Manutenção

Descrição do processo

Início do processo

O processo de manutenção é iniciado quando o locador entra em contato com a administradora através de um atendimento solicitando uma manutenção no imóvel.

Término do processo

O processo é finalizado quando a nota de serviço é anexada. 

Pré-requisitos

  1. O campo tipo de atribuição de manutenção, do objeto parametrizações deve ser preenchido com um dos dois valores

    1. Se preenchido com gerente de relacionamento as manutenções ao serem criadas no atendimento são atribuídas ao gerente de relacionamento do contrato.

    2. Se selecionado responsável pela manutenção  as manutenções serão atribuídas ao que estiver preenchido no campo Responsável manutenção 

Operações do sistema

Guia passo a passo

Inciar atendimento

  1. O locatário entra em contato com a administradora para solicitar uma manutenção no imóvel.

  2. A atendente inicia  um atendimento de  administração  do tipo manutenção.

  3. Clique na guia atendimento.

  4. Em seguida clique em novo. 

  5. Pesquise pelo cliente. 

  6. Selecione o contrato e clique na aba manutenção.

  7. Preencha a descrição do problema e a prioridade do atendimento.

  8. Utilize o campo restrição de horário para visita para informar os horários disponíveis para visita do prestador ao imóvel.

  9. Clique em salvar.

  10. Em seguida conclua o atendimento.

Etapas de manutenção 

Atendimento

1- Nova

Nesta etapa o analista de manutenção acessa o registro e clica no botão "atualizar". Ela deve utilizar o campo "descrição da analista" para detalhar melhor o problema. O sistema exibe também a descrição do problema que foi preenchida durante o atendimento para auxiliar a analista. Ao concluir esta operação, os seguintes campos da manutenção são atualizados.

Os campos alterados neste momento são:

  • Diagnóstico é preenchido com o valor digitado pelo usuário.

  • Situação é atualizada para primeiro contato.

 

2- Primeiro contato 

Ao clicar no botão "atualizar" nesta etapa  é exibida uma tela para selecionar o prestador de serviço que ficará responsável pela manutenção. Neste momento são disparados dois emails ao prestador para informar que ele foi selecionado para realizar a manutenção. 

O campo alterado neste momento é:

  • O campo situação é atualizado para Prestador selecionado.

Caso o prestador de serviços não possua e-mail configurado, o sistema apresenta uma mensagem dizendo falha no fluxo.


3- Prestador selecionado

Ao clicar no botão "atualizar", quando a manutenção encontra-se nesta situação, é exibida uma tela para preencher com a data e hora que a visita será realizada pelo prestador. 

Os campos alterados neste momento são:

  • O campo situação é atualizado para Visita agendada

  • O campo data da visita recebe o valor inserido pelo usuário.

  • É  enviado um e-mail ao locador e ao locatário informando o agendamento da visita.

  • A Etapa é atualizada para Visita.

 

4- Visita agendada

Ao clicar no botão "atualizar", deve-se preencher na tela o diagnóstico  do prestador e a solução proposta para o problema. Após, deve-se selecionar o responsável pelo custo da manutenção que será realizada, se é o locador ou locatário

Os campos alterados neste momento são:

  • A situação é atualizada para visita realizada e os valores preenchidos são armazenados no registro da manutenção.

  • Um e-mail é enviado ao Locador, locatário e prestador de serviço com  as informações da visita. 

 

5- Visita realizada

Ao clicar no botão "atualizar", o gerente de relacionamento deve digitar o custo do reparo, ou seja o valor total orçado pelo prestador, e em até quantas parcelas este valor será dividido. 

O sistema consiste as informações digitadas e atualiza os campos:

  • Etapa para Orçamento;

  • Situação para Orçamento recebido.

Orçamento

1- Orçamento recebido

É exibida uma tela que questiona o resultado da aprovação, ou seja, se o responsável pelo reparo aprovou o orçamento. 

Opções possíveis:

1- Aprovado: caso seja essa opção a ser selecionada, o campo “situação” é atualizado para orçamento aprovado, o campo etapa é atualizado para execução e também são enviados três emails informando, locador, locatário e prestador de serviço sobre a aprovação.

2- Reprovado: caso seja essa opção a ser selecionada, campo “situação” é atualizado para orçamento reprovado e são enviados 3 e-mails: um ao locador, outro ao locatário e o último ao prestador, neste caso o processo não tem sequencia.

3- Negociação:

 

Execução

1- Orçamento aprovado

Nesta etapa o gerente comercial, ou o responsável pela manutenção, clica no botão atualizar e agenda a execução do serviço preenchendo  a data prevista de início de execução do reparo e a estimativa do prestador para a data prevista de término do reparo.

O campo alterado neste momento é:

  • A situação é atualizada para Serviço agendado.

 

2- Serviço agendado 

Nesta etapa é onde de fato o serviço será iniciado, o usuário deve clicar no botão atualizar e preencher o campo com a data em que de fato o serviço foi iniciado e a nova prevista de término com base na data inicial. 

O campo alterado neste momento é:

  • A situação da manutenção é atualizada para serviço iniciado.

3- Serviço iniciado

Nesta etapa o prestador conclui a obra, o usuário deve então clicar no botão atualizar e preencher na tela a data em que o serviço foi finalizado. 

Os campos alterados neste momento são:

  • A situação é atualizada para Serviço concluído

  • Data de conclusão é preenchida com a data do serviço finalizado informado anteriormente.

 

4- Serviço concluído 

Ao clicar no botão atualizar, o usuário deve confirmar o recebimento do serviço pelo locatário. Na tela são exibidos os seguintes campos: 

  • Data de recebimento do serviço, a data em que o cliente confirmou que o serviço foi entregue.

  • Cliente confirma o recebimento do serviço, este campo deve ser marcado sempre que existir esta conformação do cliente.

  • Data de vencimento da 1a parcela, deve-se se selecionar a data em que a parcela vencerá.

  • Número de parcelas, a quantidade de parcelas em que o valor do serviço será dividido.

Ao preencher estas informações deve-se clicar em avançar e concluir.

Os campos alterados neste momento são:

  • A situação é alterada para Serviço concluído 

  • A etapa é atualizada para pagamento.

Uma classe apex é acionada gerando os lançamentos do contrato, ou seja, gera lançamentos de crédito para a administradora e débito para o responsável pela manutenção, e o custo do reparo dividido pelo número de parcelas. 

Pagamento

1 - Serviço recebido

Ao clicar no botão atualizar, o usuário deve cadastrar os valores da nota fiscal do prestador.

Deve-se preencher os seguintes campos:

  • O número da nota fiscal, nesse momento o sistema seleciona a última nova mais 1;

  • A série do documento, se houver

  • A data de emissão da nota fiscal, o sistema emitirá com a data do dia da geração da nota e não com essa data de emissão prevista.

  • A data de vencimento 

  • O valor da nota, ou seja o valor do reparo. Este valor é proveniente da manutenção, mas pode ser alterado neste momento.

  • taxa para comissão de manutenção. Este valor é proveniente da manutenção, mas pode ser alterado neste momento. Essa taxa é o percentual cobrado pela administradora para realizar a intermediação do serviço.

  • Em seguida o usuário carrega o arquivo da nota e

  • Clicar em salvar.

Os campos alterados neste momento são:

  • A situação é atualizada para pagamento provisionado

  • A flag “Serviço recebido pelo cliente” responsável por concluir o processo é selecionada. 

Operações do sistema

  • Neste momento o sistema gera, na guia documento a pagar, as quantidade de parcelas informada durante a manutenção, com o valor integral (sem taxa de comissão) dividido pela quantidade de parcelas informada.

  • O sistema cria uma nota de serviço, na guia notas de serviço, com o número sequencial da nota, para o prestador de serviço que executou a manutenção, com o produto chamado “comissão sobre manutenção”, com o valor total do serviço [ valor total do serviço * (taxa de comissão para manutenção/100)] para a data de emissão do dia da emissão da nota fiscal de serviço;

  • O sistema cria títulos a receber, na guia títulos a receber, com o valor da comissão que foi gerado na nota, dividido pelo número de parcelas informadas na manutenção, se houver várias parcelas, isto é, serão gerados vários títulos a receber de acordo com a quantidade de parcelas. A data de vencimento utilizada é a data de vencimento da primeira parcela também informada na manutenção, acrescentando 1 mês para as próximas parcelas, se houver.

  • O sistema gera lançamentos no contrato de locação, com o valor do serviço, dividido pelo número de parcelas informadas na manutenção, se houver várias parcelas, isto é, serão gerados vários lançamentos (débitos e créditos) com o valor valor total do serviço / quantidade de parcelas, sendo o crédito para a Administradora e o débito para o responsável pelo custo do pagamento da manutenção.

Sumário do artigo