;

Receber chaves

O recebimento de chaves se dá quando o reparo é feito com a Administradora ou é feito com terceiros e a vistoria é publicada sem reparos. Portanto, para que seja realizado o recebimento das chaves, a desocupação deverá estar na fase "Chaves".

Para proceder com o recebimento de chaves, realize os seguintes passos:

1. Selecione a guia "Desocupações";
2. Selecione a desocupação que deseja realizar o recebimento de chaves;
3. Na tela da desocupação, clique no botão "Receber chaves";
4. É apresentada uma tela de recebimento de chaves;
   1. Responda "Sim" para a pergunta "Chave recebida?";
5. Clique em "Avançar";
6. É apresentada uma tela de informar a data da desocupação;
   1. Preenche a "Data da desocupação";
7. Clique em "Salvar";

Em seguida o sistema realiza as seguintes ações:

1. A situação da desocupação é atualizada para "Chave recebida" e a fase alterada para "Faturamento";
2. A situação do contrato de locação é atualizada para "Encerrado"; 
3. Envia e-mail para o locatário notificando a entrega das chaves;
4. Envia e-mail para o gerente de relacionamento notificando a entrega das chaves;
5. Envia e-mail para o locador notificando a entrega das chaves;

Cancelar desocupação

Depois que uma desocupação é confirmada, ou seja, não houve reversão da desocupação, há a possibilidade de que processo seja cancelado, seja por porque o locatário desistiu de desocupar o imóvel, seja porque o locador resolveu aceitar as condições comerciais após a confirmação da desocupação.

O cancelamento da desocupação é possível, desde que o locatário não tenha entregue as chaves para a Administradora. Uma vez que as chaves tenham sido entregues, o cancelamento não é mais possível, pois deverá ser gerada a fatura final do locatário. 

Para cancelar uma desocupação, siga os passos abaixo.

1. Selecione a guia "Desocupações";
2. Selecione a desocupação que deseja cancelar;
3. Na tela da desocupação, clique no botão "Cancelar";
4. É apresentada uma tela de confirmação do cancelamento;
   1. Preencha o campo "Motivo do cancelamento";
   2. Preenche o campo "Observações"; 
5. Clique em "Salvar";

Em seguida o sistema realiza as seguintes ações:

1. O registro da "Desocupação" tem a situação alterada para "Cancelada";
2. A "Vistoria" tem a situação alterada para "Cancelada" e se esta já tiver sido agendada, porém não finalizada, o vistoriador recebe e-mail de notificação;
3. Os "Levantamentos de débitos" tem a situação alterada para "Cancelado"; 
4. Havendo "Lançamentos do contrato" referentes aos "Levantamentos de débitos", sua situação é alterada para "Cancelado";
5. Envia e-mail para o locatário notificando o cancelamento da desocupação;
6. Envia e-mail para o gerente de relacionamento notificando o cancelamento da desocupação;
7. Envia e-mail para o locador notificando o cancelamento da desocupação;