Este módulo é responsável pelo controle de pagamento do condomínio de um imóvel administrado pela empresa.

Regras de negócio

Lançamentos do encargo

Se o imóvel está disponível, a responsabilidade final pelo pagamento é sempre do locador. Mesmo assim, pode ser que o pagamento do condomínio seja feito pela administradora e, neste caso, o valor será lançado no contrato de administração do locador para reembolso.

Se o imóvel está locado, a responsabilidade final pelo pagamento é sempre do locatário. Entretanto, é possível que este seja feito pelo locador ou pela administradora e, nesses casos, o valor  será lançado no contrato do locatário para reembolso.

Quando um encargo é cadastrado, dependendo da combinação da situação do imóvel e do pagante, o sistema cria os lançamentos abaixo:

Processo

Início do processo

O processo começa quando o gerente de relacionamento recebe o boleto do condomínio .

Término do processo

O processo termina quando o gerente de relacionamento anexa o comprovante de pagamento do encargo ao registro. 

Operações do sistema

Cadastrar Condomínio

Para cadastrar um novo boleto de condomínio, siga os passos abaixo.

1. Selecione a guia "Encargos".
2. Clique no botão "Novo".
3. Selecione a opção "condomínio" para o tipo de encargo.
4. Preencha o formulário com as informações do boleto do condomínio.
   1. Selecione o imóvel vinculado ao condomínio.
   2. Digite a "Data de emissão" do boleto.
   3. Insira a "Data de vencimento" do boleto.
   4. Digite o "Número de referência" de referencia da cobrança emitido pelo condomínio.
   5. Informe o período de apuração do documento nos campos "inicio de apuração" e "fim de apuração".
   6. Digite o "Valor despesas extraordinárias" ( despesas extras, e que não necessariamente serão fixas).
   7. Digite o "Valor despesas ordinárias" ( despesas costumeiras de um condomínio).
   8. Preencha o campo "Valor do condomínio" com a soma dos campos "Valor despesas extraordinárias" e "Valor despesas ordinárias".
      1. o sistema exibe a mensagem "O valor do codomínio deve ser igual a soma de valor de despesas ordinárias e extraordinárias", caso exista divergência nestes valores.
   9. O Campo "Pagante" varia de acordo com  o campo Disponível para locação do objeto Imóvel e é preenchido de maneira automatizada. 
      1. Se o imóvel estiver "Disponível para locação", o valor deve ser igual  o "Pagante do condomínio" do objeto Imóvel.
      2. Se o campo "Disponível para locação" não estiver selecionado, o valor deste campo deve ser igual o Pagante do condomínio do objeto Contrato do tipo Locação.
   10. Clique no botão "Salvar".
5. O Sistema cria um novo registro no objeto "Encargo".

6. O Sistema atualiza o campo "Valor do Condomínio" do objeto "Imóvel" com o valor cadastrado no campo "Valor do condomínio" do objeto "Encargo".

7. Se o pagante for a "Administradora":
   1. O Sistema cria novo registro no objeto "Documento a pagar".

Receber comprovante 

Após realizar o cadastro do encargo o sistema permite o recebimento de comprovante do encargo cadastrado.

1. Clique na guia "Encargos".

2. Selecione o registro do encargo no qual deseja informar o recebimento do comprovante.

3. Clique no botão de ação "Receber comprovante".

4. O Sistema exibe uma tela para upload de arquivo.

5. Arraste o arquivo do comprovante recebido

6. Clique no botão "Salvar".

O Sistema realiza algumas validações antes de confirmar o recebimento do comprovante

1. Se o arquivo não for inserido, o sistema informa o usuário com mensagem "É obrigatório realizar o upload do arquivo".

2. Se o campo Situação do objeto encargo é igual a "Recebido",o sistema entende que este documento já foi anexado e informa o usuário com a  mensagem "O comprovante de pagamento deste encargo já foi recebido".

Ao final do processo de receber comprovante o sistema atualiza os campos do objeto Encargo.

1. O campo Situação é igual a "Recebido".

2. O campo "Recebido em" é igual a data da atualização do registro.

3. O campo "Recebido por" é igual ao usuário que realizou a alteração.

O arquivo anexado fica disponível na guia relacionada  "Arquivos" do objeto encargo.

Notas Para o administrador 

Pré requisitos para implantação

Cadastrar conta da Administradora 

A conta da administradora do condomínio deve ser previamente cadastrada.

Cadastrar Taxa de serviço

Ao cadastrar uma nova captação o campo "taxa de serviço para encargo", indica a porcentagem sobre o valor do encargo, que a administradora receberá caso seja responsável pelo pagamento do encargo. Este campo é necessário para que o módulo de encargos funcione corretamente.

Quando uma captação é aprovada,  o sistema gera um contrato do tipo "administração", atualizando o campo "Taxa de serviço para administração" do contrato com base  no campo existente na captação.

Num eventual processo de locação, no momento em que a proposta é aprovada o sistema gera um contrato do tipo "Locação" e replica a informação da "taxa de serviço para encargo" do contrato de administração do imóvel da locação , no campo "taxa de serviço para encargo"  do contrato de locação.

Validações

A Data de inicio de apuração deve ser menor do que data de fim de apuração, o sistema informa o usuário com a mensagem "A Data fim de apuração deve ser maior do que a data inicio de apuração" , se este critério não for atendido.

O sistema Verifica se existe condomínio cadastrado para o imóvel selecionado utilizando os valores de CEP e número e realiza uma busca no objeto condomínio, se não houver informa o usuário com a seguinte mensagem: "Este imóvel não está associado a nenhum condomínio".