Visita para locação

Owned by Fabio Zarvos
Last updated: 17 April 2020 by Leny Casagrande (Deactivated)
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Este artigo descreve a etapa do processo de locação em que o gerente comercial visita os imóveis selecionados com o cliente.

Sumário do artigo





O processo de visita começa com o agendamento da visita. Neste primeiro passo, o gerente comercial consulta sua agenda de compromissos e sugere uma data ao cliente e, em seguida, cria este compromisso na sua agenda.

No dia data visita, o gerente comercial retira a chave do imóvel e se desloca para encontrar o cliente no horário agendado. Ao final da visita, o gerente comercial solicita ao cliente uma avaliação do imóvel. Em seguida, pergunta qual das seguintes opções ele pretende: i) fazer uma proposta; ii) agendar uma nova visita ou iii) descartar o imóvel. Com essas informações o gerente comercial acessa o sistema e reporta o resultado da visita. Depois da visita, o gerente comercial devolve a chave do imóvel.

Situação da visita

O campo "Situação" é utilizado para indicar a posição da visita no processo. As opções disponíveis são:

  • Pendente
    Situação atribuída quando a visita é criada pelo sistema. Nesta etapa o gerente comercial deve agendar a visita com o locatário.

  • Agendada
    Situação atribuída pelo sistema depois que o gerente comercial concluiu o agendamento da visita.

  • Reportada
    Situação atribuída pelo sistema depois que o gerente comercial reportou o resultado da visita.

Agendamento da visita

Guia passo a passo

Para agendar uma visita para locação, siga os passos abaixo.

  1. Clique em "Visitas"

  2. Selecione o registro da visita desejada 

  3. Clique no botão "Agendar" 

  4. é exibida uma tela chamado "agendar visita ao imóvel"  que varia de acordo com os seguintes casos 

  5. Se o imóvel em questão possuir chaves na administradora o sistema se comporta da seguinte forma :  

    1. Selecione o "Painel" em que a chave do imóvel se encontra.  

    2. Selecione a "Data da visita". 

    3. Selecione a "Hora da visita".

    4. Selecione a loja em que a chave será retirada  caso a loja de retirada seja a mesma de origem selecione o mesmo valor para os dois campos.
       

    5. Abaixo em "Meu calendário" encontram-se os próximos compromissos do usuário a realizar o agendamento além dos horários em que a chave em questão possui reservas. 

      1. O assunto e data do compromisso são exibidos nesta seção. 

    6. Caso a data e hora selecionada coincida com a data e hora  em que a chave estará indisponível é exibida uma mensagem de erro informando ao usuário que deve selecionar um horário em que a chave esteja disponível. 

    7. Clique no botão "salvar".

       

    8. É  gerado um recibo de chaves que deve ser assinado pelo locatário no momento da visita , tal recibo fica armazenado na guia "Arquivos" da visita. 

  6. Se o imóvel em questão não possuir chaves na administradora o sistema se comporta da seguinte forma:

    1. No primeiro campo selecione a "Data da visita". 

    2. No segundo campo selecione a "Hora da visita".

    3. Abaixo em "Meu calendário" encontram-se os próximos compromissos do usuário a realizar o agendamento

      1. O assunto e data do compromisso são exibidos nesta seção. 

    4. Clique no botão "salvar".

       

Em seguida, o sistema realiza as seguintes ações:

  1. Cria o compromisso na agenda do gerente comercial.

  2. Altera a situação da visita para "Agendada".

  3. Altera o campo "Data da visita" para a data e hora do início do compromisso.

  4. Envia o alerta por email "Convite para visita" para o locatário.

  5. Envia o alerta por email "visita agendada locador" para o locador.

  6. Agenda o envio do email "Convite para visita" no dia anterior ao data visita.

  7. Gera o recibo de chave se a chave estiver em posse da administradora .

Retirar Chave

Este processo ocorre apenas quando a chave encontra-se na administradora, na data agendada o locatário vai até a administradora para retirar as chaves do imóvel. 

  1. Selecione o registro da visita. 

  2. Em seguida clique sobre o "Imóvel" da visita. 

     

  3. Na guia Chaves clique no botão "Retirar ".

     

  4. Selecione a "Data de devolução" e hora. 

  5. Informe o motivo de retirada "Visita" . 

  6. Preencha o campo "Observações na entrega" se necessário.

  7. Clique  em salvar.

     

  8. O sistema realiza as seguintes operações:

    1. O campo "Disponível" do registro da chave recebe o valor falso. 

    2. O campo "Retirado por" é atualizado com o usuário atual.

    3. É criado um Registro de chaves 

      1. A "Data de entrega" é atualizada com a data e hora de retirada da chave.

      2. A "Data de devolução" é atualizada com os valores preenchidos pelo usuário. 

      3. A "Situação" do registro é igual a "Retirada".

      4. O "Motivo de retirada" é igual a "Visita".

  9. Retorne ao registro da visita clique na guia "Arquivos". 

     

  10. Selecione o arquivo do Protocolo de retirada  de chaves e entregue-o ao locatário para assinatura. 

  11. O Processo de retirada foi concluído e o locatário já pode visitar o imóvel 

Reportar resultado da visita

Para reportar o resultado de uma visita, siga os passos abaixo.

  1. Pesquise pela visita que deseja reportar, utilizando um dos caminhos abaixo:

    1. Digite o código da visita (ex.: VIS-00002234) no campo para pesquisa e clique sobre ele. 

    2. Clique na guia "Visitas"  e selecione o registro desejado.

  2. A partir do registro da visita, clique no botão "Atualizar",

  3. É exibida uma nova janela com a pergunta "Cliente compareceu?" 

  4. Clique em uma das opções "Sim" , "Não" .

  5. se a opção selecionada foi "Sim"

    1. Preencha o formulário com as notas que o locatário em potencial deu ao imóvel valores variam de 0 a 5. 

      1. Selecione uma "Nota para localização".

      2. Selecione uma "Nota para projeto".

      3. Selecione uma "Nota para conservação".

      4. Selecione uma "Nota para valor do aluguel".

      5. Opcionalmente, digite alguma observação sobre a visita.

    2. Clique no botão "Avançar".

    3. Selecione a opção que melhor corresponda ao resultado da visita:

      1.  Descartou

      2. Proposta 

      3. Avaliando 

    4. Clique no botão "Avançar".

  6. Se a opção selecionada for "Não"

    1. O sistema questiona o usuário se ele deseja criar uma nova visita.

      1.  Se a opção selecionada neste passo foi "sim" o sistema cria uma nova visita com a situação igual a "Pendente".

      2. Se a opção selecionada foi não o sistema pergunta o motivo e salva a informação digitada no campo "observações".

Em seguida, o sistema realiza as seguintes ações:

  1. Altera a situação da visita para "Reportada".

  2. Se necessário altera as notas com a avaliação do cliente .

  3. Envia o alerta por email "Agradecimento pela visita" para o locatário.

  4. Envia o alerta por email "Resultado da visita para locador" para o locador.

  5. Envia o alerta por email "Visita reportada ao locatário" para o gerente de equipe



Devolver chave 

Este processo ocorre apenas quando a chave encontra-se em posse da  administradora, ao final da visita a chave deve ser devolvida ao quadro de origem  e a devolução  registrada no sistema. 

  1. Clique na visita em questão 

  2. Em seguida clique no Imóvel da visita 

  3. Selecione a guia Chaves

  4. Clique sobre o botão "Devolver" 

  5. Preencha o campo "Observações na devolução" 

  6. Clique em "Salvar" 

  7. O sistema realiza as seguintes operações: 

    1. Seleciona o campo "Disponível" na chave. 

    2. Atualiza o campo "Devolvido por" com o usuário da devolução. 

    3. Atualiza o campo "Situação" do registro da chave para "Devolvida" 

    4. Preenche o campo "Observações na devolução" do registro da chave com o valor preenchido pelo usuário 

    5. Atualiza o campo "Data de devolução" com a data e hora em que o processo ocorreu

Notas para o administrador

Fluxo da visita

Ao clicar no botão "Atualizar" o usuário executa o fluxo "Visita para locação", responsável pelas execução das ações do processo