Geração do ciclo financeiro de forma manual
- Gisele Albrecht (Deactivated)
Geração dos lançamentos do ciclo
Para gerar os lançamento de um contrato, siga os passos abaixo:
Selecione o “contrato de locação” para o qual deseja gerar os lançamentos.
Clique no botão "Gerar lançamentos".
Clique no botão "Iniciar".
Cancelar ciclo de locação
Para realizar o cancelamento dos lançamentos, deve-se cancelar o ciclo inteiro para que o sistema atualize as datas e cancele todos os lançamentos e outros objetos envolvidos no ciclo.
Entre no contrato de locação, clique na guia de "Ciclos". Selecione o ciclo desejado, e clique no botão "Cancelar Ciclo".
Criar lançamentos individuais manuais
Para criar um lançamento individual realize o seguinte procedimento:
Entre no contrato desejado, podendo ser de administração ou locação;
Criar um botão chamado “novo lançamento”.
O sistema vinculará ao contrato selecionado, podendo ser de Administração ou Locação e exibe o imóvel principal do contrato;
Selecione o "Tipo de solicitante".
O tipo de solicitante pode ser Administradora, Locador ou Locatário;
O sistema exibe a informação do Solicitante de acordo com o tipo de solicitante selecionado, podendo ser a Administradora, o locador principal ou o locatário principal do contrato;
Selecione o "Tipo do solicitado";
O sistema exibe a informação do Solicitado de acordo com o tipo do solicitado selecionado;
Selecione o "Tipo de lançamento";
Digite o "Valor do lançamento";
Preencha o campo "Data do pagamento" para indicar a data em que o solicitante realizou o pagamento da despesa.
Mês e ano de competência;
Somente quando tipo de lançamento é "Fundo de reserva";
Preencha o campo "Número da parcela" para indicar o número da parcela que o solicitante realizou o pagamento da despesa, referente ao tipo de lançamento selecionado;
Digite a "Quantidade de parcelas" que serão necessárias para pagar o valor informado para o lançamento;
O sistema habilita o botão "Gerar parcelas" se a quantidade de parcelas for maior que 1. As parcelas geradas podem ter valor e data do pagamento editadas;
Preencha o campo "Descrição" com informações sobre a solicitação do lançamento;
Preenche o campo "Justificativa" com informações sobre a justificativa para a solicitação do lançamento;
Clique no botão "Salvar".
Editar lançamentos individuais manualmente
Entre no contrato desejado, podendo ser de administração ou locação;
Selecione os lançamentos que se deseja editar, marcando-os;
Clique no botão chamado “editar lançamentos” dentro da tela de lançamentos.
Informe o campo que deseja alterar, é possível alterar todos em conjunto
Data de lançamento;
Histórico;
Tipo de lançamento;
Valor;
Clique no botão “atualizar valores”.
Nesse momento o sistema irá alterar o valor informado para todos os lançamentos selecionados.
Caso queira alterar um valor em específico é possível realizá-lo individualmente diretamente na parcela
Após clicar no botão “salvar”.
Cancelar lançamentos individuais manualmente
Entre no contrato desejado, podendo ser de administração ou locação;
Selecione os lançamentos que se deseja cancelar, marcando-os;
Clique no botão chamado “cancelar” dentro da tela de lançamentos.
Nesse momento o sistema irá apresentar uma tela com os lançamentos desejados.
Verifique e clique em “cancelar lançamentos”.
Pronto, os lançamentos serão cancelados.
Faturar contrato de locação
Para faturar um contrato de locação, siga os passos abaixo.
Selecione a guia "Contratos".
Utilize os filtros da pesquisa para encontrar os contratos que deseja faturar.
Selecione os contratos desejados.
Clique no botão "Faturar" para iniciar o faturamento.
Geração de Fatura extra (não altera as datas do contrato)
Com os lançamentos gerados no contrato de locação, é possível gerar manualmente uma fatura e, para isso, é necessário realizar os seguintes procedimentos:
Entrar no contrato desejado.
Clicar no botão “Faturar”.
Informar a “Data de vencimento da próxima fatura”.
Clicar em “Faturar”.
O sistema irá realizar a marcação dos contratos que devem ser faturados e irá chamar o serviço para realizar o faturamento.
Cancelar fatura
Para cancelar uma fatura, siga os passos abaixo.
Entre na tela de Faturas,
Selecione a fatura que deseja cancelar nas situações (Nova, Emitida, Gerada, Enviada, Atualizada ou Vencida).
Clique no botão "Cancelar".
Sistema executa o cancelamento da fatura.
Sistema exibe a mensagem "Fatura cancelada com sucesso".
Emissão e consulta dos Boletos Manual
Após a geração das faturas é necessário realizar a “Emissão dos boletos” e “Consulta dos boletos”.
Clique na guia "Títulos a receber".
Localize o título a receber desejado
Selecione a "Empresa" desejada para visualizar os títulos de uma empresa especifica
Os campos Data inicial e Data final podem ser utilizados para refinar a pesquisa
Digite parte no nome do cliente no campo "Cliente" e clique em Pesquisar para refinar a pesquisa
Selecione um ou mais títulos a receber
Somente os títulos a receber com o "Id boleto situação" igual a "Novo" e com contratos de locação com "Forma de pagamento" igual a "boleto Bancário" podem ter o boleto gerado.
Clique no botão "Emitir boleto"
Será exibida a mensagem de êxito ao gerar o boleto e os títulos a receber terão a informação "Id boleto situação" alterados para "Salvo" e o "ID boleto" será exibido acima da situação.
Selecione um ou mais títulos a receber com o "Id boleto situação" igual a "Salvo".
Clique no botão "Consultar boleto"
Será exibida a mensagem de êxito e os títulos a receber terão a informação "Id boleto situação" alterados para "Emitido".
Geração do arquivo de Remessa de cobrança
Com os títulos a receber com a situação de “ID igual” a “Emitido”.
Entre na guia "Títulos a receber".
Selecione um ou mais títulos a receber com "Id boleto" igual a "Emitido".
Clique no botão "Gerar Remessa".
Para baixar o arquivo para enviar para o banco entre na guia “Contas Correntes”.
Clique na conta financeira utilizada.
Clique na guia “Remessas de Cobrança”.
Clique e baixe o arquivo da data desejada e envie para o banco.
Retornar arquivo de Registro dos títulos gerado pelo banco
Após o registro dos títulos no banco é necessário informar o sistema que os títulos foram registrados e, para isso, é necessário realizar o seguinte procedimento:
Entre na guia "Títulos a receber".
Clique no botão "Processar Retorno".
Selecione a conta financeira que refere-se o arquivo
Clique em “Carregar Arquivos” e informe o arquivo que se deseja importar
Clique em enviar.
Após, deve clicar nos títulos desejados e clicar no botão “Consultar Boleto”.
Para baixar o arquivo de retorno bancário, se deseja, o sistema gravou uma cópia no no objeto “Contas Correntes”.
Clique na conta financeira utilizada.
Clique na guia “Retorno de Cobrança”.
Recebimento de títulos a receber manualmente
Entrar na guia “Títulos a receber”;
Selecionar os títulos que você deseja baixar;
Clicar no botão “Receber”, neste momento o sistema apresentará uma tela para a baixa dos títulos previamente selecionados com os seguintes campos:
Título: indica o número do título que possui a divergência.
Situação do título: indica a situação do título em relação ao pagamento, sempre “Divergência”.
Cliente: indica o cliente que originou o título.
Imóvel: indica o imóvel que originou o título.
Fatura: indica a fatura que originou o título a receber.
Contrato de locação: indica o contrato de locação que originou o título.
Vencimento: indica a data de vencimento do título.
Multa calculada: indica o valor da multa calculada quando o título estava vencido. Esse valor será apresentado na tela.
Juros calculado: indica o valor do juros de mora calculado quando o título estava vencido. Esse valor será apresentado na tela.
Honorários calculado: indica o valor dos honorários calculados quando o título estava vencido. Esse valor será apresentado na tela.
Correção calculada: indica o valor da correção calculada quando o título estava vencido. Esse valor será apresentado na tela.
Desconto calculado: indica o valor do desconto calculado quando o título estava vencido.
Valor recebido: indica o valor que deverá ser recebido para atender todos os encargos mais o valor principal do título.
Clicar no botão “Salvar”.
O sistema irá verificar se o valor recebido está igual ao valor esperado,
se sim, irá alterar a situação do título a receber e da fatura para liquidados:
se não, irá trocar a situação do título para divergência e ela precisa ser recebida (Recebimento com divergência)
Recebimento com divergência
Entrar na guia “Títulos a receber”;
Filtrar a situação do título “Divergência”;
Selecionar os títulos que você deseja resolver a divergência e baixar;
Clicar no botão “Divergência”, neste momento o sistema apresentará uma tela para a baixa dos títulos previamente selecionados com os seguintes campos:
Título: indica o número do título que possui a divergência.
Situação do título: indica a situação do título em relação ao pagamento, sempre “Divergência”.
Cliente: indica o cliente que originou o título.
Contrato de locação: indica o contrato de locação que originou o título.
Locatário: indica o locatário do contrato.
Locador: indica o locador do contrato.
Fatura: indica a fatura que originou o título a receber.
Contrato de administração: indica o contrato de administração que originou o contrato de locação.
Vencimento: indica a data de vencimento do título.
Pagamento: indica a data que o título foi efetivamente pago.
Valor do título: indica o valor original do título.
Valor total do título: indica o valor obtido pelo somatório do valor do titulo e seus encargos (+juros, +multa, +honorários, +correção + desconto).
Valor recebido: indica o valor efetivamente recebido no momento da baixa do título.
Valor distribuído: indica o valor total do título mais os encargos recebidos (+juros, +multa, +honorários, +correção) mais o valor da devolução, se houver.
Juros recebidos: indica o valor do juros de mora efetivamente recebido na baixa do título.
Juros calculado: indica o valor do juros de mora calculado quando o título está vencido. Esse valor será apresentado na tela.
Multa recebida: indica o valor da multa efetivamente recebida na baixa do título.
Multa calculada: indica o valor da multa calculada quando o título está vencido. Esse valor será apresentado na tela.
Correção recebida: indica o valor da correção efetivamente recebida na baixa do título.
Correção calculada: indica o valor da correção calculada quando o título está vencido. Esse valor será apresentado na tela.
Honorários recebidos: indica o valor dos honorários efetivamente recebido na baixa do título.
Honorários calculado: indica o valor dos honorários calculados quando o título está vencido. Esse valor será apresentado na tela.
Desconto recebido: indica o valor do desconto efetivamente recebido na baixa do título.
Desconto calculado: indica o valor do desconto calculado quando o título está vencido. Esse valor não será apresentado na tela.
Devolução: (snap_brok__Valor_devolucao__c), indica o valor que será devolvido para o participante caso o valor recebido seja maior que o valor total do título.
Divergência à lançar: indica o valor da divergência do lançamento que será lançado no contrato de locação, podem ser positiva ou negativa. Este valor é definido pela operação: valor do título (snap_finan__valor_original__c) + juros recebidos (snap_finan__Valor_juros_recebido__c) + multa recebida (snap_finan__Valor_multa_recebida__c) + correção recebida (snap_finan__Valor_correcao_recebida__c) + honorários recebidos (snap_finan__Valor_honorarios_recebido__c) + desconto recebido (snap_finan__Recebimento_Valor_Desconto__c) + vlr devolução (snap_brok__Valor_devolucao__c) - valor total título (snap_brok__Valor_total_titulo__c).
Distribuir os valores de juros, multa, correção e honorários recebidos preenchendo seus respectivos campos até o valor recebido ser igual ao valor distribuído.
Clicar no botão “Salvar”.
Geração e Envio do Extrato da Fatura para os Locatários
Após o registro dos títulos, devemos enviar o arquivo de extrato para os locatários e, para isso, precisamos realizar o seguinte procedimento:
Entre na guia “Faturas”.
Selecione um ou mais faturas que se deseja gerar o arquivo.
Clique no botão “Gerar Arquivo”.
Após, selecione novamente um ou mais faturas que se deseja enviar o e-mail.
Clique no botão "Enviar Email".
Geração do Repasse
Com a liquidação dos Títulos à Receber ou devido a geração de fatura, o repasse será realizado na “Data do próximo repasse” que consta dentro do contrato de locação, mas para realizar um repasse manual é necessário realizar o seguinte procedimento:
Entre na guia "Contratos".
Selecione os contratos que se deseja repassar.
Clique no botão "Repassar".
Informe a data que você deseja gerar o repasse .
Clique em “Repassar”.
Também é possível repassar um contrato estando dentro dele, para isso:
Clique no botão "Repassar".
Informe a data que você deseja gerar o repasse .
Clique em “Repassar”.
Aprovação do Repasse
Com os repasses gerados, é necessário realizar a aprovação do mesmo e, para isso, é necessário realizar o seguinte procedimento:
Selecione os repasses que estão com a situação “Pendente” e que se deseja aprovar.
Clique no botão "Aprovar".
Nesse momento o sistema irá realizar trocar a situação do repasse para "Aprovado".
O sistema realizará a criação do documento a pagar com as informações do repasse levando as informações dos favorecidos e seus valores para a parcela do documento à pagar.
Cancelamento dos repasses
Caso seja necessário cancelar um repasse é necessário realizar o seguinte procedimento.
Entre na guia de “Repasses” e selecione os que você deseja cancelar.
Clique no botão "Cancelar".
Nesse momento o sistema irá realizar o cancelamento do repasse trocando a situação do mesmo para "Cancelado".
Após, os lançamentos que o estavam contidos nesse repasse terão a situação alterada para "Aprovados" a fim de serem utilizados novamente.
Também é possível realizar o cancelamento de forma individual, para isso
Entre no Repasse que você deseja cancelar;
Clique no botão "Cancelar" que o sistema irá realizar o mesmo procedimento descrito anteriormente.
Geração do arquivo de remessa pagamento
Com os Documentos a pagar gerados, eles podem ser enviados para o banco da seguinte forma:
Entre na guia "Documentos a Pagar".
Selecione um ou mais documentos a pagar com a situação “Contabilizado” ou “Aprovado”.
Clique no botão "Gerar Remessa".
Para baixar o arquivo para enviar para o banco entre na guia “Contas Correntes”.
Clique na conta financeira utilizada.
Clique na guia “Remessas de Pagamento”.
Clique e baixe o arquivo da data desejada e envie para o banco.
Retornar arquivo de Liquidação de Pagamento
Com o pagamento dos títulos no banco, é necessário retornar o arquivo de pagamento para o sistema realizar a liquidação dos documentos e, para isso, é necessário realizar o seguinte procedimento:
Entre na guia "Documentos a pagar".
Clique no botão "Enviar Retorno".
Selecione a conta financeira que refere-se o arquivo .
Clique em “Carregar Arquivos” e informe o arquivo que se deseja importar.
Clique em enviar.
Para baixar o arquivo de retorno bancário, se deseja, o sistema gravou uma cópia no no objeto “Contas Correntes”.
Clique na conta financeira utilizada.
Clique na guia “Retorno de Pagamento”.
Gerar extrato do locador com todos os participantes
É possível gerar o extrato do locador de forma agrupada, para isso realize as seguintes atividades:
Entre no contrato de administração;
Clique no botão “gerar extrato adm”;
Clique na guia “Arquivos” e lá vai estar o extrato gerado.
Esse extrato é completo com todos os participantes do extrato de administração. Para realizar um extrato personalizado, por participante realize o procedimento abaixo.
Gerar extrato do repasse personalizado para cada participante
É possível gerar o extrato do locador de forma personalizada, por participante do contrato de locação, para isso realize as seguintes atividades:
Entre no contrato de administração;
Clique na guia “Extrato do locador”;
Escolha o locador, que será os participantes do contrato de administração
Informe a data do início do extrato
Informe a data do fim do extrato
Clique no botão “Pesquisar”.
Se quiser imprimi-lo clique no botão “Baixar”. O extrato será gerado em *.pdf com todas as informações que estão em tela.
Se quiser enviá-lo por email para o locador clique no botão “Enviar”. O extrato será enviado em *.pdf, para o email de cobrança do locador que está localizado no campo de email de cobrança e quem enviou recebe uma cópia. O extrato enviado será do mesmo locador que estiver selecionado no momento.
Os filtros de data tem atuação em cima da data do pagamento do lançamento do contrato.
Cadastrar nota fiscal de serviço
Para cadastrar uma nota fiscal de serviço, siga os passos abaixo.
Selecione a guia "Notas de serviço".
Clique no botão "Novo".
Preencha o formulário obrigatoriamente com as informações da nota de serviço:
Selecione a "Empresa" que vai emitir a nota de serviço.
Selecione o "Tipo de lançamento" contábil da nota de serviço.
Selecione o "Cliente" da nota de serviço.
Digite a "Data de emissão" da nota de serviço.
Selecione o "Serviço" da nota fiscal.
Preencha o campo "Discriminação" com uma descrição da nota de serviço.
Digite o "Valor do serviço".
Digite o "Valor das deduções" incondicional, se houver.
Clique no botão "Salvar".
Em seguida, o sistema realiza as seguintes ações:
Valida as informações da nota de serviço.
Calcula os impostos e retenções da nota de serviço.
Cria o registro da nota de serviço com a situação “Rascunho”.
Uma nota fiscal de serviço recebe apenas um serviço por nota.
Autorizar uma nota fiscal de serviço
Para autorizar uma nota realize os seguintes processos:
Entre na guia "Notas de serviço";
Selecione a nota que você deseja autorizar
Clique no botão "Autorizar".
Consultar nota fiscal de serviço
Para consultar uma nota realize o seguinte procedimento:
Selecione a guia "Notas de serviço".
Selecione a nota que você deseja consultar e que esteja com situação enviada;
Clique no botão "Consultar".
Cancelar nota fiscal de serviço
Para cancelar uma nota realize o seguinte procedimento:
Selecione a guia "Notas de serviço".
Selecione a nota que você deseja cancelar;
Clique no botão "Cancelar".
Cadastrar/Substituir o certificado digital de uma nota fiscal
Para cadastrar ou substituir o certificado digital de uma nota fiscal é necessário realizar os seguintes passos:
Estando com o certificado A1 e a senha em mãos, caso você não tenha, execute o Processo de baixa do certificado A1 da URBS
Coloque seu usuário e senha.
Encontre o grupo “SnapSystems”.
Clique no botão “Empresas”;
Encontre a empresa que você deseja alterar o certificado.
Clique no botão “editar”
Na seção Configurações de Licença para cada Documento
Clique na guia do documento fiscal que o certificado pertence. Exemplo, NFE, NFSE, NFC, etc.
Na seção Certificado
Clique em remover certificado.
Inclua o novo certificado.
Digite a senha para o novo certificado.
Pronto, o certificado foi alterado.
Geração do informe de rendimento
Entre na conta do cliente desejado;
Clique no botão “Informe de rendimentos”;
Informa a data desejada para a geração do relatório;
Clique em “Gerar” ;
O sistema gerará o arquivo de informe de rendimentos e o anexará na guia “Arquivo”.
Criar um processo de cobrança para uma fatura vencida
Para criar um processo de cobrança realize as seguintes etapas:
Entre no contrato de locação que você deseja criar a cobrança;
Clique no botão “Cobrança”;
o sistema irá perguntar “Iniciar cobrança do contrato de locação C-000xxxx”?
Clique no botão “iniciar cobrança”;
O sistema apresenta a seguinte mensagem “A cobrança foi iniciada com sucesso”.
Neste momento o sistema irá realizar os seguintes processos:
O sistema cria um processo de cobrança para esse contrato com as faturas que estiverem vencidas;
O sistema preenche o campo de cobrança da fatura para vinculá-la do processo de cobrança;
O sistema marca o campo “em cobrança” do contrato de locação informando que esse contrato está em cobrança.
Cancelar um processo de cobrança
Para cancelar um processo de cobrança realize as seguintes etapas:
Entre na guia “Cobranças”;
Escolha o processo que você deseja cancelar;
Clique no botão “cancelar”;